Với công nghệ ngày càng đan xen với tất cả các khía cạnh của kinh doanh, CNET @ Work có thể giúp bạn - những người khởi nghiệp cho các doanh nghiệp nhỏ có ít hơn năm nhân viên - bắt đầu.

Trong khi mỗi doanh nghiệp nhỏ là khác nhau, có một bộ ứng dụng nhất định mà gần như mọi doanh nghiệp nhỏ đều cần.

Các ứng dụng này thường được gói vào "bộ" văn phòng và bao gồm email, lịch, xử lý văn bản và bảng tính. Đôi khi chúng đi kèm với các công cụ khác, như trình quản lý bản trình bày, cơ sở dữ liệu hoặc trình quản lý biểu mẫu, v.v. Một bộ ứng dụng văn phòng như vậy là Microsoft Office, hiện được bán chủ yếu dưới dạng Office 365. Một bộ khác là G Suite của Google.

• Năm yếu tố cần xem xét khi chuyển sang Office 365 | Microsoft Office 2016: mua so với đăng ký

Trong nhiều năm, thị trường bộ phần mềm văn phòng đã bị Microsoft thống trị dưới dạng bộ sản phẩm Microsoft Office. Trước khi chúng tôi trở thành một thế giới di động và tập trung vào web, mọi người phải cài đặt ứng dụng trên các máy tính cá nhân của họ, bằng cách chèn CD-ROM (cách ngày trở lại), DVD (quay lại trong ngày) hoặc bằng cách tải xuống và khởi chạy một trình cài đặt.

Không còn nghi ngờ gì nữa, các ứng dụng máy tính để bàn Office của Microsoft rất mạnh mẽ và có khả năng, nhưng chúng quá mức cần thiết đối với nhiều người dùng, rất phức tạp và thách thức quản lý giấy phép và bảo trì liên tục.

Microsoft Office vẫn còn xung quanh. Trên thực tế, đó là một trong những sản phẩm thành công nhất trong lịch sử. Nó được phát hành dưới dạng một gói vào năm 1990, nhưng các ứng dụng cốt lõi của nó, như Word và Excel, đã ra mắt cách đây 35 năm vào năm 1983.

Tại sao tôi lại nói về Office khi đây là bài viết của G Suite? Văn phòng là con khỉ đột nặng 800 pound trong không gian này. Để hiểu nơi G Suite có thể phù hợp với doanh nghiệp của bạn, thật hữu ích khi có một số quan điểm về Office.

Hầu hết các doanh nghiệp nhỏ thường sẽ chọn Office 365 hoặc G Suite. Tôi sử dụng cả hai vì cả hai đều đủ rẻ ở mức giá kinh doanh nhỏ. Tôi có các dự án khách hàng khác nhau cần các công cụ khác nhau và tôi có các tính năng yêu thích tôi sử dụng từ cả hai sản phẩm.

Tôi thường xuyên đưa ra các bài thuyết trình lớn, thường có 60-70 slide trở lên và tôi thực hiện những bài đó trong phiên bản PowerPoint trên máy tính để bàn. Phần mềm webcast chúng tôi chỉ sử dụng các slide PowerPoint và tôi có 20 năm bộ nhớ cơ làm chúng.

Nhưng tôi cũng sử dụng G Suite.

ZDNet: Chúng tôi đã tìm thấy 24 dịch vụ đám mây cho doanh nghiệp của bạn mà bạn chắc chắn muốn thử

G Suite có các ứng dụng văn phòng tiêu chuẩn

Tôi sử dụng Gmail làm công cụ liên lạc chính của mình và sống trong đó liên tục. Vào năm 2014, tôi đã chuyển từ Outlook máy tính để bàn sang Gmail và không hối hận về việc di chuyển trong giây lát.

