Công nghệ đang gây mất tập trung, không còn nghi ngờ gì nữa. Thay vì cho phép các thiết bị điện tử thu hút sự chú ý của bạn khỏi các hoạt động quan trọng hơn trong ngày làm việc của bạn, hãy sử dụng chúng để tăng sự tập trung của bạn.

Nhiều phương pháp quản lý thời gian đòi hỏi một hội nghị chuyên đề thứ sáu để thành thạo. Một thay thế đơn giản là Kỹ thuật Pomodoro của Francesco Cirillo, được đặt tên theo thời gian bếp 25 phút trong hình dạng của cà chua Cirillo được sử dụng để duy trì sự tập trung của mình khi học đại học ở Rome.

Trong 25 phút, bạn có thể tìm hiểu hầu hết những gì cần biết về phương pháp tiếp cận Pomodoro đơn giản để quản lý thời gian. Sách điện tử Pomodoro Technique miễn phí (tải xuống PDF) mất khoảng thời gian để đọc.

Tóm lại, bạn liệt kê các hoạt động mỗi ngày và xác định số lượng "Pomodoros", hoặc khối thời gian 25 phút, bạn sẽ dành cho mỗi hoạt động; bạn có thể điều chỉnh độ dài của Pomodoros, nhưng 25 phút sau khi nghỉ 5 phút dường như có hiệu quả với nhiều người. Sau bốn Pomodoros, bạn nghỉ ngơi lâu hơn.

Khi bạn làm việc, bạn theo dõi số lượng Pomodoros mỗi nhiệm vụ thực sự cần phải hoàn thành. Vào cuối ngày, bạn so sánh ước tính của bạn với kết quả thực tế của bạn cho từng nhiệm vụ. Sử dụng thông tin đó để cải thiện các ước tính trong tương lai của bạn.

Nói chuyện cà chua theo dõi ngày làm việc của bạn

Một số chương trình đã được viết để sử dụng với Kỹ thuật Pomodoro. Chương trình tôi đã giải quyết là Pomodoro Timer miễn phí, một chương trình nguồn mở đặt biểu tượng cà chua trong vùng thông báo trong Windows; tiện ích cũng có sẵn cho Mac và Linux.

Pomodoro Timer thiếu bất kỳ tài liệu hoặc thông tin trợ giúp nào, vì vậy bạn phải lấy nó hoặc để lại. Sau khi bạn cài đặt chương trình, nhấp chuột phải vào biểu tượng cà chua trong vùng thông báo và chọn Bắt đầu Pomodoro. Bạn được nhắc đặt tên cho Pomodoro. Nhấn OK để bắt đầu đồng hồ.

Chọn Cài đặt trên menu chuột phải để mở hộp thoại hiển thị các tùy chọn thay đổi thời lượng của mỗi Pomodoro, điều chỉnh cảnh báo và hiệu ứng âm thanh của chương trình (chắc chắn bạn sẽ muốn bỏ chọn "Ticking sound" và đặt tên và theo dõi Pomodoros.

Khi bạn làm việc, thời gian còn lại trong Pomodoro hiện tại sẽ tắt trong khu vực thông báo bằng số màu đen. Kiểm tra "Hiển thị bộ đếm thời gian" trong hộp thoại Cài đặt để hiển thị thời gian còn lại trong một cửa sổ bật lên nhỏ bên dưới số màu đen được báo trước.

Xử lý kẻ thù của quản lý thời gian: gián đoạn

Tất nhiên, ngày làm việc thường không thể đoán trước. Gián đoạn đôi khi là nội bộ, chẳng hạn như mong muốn kiểm tra e-mail của bạn và đôi khi bên ngoài, chẳng hạn như điện thoại đổ chuông hoặc cuộc họp ngẫu hứng với sếp của bạn. Khi bị gián đoạn, tạm dừng Pomodoro bằng cách nhấp chuột phải vào đếm ngược và chọn Ngắt Pomodoro. Nếu sự gián đoạn trở thành một nhiệm vụ, hãy ghi lại nó cùng với Pomodoros khác trong ngày.

