Pha trộn chân dung, trang phong cảnh trong tài liệu Word

Công ty tôi làm việc để tạo các báo cáo rất kỹ thuật. Nhiều tài liệu Microsoft Word tôi chỉnh sửa được tải với các bảng, biểu đồ phức tạp và các số liệu khác. Các trang thường xuyên chuyển đổi giữa hướng dọc và hướng ngang, vì vậy tôi phải định vị lại số trang và xóa thông tin đầu trang và chân trang khác trên trang ngang và sau đó thêm nó trở lại các trang dọc.

Bạn có thể nghĩ rằng một chương trình phức tạp như Word sẽ giúp dễ dàng định dạng lại một trang ngang và trở lại định dạng ban đầu sau đó, nhưng không phải vậy.

Trong Word 2003, các bước cần thiết để chạy tốt thành hai chữ số:

Nhấp vào Chèn, ngắt, chọn "Trang tiếp theo" trong "Loại ngắt phần" và nhấp vào OK. Tiếp theo, nhấp vào Xem, Đầu trang và Chân trang để mở thanh công cụ Đầu trang và Chân trang. Nhấp vào tiêu đề của phần bạn vừa tạo và bỏ chọn Liên kết đến Trước trong thanh công cụ Đầu trang và Chân trang để tắt tính năng này. Tiếp theo, nhấp vào chân trang và bỏ chọn tùy chọn Liên kết đến Trước đó một lần nữa. Bạn sẽ không còn thấy Tương tự như Trước trong tiêu đề hoặc chân trang.

Bây giờ những thay đổi bạn thực hiện sẽ chỉ áp dụng cho các trang trong phần mới. Chọn Tệp, Thiết lập trang, chọn Cảnh trong phần Định hướng trên tab Lợi nhuận và bấm OK. Đánh dấu số trang trong chân trang và kéo nó sang bên trái của trang ngang, nơi nó sẽ xuất hiện ở "dưới cùng" khi trang ngang in cùng với các trang dọc của tài liệu. Với số trang được tô sáng, bấm Định dạng, Hướng văn bản và chọn tùy chọn thích hợp.

Khi các trang trong tài liệu của bạn chuyển về hướng dọc, bạn phải đảo ngược quy trình để di chuyển số trang và nhập lại thông tin chân trang và đầu trang khác. Nếu không, những thay đổi bạn thực hiện trên trang dọc sẽ xuất hiện trên các trang nằm trước nó. Bạn cũng phải đảm bảo "Tiếp tục từ phần trước" được chọn trong hộp thoại Định dạng số trang nếu bạn muốn đánh số trang trong phần mới để chọn vị trí còn lại trong phần trước.

Chuyển đổi định hướng trong Word 2007 và 2010 là không có dã ngoại

Việc chuyển đổi giữa bố cục trang dọc và ngang trong tài liệu Word 2007 hoặc 2010 không dễ dàng hơn nhiều. Thực tế, bạn không thể kéo số trang ra khỏi đầu trang và chân trang trong các phiên bản Word này. Thay vào đó, bạn phải chọn bố cục đầu trang và chân trang đặt số trang ở bên cạnh, sau đó định dạng lại và định vị lại số để nó khớp với số trang trên trang của tài liệu theo hướng dọc.

Như trong Word 2003, bạn bắt đầu bằng cách chèn ngắt phần. Nhấp vào Bố cục trang, Dấu ngắt và chọn Trang tiếp theo trong Phần ngắt. Bạn cũng phải bỏ chọn tùy chọn Liên kết đến Trước trong thanh công cụ Đầu trang và Chân trang, giống như trong Word 2003.

Để mở tab Công cụ Đầu trang và Chân trang, bấm đúp vào đầu trang hoặc chân trang hoặc bấm Chèn, Chân trang (hoặc Đầu trang), Chỉnh sửa Chân trang (hoặc Đầu trang). Chọn Liên kết đến Trước trong phần Điều hướng để bỏ chọn tùy chọn này; thẻ Giống như trước đó sẽ biến mất từ ​​phía bên phải của lề đầu trang hoặc chân trang. Thật không may, tùy chọn này vẫn phải được tắt riêng cho đầu trang và chân trang.

Bây giờ bạn đã sẵn sàng để thay đổi từ chế độ dọc sang chế độ ngang: trong cả Word 2007 và 2010, chọn tab Bố cục trang, nhấp vào Định hướng và thực hiện lựa chọn của bạn. Mở lại dải băng Header và Footer và xóa mọi tiêu đề hoặc văn bản khác mà bạn không muốn xuất hiện trên trang ngang. Tiếp theo, nhấp vào Số trang, lề trang và chọn một trong số ít bố cục có số trang ở bên trái của trang ngang.

Một lần nữa, bạn phải định vị lại và định dạng lại số trang để khớp với các trang dọc trong tài liệu của bạn. Khi đầu trang và chân trang hoạt động, chọn số trang và định vị lại nó bằng cách kéo hoặc sử dụng các phím mũi tên. Để xoay số trang sang một bên sao cho khớp với số trên trang dọc, nhấp vào Định dạng, Hướng văn bản và chọn tùy chọn xoay văn bản 90 độ.

Khi tài liệu trở lại chế độ dọc, bạn chèn thêm một phần ngắt trang tiếp theo, bỏ chọn Liên kết đến Trước đó một lần nữa, đặt lại bất kỳ tiêu đề hoặc văn bản nào khác mà bạn đã xóa trong trang ngang, định vị lại số trang và hy vọng bạn sẽ không phải thực hiện xáo trộn định hướng trang Word quá thường xuyên.

Tất nhiên, bạn có thể tạo một macro tự động hóa quá trình từ chân dung đến ngang dọc, nhưng đó là một chủ đề cho một bài đăng sau này.

 

Để LạI Bình LuậN CủA BạN