Đối với tôi, cốt lõi của G Suite là Gmail. Ba lợi ích lớn nhất là nó có sẵn ở mọi nơi, tôi không phải lo lắng về việc tệp thư của mình ở đâu (đó là một vấn đề trở lại trong thời của Outlook) và khả năng tìm kiếm là tuyệt vời.

Tôi có 18GB email, trở lại năm 1997. Khi tôi chuyển sang Gmail, tôi đã chuyển tất cả các thư Outlook của mình vào kho thư Gmail của mình. Vì vậy, mặc dù tôi mới chỉ sử dụng Gmail từ năm 2014, tôi có thể tìm kiếm tất cả lịch sử thư của mình, sau 21 năm, trong khoảng một giây.

Vì tôi biết một số bạn sẽ hỏi, tôi đã sử dụng một dịch vụ có tên là YippieMove (nghiêm túc, đó là tên của họ). Mất khoảng một tuần, nhưng tất cả các tin nhắn của tôi được chuyển hoàn hảo từ tài khoản Office 365 của tôi sang Gmail.

Ngoài Gmail, đây là những ứng dụng tiêu chuẩn đi kèm với G Suite:

• Lịch: vì Lịch quản lý nhiều lịch rất tốt, đây là công cụ tiếp theo của tôi để chặn thời gian cho các dự án

• Tài liệu: Trình xử lý văn bản của G Suite

• Bảng tính: một bảng tính

• Slides: gói trình bày cơ bản

• Keep: một công cụ ghi chú tuyệt vời, ít

• Trang web: một người xây dựng trang web

• Các hình thức: một công cụ để xây dựng các hình thức nhanh chóng, nhưng đáng ngạc nhiên

• Hangouts: một công cụ trò chuyện giống như Slack

• Hangouts Meet: hội thảo video hangouts

Thành thật mà nói, các ứng dụng kinh doanh G Suite cốt lõi này là những gì tôi gọi là "đủ tốt." Đối với hầu hết người dùng, đối với hầu hết các ứng dụng, Docs, Sheets và phần còn lại đều tuyệt vời.

Điều đó nói rằng, nếu bạn là người dùng bảng tính năng lượng thực hiện mô hình toán học cấp cao, bạn có thể muốn Excel trên máy tính để bàn. Nếu bạn đang viết một cuốn sách cần làm việc với một hệ thống sản xuất, bạn có thể muốn có Microsoft Word hoặc gói xuất bản máy tính để bàn truyền thống. Như tôi đã đề cập, tôi tạo ra các bài thuyết trình khổng lồ, vì vậy phiên bản Microsoft PowerPoint dành cho máy tính để bàn là cách duy nhất để tôi đi.

Tuy nhiên, đại đa số người dùng không cung cấp năng lượng cho người dùng với các nhu cầu rất cụ thể, sâu sắc, phù hợp.

Sự đơn giản của G Suite có sức hấp dẫn mạnh mẽ. Nick Leffler, chủ sở hữu của Exprance có trụ sở tại California, nói với tôi: "Tôi đã sử dụng G Suite trong nhiều năm và thật tuyệt vời mỗi bước đi. Thay vì đóng gói các tính năng vô dụng làm phức tạp mọi thứ ( như Office 365) nó sạch sẽ và đơn giản. "

Nick đã chọn G Suite bởi vì, "Đó là nền tảng quen thuộc với hầu hết mọi người nên không có việc để làm, nó chỉ đứng ngoài cuộc và hoàn thành công việc."

Tại sao bạn lại trả tiền cho G Suite khi ứng dụng của Google miễn phí?

Hầu hết mọi người đều biết rằng Gmail và các ứng dụng Google khác nhau như Docs và Sheets có sẵn miễn phí. Tại sao sau đó mọi người sẽ trả tiền cho họ dưới dạng G Suite?