Trên nhật ký Pomodoro của bạn, bạn ghi lại mức độ khẩn cấp và quan trọng của từng gián đoạn, và nếu không, hãy thử tắt nó trong tương lai cho đến khi bạn hoàn thành nhiệm vụ. Mục tiêu là để cải thiện khả năng của bạn để dự đoán thời gian các nhiệm vụ khác nhau sẽ yêu cầu.

Khi bạn đã sẵn sàng trở lại làm việc, hãy chọn Resume Pomodoro từ menu chuột phải.

Sách điện tử khuyên bạn nên sử dụng giấy để lập kế hoạch Pomodoros mỗi ngày và ghi lại tiến trình và gián đoạn công việc của bạn. Tất nhiên, bạn có thể dễ dàng sử dụng bảng tính, bản ghi cơ sở dữ liệu hoặc tệp văn bản để theo dõi hoạt động công việc của mình. Tôi đã sử dụng trình soạn thảo văn bản mặc định của PC để tạo nhật ký Pomodoro của mình (nghe giống như thứ gì đó bạn nhìn thấy bên cạnh quả bơ nhúng trong một bữa tiệc).

Để xem số liệu thống kê về Pomodoros trước đây của bạn, chọn Thống kê trên menu chuột phải. Pomodoros được liệt kê theo tên, ngày kết thúc và thời lượng, cùng với thông tin về sự gián đoạn. Bạn có thể sắp xếp các mục theo từng cột, nhưng bạn không thể xuất thông tin ngoài việc sao chép và dán từng mục riêng lẻ.

Tôi đã dành một vài ngày để ghi lại và phân tích Pomodoros. Quá trình không xâm nhập vào ngày làm việc của tôi. Vì hầu hết mọi người lập kế hoạch thời gian làm việc của họ dựa trên các phân đoạn nửa giờ, dự báo thời gian mỗi nhiệm vụ sẽ thực hiện là trực quan. Tôi chỉ ghi lại Pomodoros khi tôi ở bàn làm việc và thường là trên máy tính. Những người khác sẽ sử dụng chúng để lên kế hoạch cho các cuộc họp và nhiều cuộc gọi điện thoại liên quan đến kinh doanh của họ.

Gia số nửa giờ được chứng minh là quá ngắn đối với tôi. Tôi tăng khoảng thời gian lên 1 giờ và thời gian nghỉ lên 10 phút. Tôi đã thổi ngay sau khi nhắc nhở nghỉ giải lao sau 25 phút, nhưng tôi thường sẵn sàng cho một hơi thở ngắn sau một giờ hoặc lâu hơn để làm việc ổn định.

Tôi làm việc tại nhà, vì vậy một lợi ích bất ngờ của việc ghi lại sự gián đoạn của tôi là quyết định tắt tiếng chuông trên điện thoại cố định của chúng tôi trong ngày làm việc. Tôi dựa vào điện thoại di động để làm việc, vì vậy gần như mọi cuộc gọi trên điện thoại cố định từ 9 đến 5 là một cuộc tiếp thị cuộc gọi robo hoặc lời nhắc cuộc hẹn. (Số nhà của chúng tôi được đăng ký trên mỗi danh sách không gọi, nhưng các tiếp thị không mong muốn vẫn tồn tại.)

Cho dù bạn thường xuyên lập kế hoạch và ghi lại Pomodoros của bạn hoặc làm như vậy chỉ trong một thời gian ngắn, bạn có khả năng hiểu rõ hơn về cách bạn thực sự dành ngày làm việc của mình. Thông tin sẽ làm cho kế hoạch của bạn chính xác hơn và cũng có thể chỉ ra những cách bạn có thể giảm thiểu gián đoạn và tránh các khoảng thời gian trong ngày làm việc khác.