G Suite được thiết kế để cung cấp nhiều chức năng và khả năng định hướng kinh doanh. Sau này tôi sẽ tìm hiểu sâu hơn về hầu hết các tính năng này, nhưng đây là tóm tắt nhanh về lý do bạn có thể muốn mua đăng ký G Suite thay vì sử dụng các phiên bản ứng dụng dành cho người tiêu dùng của Google:

• G Suite cung cấp các tính năng quản lý và quản lý người dùng trên nhiều người dùng.

• G Suite bổ sung một số tính năng cộng tác an toàn và riêng tư rất thú vị.

• G Suite cho phép bạn tăng dung lượng đáng kể.

• G Suite cung cấp nhiều cấp độ kiểm toán và khám phá kinh doanh khác nhau.

• G Suite cung cấp cho bạn khả năng sử dụng tên miền email của riêng bạn.

• G Suite cho phép bạn quay số và nhận một người hỗ trợ con người thực sự, hữu ích.

Một số trong số này là vô cùng hữu ích. Cá nhân, tôi đánh giá cao dung lượng lưu trữ đã thêm, tên miền email được cá nhân hóa và hỗ trợ. Những tính năng có lợi cho công ty của bạn sẽ phụ thuộc vào những gì bạn cần.

Tôi đã ping phương tiện truyền thông xã hội và hỏi một số người về cách họ sử dụng G Suite. Samantha Avneri là Giám đốc Tiếp thị tại Regpack, một công ty phần mềm đăng ký trực tuyến với ít hơn 30 nhân viên.

Cô ấy nói với tôi: "Chúng tôi sử dụng các công cụ G Suite rộng rãi trong doanh nghiệp của mình để tiếp tục thực hiện nhiệm vụ và giữ các tài liệu cộng tác ở một nơi, có thể chỉnh sửa dễ dàng và dễ dàng tìm kiếm và tìm kiếm." Cô ấy tiếp tục nói với tôi, "Tài liệu là vô giá đối với các dự án tiếp thị nội dung của tôi và Sheets là cách duy nhất tôi tải lên, chỉnh sửa và chia sẻ báo cáo, ngân sách và hơn thế nữa."

Anita Williams Weinberg là Giám đốc sáng tạo và hiệu trưởng tại VerbStudios có trụ sở tại Seattle, một cơ quan sáng tạo. Anita nói với tôi: "Nhóm của tôi sử dụng rộng rãi các sản phẩm G Suite, vì chúng tôi làm việc rất nhiều với các công ty mới khởi nghiệp. Nhiều người đang khởi động các công ty blockchain, AI hoặc IoT, vì vậy giải pháp Google thực sự siêu hiệu quả với họ."

Nói về hiệu quả chi phí, hãy nói về giá cả.

Giá G Suite rõ ràng và dễ hiểu

Giá Office 365 có thể gây nhầm lẫn - khó hiểu ở cấp độ Microsoft. Có rất nhiều đăng ký Office khác nhau - phụ thuộc vào việc bạn là cá nhân, công ty nhỏ, doanh nghiệp hoặc có một số gói cấp phép Windows hoặc Azure hiện có của công ty - mà gần như không thể mô tả tất cả các tùy chọn trong một bài báo.

Ngược lại, G Suite có ba gói: Cơ bản, Kinh doanh và Doanh nghiệp. Đây là một bản tóm tắt nhanh:

• Cơ bản là $ 5 / tháng cho mỗi người dùng. Bạn nhận được tất cả các ứng dụng lưu trữ 30 GB cho mỗi người dùng.

• Kinh doanh là $ 10 / tháng cho mỗi người dùng. Bạn nhận được 1TB lưu trữ cho mỗi người dùng. Nếu bạn có năm người dùng trở lên, bạn thực sự có được dung lượng lưu trữ không giới hạn. Tôi sẽ nói thêm về điều này dưới đây. Nó cũng thêm một khả năng khám phá điện tử.

• Doanh nghiệp là $ 25 / tháng cho mỗi người dùng. Các kế hoạch doanh nghiệp đi kèm với mọi thứ trong kế hoạch kinh doanh, cùng với rất nhiều công cụ quản trị và quản lý cấp doanh nghiệp.

Đó là một trong những điều tôi thực sự thích về G Suite. Thật rõ ràng và dễ hiểu.

G Suite đang trực tuyến và không yêu cầu cài đặt

Office 365 là một sản phẩm thú vị, bởi vì nó là một sản phẩm lai. Khi bạn mua đăng ký Office, bạn có quyền truy cập vào các phiên bản đầy đủ có thể tải xuống của các ứng dụng lõi Office (ứng dụng nào bạn nhận được tùy thuộc vào đăng ký nào), cùng với các phiên bản giới hạn hơn của ứng dụng dành cho thiết bị di động và Web.

G Suite là thứ mà chúng tôi chuyên nghiệp gọi là ứng dụng SaaS, với Phần mềm là Dịch vụ. Bạn đăng ký G Suite, thay vì mua nó. Không giống như phần mềm có thể cài đặt trường học cũ như các ứng dụng Office cốt lõi, bạn không cài đặt G Suite trên máy tính của mình. Thay vào đó, bạn chỉ cần đăng nhập vào tài khoản G Suite của mình (giống như bạn đăng nhập vào Gmail).

Có một số ứng dụng di động bạn có thể cài đặt trên điện thoại và có chế độ ngoại tuyến, do đó bạn có thể làm việc trên các dự án trong G Suite mà không cần kết nối với internet. Điều đó hữu ích nếu bạn đi du lịch. Mặc dù, cá nhân tôi, khi tôi mất kết nối internet, tôi chỉ ngồi đó và thút thít một cách đáng thương cho đến khi các bit bắt đầu chảy trở lại.

Candy Bellau là chủ sở hữu của Kramerica Business Solutions LLC, một nhà cung cấp dịch vụ kế toán và kinh doanh ở Metairie, Louisiana, ngay bên ngoài New Orleans. Cô ấy nói với tôi: "Tôi yêu G Suite, mọi thứ đều gắn liền với nhau, email, lịch, ảnh, ổ đĩa, tờ. Tất cả đều ở đó. Tôi có thể truy cập bất cứ thứ gì tôi cần từ máy tính xách tay, điện thoại hoặc bất kỳ máy tính nào. Tất cả tôi phải làm là đăng nhập. Đối với doanh nghiệp của tôi và cuộc sống của tôi, nó làm cho mọi thứ dễ dàng hơn nhiều. "

G Suite Gmail, Lịch và tên miền email của riêng bạn

Một trong những lợi ích của G Suite là nó cho phép bạn thiết lập tên miền cá nhân của riêng bạn làm máy chủ thư của bạn. Điều đó có nghĩa là bạn có thể có địa chỉ email có địa chỉ độc đáo hơn yourname123 @ gmail. Thay vào đó, bạn có thể nhận và gửi thư dưới dạng [email protected].

Giờ đây, gmail tiêu dùng cũng cho phép bạn nhận và gửi thư từ một tên miền được cá nhân hóa. Sự khác biệt là để làm như vậy (đặc biệt là gửi), bạn cần một máy chủ email khác lưu trữ tên miền đó. G Suite xử lý việc lưu trữ tên miền, giúp giảm đáng kể các biến chứng.

Tôi hoàn toàn dựa vào Lịch Google để quản lý tất cả các dự án và thời hạn của mình. Tôi đang viết bài viết này, ngay bây giờ, trong Google Docs (mặc dù tôi cũng sử dụng Word - nó chủ yếu phụ thuộc vào những gì hoạt động tốt nhất cho khách hàng của tôi). Tôi sử dụng Hangouts để liên lạc với các nhóm làm việc của mình. Và tôi đã có hàng terabyte dữ liệu được sao lưu vào Google Drive.

G Suite cung cấp sự cộng tác rất dễ dàng

G Suite cũng bao gồm Google+, là mạng xã hội cũng do Google điều hành. Điều khiến Google+ trở nên thú vị trong ngữ cảnh của G Suite là bạn có thể tạo mạng xã hội doanh nghiệp riêng tư, an toàn của riêng mình. Vì vậy, trong khi Google+ với tư cách là đối thủ cạnh tranh với Facebook có thể không đạt được sức hút đáng kể, thì việc sử dụng các khả năng của Google+ trong tổ chức của riêng bạn, có thể chứng minh rất hữu ích.

Tôi không sử dụng Google+ nhiều, nhưng tôi sử dụng cộng tác dựa trên ứng dụng G Suite. Nói một cách đơn giản, bạn có thể mở bảng tính hoặc tài liệu xử lý văn bản trên màn hình và chia sẻ nó với nhiều thành viên trong nhóm của bạn như bạn muốn. Mỗi người có thể chỉnh sửa nó và các thay đổi hiển thị khi họ gõ.

Các nhóm của tôi thường xuyên sử dụng điều này trong các cuộc họp điện thoại, đôi khi giữ hai hoặc ba tài liệu mở và trên màn hình cùng một lúc. Các thành viên trong nhóm có thể thêm vào ghi chú của riêng mình, chỉnh sửa các ô bảng tính hoặc sửa đổi văn bản. Tôi sẽ thường viết tiêu đề ngay trên cuộc gọi, sau đó chỉ vào nó và khách hàng có thể thực hiện thay đổi trực tiếp. Đó là một tiết kiệm thời gian rất lớn.

Shawn Breyer điều hành Breyer Home Users có trụ sở tại Atlanta, một dịch vụ mua nhà. Kiểm tra trang web của họ, bởi vì họ có một mô hình kinh doanh thú vị trong thị trường bán hàng tại nhà. Shawn nói với tôi: "Chúng tôi có thể tăng tốc sản xuất với các chức năng hợp tác của G Suite. Tôi có thể có năm người làm việc trên cùng một tệp Google Sheets cùng một lúc."

Giờ đây, công bằng mà nói, các phiên bản trực tuyến của các ứng dụng cốt lõi của Microsoft cũng cho phép cộng tác tuyệt vời, nhưng điều đó không làm giảm sức mạnh cộng tác của G Suite. Tôi thấy G Suite dễ dàng hơn nhiều để thiết lập, truy cập và truy cập.

Các ứng dụng của Google cũng phổ biến hơn nhiều cho việc sử dụng cộng tác. Trong hàng trăm (nếu không phải hàng ngàn) cuộc họp điện thoại tôi đã ở nơi chúng tôi chia sẻ tài liệu trực tiếp, tôi nghĩ rằng lần duy nhất chúng tôi sử dụng các ứng dụng Office 365 trực tuyến là khi khách hàng là Microsoft.

Google Drive lưu trữ tất cả tài liệu của bạn trên đám mây

Google Drive là đối thủ cạnh tranh trực tiếp với Dropbox, OneDrive, Box của Microsoft và các dịch vụ tương tự khác.

Cũng như các ứng dụng G Suite khác, có một phiên bản Google Drive dành cho người tiêu dùng và cá nhân và một phiên bản được đưa vào G Suite. Không giống như các ứng dụng Google tiêu dùng khác, người dùng phải trả tiền cho Google Drive - và phiên bản riêng lẻ có thể đắt hơn so với đăng ký G Suite.

Trước tiên hãy nhìn vào phiên bản tiêu dùng. Kể từ hôm nay (giá dịch vụ lưu trữ thay đổi rất nhiều, vì vậy điều này có thể thay đổi theo thời gian bạn đọc), người tiêu dùng nhận được 15 GB dung lượng miễn phí. Nếu bạn sử dụng Gmail của người tiêu dùng, tất cả thư của bạn sẽ ăn vào bộ lưu trữ này, cũng như mọi tệp từ ứng dụng của bạn. Google cũng cho phép một số lưu trữ ảnh miễn phí, vì phiên bản Google Drive dành cho người tiêu dùng là thứ hỗ trợ cho nhiều điện thoại Android.

Sau 15 GB đó, dung lượng lưu trữ (một lần nữa, trong phiên bản Google Drive không phải G Suite) có giá như sau:

• Lên đến 100 GB: $ 1.99 / tháng

• Lên đến 1 TB: 9, 99 đô la / tháng

• Lên đến 10 TB: $ 99, 99 / tháng

• Lên đến 20 TB: $ 199, 99 / tháng

• Lên đến 30 TB: $ 299, 99 / tháng

Như bạn có thể thấy, nó cộng lại.

So sánh các mức giá này với giá trong G Suite sẽ hơi mất trí, nhưng làm việc với tôi trong một phút. Đối với G Suite, Google có hai mô hình định giá: Phân bổ lưu trữ cho mỗi người dùng và lưu trữ hoàn toàn không giới hạn.

Ghế giá rẻ G Suite có dung lượng lưu trữ theo người dùng. Gói cơ bản cung cấp 30 GB dung lượng lưu trữ đám mây (cùng với tất cả các tính năng G Suite khác được thảo luận ở trên) với giá 5 đô la / tháng. Nếu tất cả những gì bạn muốn là dung lượng lưu trữ, rõ ràng phiên bản tiêu dùng $ 1.99 / tháng với 100 GB là một thỏa thuận tốt hơn.

Đó là kế hoạch kinh doanh nơi mọi thứ bắt đầu trở nên thú vị. Nếu bạn có ít hơn năm người dùng trong gói Kinh doanh của mình, bạn sẽ trả $ 10 / tháng cho mỗi người dùng và nhận 1 TB dung lượng cho mỗi người dùng. Đó thực chất là thỏa thuận tương tự như dịch vụ tiêu dùng.

Nhưng khi bạn có năm người dùng trở lên (trên gói doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp), đột nhiên bạn có dung lượng lưu trữ không giới hạn. Thứ này lớn.

Trước đây, nhiều công ty lưu trữ đám mây cung cấp dung lượng lưu trữ không giới hạn, nhưng từng người một, họ đã rút lại những ưu đãi đó. Giờ đây, công ty duy nhất tôi thấy có cung cấp dung lượng lưu trữ không giới hạn ở mức giá mà các doanh nghiệp nhỏ có thể hấp thụ là Google.

Tôi có thứ gì đó như 13 TB trên Google Drive trên đám mây. Tôi có nhiều hơn, nhưng kể từ khi tôi chuyển sang Google Drive, tốc độ tải lên của Comcast rất chậm, tôi chỉ có thể đạt được 13 TB trên đó. Tôi đã có nhiều hơn để đi. Tôi sử dụng Google Drive làm dịch vụ sao lưu đám mây của mình, cùng với việc giữ các bản sao trực tiếp của tất cả các tài liệu của tôi. (Nói thêm về điều đó một chút.)

Nếu tôi cố lưu trữ 13 TB đó bằng mô hình định giá của người tiêu dùng cho Google Drive, tôi sẽ trả gần hai trăm đô la mỗi tháng và tất cả dung lượng lưu trữ đó sẽ được gắn vào tài khoản của tôi. Doanh nghiệp nhỏ của tôi bao gồm vợ tôi và cô ấy sẽ không thể chia sẻ không gian lưu trữ đó một cách dễ dàng.

Mặt khác, tôi đã mua một thuê bao cho năm người dùng trong gói Google G Suite Business. Mỗi người dùng có giá $ 10 / tháng. Như vậy, tôi đang trả năm mươi đô la một tháng để lưu trữ không giới hạn, thay vì hai trăm đô la một tháng để lưu trữ với giới hạn 20 TB.

Điều này hơi lạ, vì tôi chỉ có hai người dùng thực tế, nhưng bằng cách trả số tiền $ 50 / tháng, tài nguyên lưu trữ khổng lồ của Google mở ra hoàn toàn. Tôi cũng biết rằng tôi có thể dễ dàng thêm tối đa ba công nhân bổ sung vào các dự án mà không cần tăng chi tiêu G Suite hàng tháng.

Rõ ràng, nếu bạn không cần lưu trữ hoặc sao lưu terabyte, bạn có thể không cần dịch vụ này. Nhưng hãy nhớ rằng các dự án như sản xuất video 4K ăn hết dung lượng rất nhanh. Đối với tôi, đây là một phần thiết yếu trong kiến ​​trúc lưu trữ của tôi.

Nỗi sợ duy nhất của tôi (và đó là một điều hợp lý khi xem xét lịch sử giết sản phẩm của Google) là một ngày nào đó Google sẽ thay đổi chính sách lưu trữ không giới hạn như Amazon đã làm. Nguồn hy vọng thực sự duy nhất của tôi ở đây là thay vì 60 đô la một năm, đó là những gì Amazon tính phí, Google đang tính phí tối thiểu 50 đô la / tháng. Vì chi phí lưu trữ luôn giảm (đặc biệt đối với Google, những người mua dung lượng trong các khối có kích cỡ hành tinh), điều đó có thể đủ để duy trì chương trình.

Tìm kiếm toàn văn bản (ngay cả trong hình ảnh)

Tôi sẽ kết thúc tổng quan của mình về G Suite bằng một trong những tính năng yêu thích của tôi. Bây giờ tôi lưu trữ hầu hết các tài liệu và tệp của mình trên đám mây trên Google Drive, tôi có quyền truy cập vào tìm kiếm huyền thoại của Google cho các tài liệu của mình.

Điều này thật tuyệt vời, vì Google Drive không chỉ tìm kiếm văn bản trong các tài liệu văn bản. Nó OCR mọi thứ, vì vậy ngay cả khi bạn đã chụp ảnh một dấu hiệu và tất cả những gì bạn có trong tệp đó là pixel, Google Drive sẽ tìm thấy nó.

Giữa Gmail cho tất cả thư của tôi kể từ năm 1997 và Google Drive (nơi chứa tất cả các tài liệu bị giới hạn phi chính phủ và không thuộc FERPA của tôi), tôi có thể tìm kiếm mọi thứ tôi từng viết, tải xuống, quét hoặc chụp ảnh - trên tất cả tài liệu của công ty.

Một điều cần lưu ý về điều này: Tìm kiếm G Drive Google Drive tôn trọng quyền truy cập. Vì tôi là người dùng chính trong công ty nhỏ của mình, tôi có quyền truy cập vào mọi thứ trong tệp của mình. Nhưng các nhân viên hoặc đối tác khác chỉ có thể thấy những gì đã mở ra cho họ thông qua các kiểm soát truy cập và quản lý đáng kể của G Suite.

Bạn có nên nhận G Suite?

Như với hầu hết mọi giao dịch mua, quyết định bạn nên mua luôn phù hợp với nhu cầu duy nhất của bạn. Điều đó nói rằng, giá trên G Suite là giá cả phải chăng chỉ bằng bất kỳ doanh nghiệp nhỏ nào và lợi ích là khá đáng kể.

Tôi có lo ngại rằng Google có thể thấy mọi thứ tôi làm không? Vâng. Đến một điểm. Nhưng vì hầu hết tất cả các tổ chức tôi làm việc cùng (bao gồm cả các cơ quan chính phủ) cũng đang sử dụng các sản phẩm và dịch vụ của Google, tôi cho rằng Google sẽ thấy công cụ của tôi bằng cách này hay cách khác. Miễn là Google hết sức bảo vệ bản thân khỏi vi phạm - và họ ở vị trí tốt hơn để làm điều đó hơn bao giờ hết - tôi không quá lo lắng rằng các tài liệu của mình sẽ đi vào Chỉ số lớn trong Bầu trời.