Với công nghệ ngày càng đan xen với tất cả các khía cạnh của kinh doanh, CNET @ Work có thể giúp bạn - những người khởi nghiệp cho các doanh nghiệp nhỏ có ít hơn năm nhân viên - bắt đầu.

Các đội đang tìm cách hợp lý hóa cách họ giao tiếp nên xem xét Echo Show.

Thiết bị Amazon này, về cơ bản là loa Echo với máy tính bảng Fire tích hợp, cung cấp cả cuộc gọi video và cuộc gọi thoại, cũng như truy cập vào các kỹ năng của Alexa và Alexa, tất cả những gì bạn có thể sử dụng để giao tiếp với các thành viên trong nhóm của mình - - cho dù bạn muốn đăng ký với họ hay tổ chức cuộc gọi hội nghị. Nó cũng hoạt động với ứng dụng Alexa, vì vậy ngay cả khi bạn rời khỏi bàn làm việc, bạn có thể chấp nhận cuộc gọi từ sếp hoặc đồng nghiệp và về cơ bản vẫn kết nối.

Chắc chắn, có một số ứng dụng trò chuyện cấp doanh nghiệp có sẵn cũng cung cấp tính năng gọi video cho các nhóm, nhưng Amazon mang lại một số lợi thế, nhờ trợ lý AI của Alexa, với thư viện kỹ năng ngày càng phát triển.

Đây là cách bạn có thể dựa vào sức mạnh của thiết bị Alexa mới nhất của Amazon để biến đổi văn phòng của bạn.

Đọc thêm: Amazon Echo Show: Một loa thông minh thể hiện sự cạnh tranh

Alexa gọi điện và nhắn tin

Hãy tưởng tượng nếu mọi người trong nhóm của bạn có một Echo Show ngồi trên bàn làm việc của anh ấy hoặc cô ấy. Tất cả họ đều có thể giữ liên lạc, ngay cả khi họ rời khỏi bàn làm việc trong một phút. Bạn thấy đấy, Echo Show hỗ trợ gọi điện và nhắn tin Alexa-to-Alexa ở Mỹ. Đây là một tính năng miễn phí cung cấp cuộc gọi và nhắn tin giữa các thiết bị Echo được hỗ trợ và ứng dụng Alexa trên các điện thoại tương thích iOS (9.0 trở lên) và Android (5.0 trở lên). Và nó không sử dụng phút kế hoạch di động.

Khi các thành viên trong nhóm của bạn đã thiết lập các thiết bị Echo Show của họ, hãy yêu cầu họ chia sẻ thông tin liên hệ của họ với nhau và tải xuống ứng dụng Amazon Alexa từ Apple App Store hoặc Google Play Store. Từ đó, trong ứng dụng Alexa, họ sẽ cần chọn biểu tượng Cuộc trò chuyện từ thanh điều hướng ở cuối ứng dụng và làm theo lời nhắc trên màn hình. Họ phải xác nhận tên của họ, cho phép truy cập vào danh sách liên lạc của họ và xác minh số điện thoại của họ thông qua SMS. Amazon sẽ sử dụng sổ địa chỉ của họ để tìm những người họ biết sử dụng ứng dụng Alexa hoặc các thiết bị Echo được hỗ trợ, vì vậy, tại thời điểm này, nên tìm mọi người trong nhóm làm việc của bạn.

Đọc thêm: Gọi điện cho Amazon Alexa: Cách thiết lập và sử dụng nó trên Echo của bạn

Đặt một cuộc gọi video hoặc thoại

Để thực hiện cuộc gọi qua Echo Show, tất cả những gì bạn phải làm là nói "Alexa, gọi [tên liên lạc]." Liên hệ sẽ cần được liệt kê dưới màn hình Liên hệ của ứng dụng Alexa và bạn phải nói tên chính xác theo cách nó xuất hiện trong ứng dụng để Alexa có thể hiểu yêu cầu của bạn. Khi bạn gọi một thành viên trong nhóm, nó sẽ gọi đến ứng dụng Alexa và thiết bị Echo Show của anh ấy hoặc cô ấy cùng một lúc - và liên hệ của bạn có thể trả lời một trong hai.

Để chuyển đổi khía cạnh video sau khi cuộc gọi bắt đầu, hãy nói, "Video [tắt / bật]" hoặc bạn có thể chạm vào nút bật / tắt video trên màn hình Echo Show của bạn. Vì vậy, với thiết lập này, bạn có thể nhanh chóng thực hiện cuộc gọi video hoặc cuộc gọi thoại cho một thành viên trong nhóm để nói về một dự án công việc đang diễn ra, thay vì phải dừng những gì bạn đang làm và đi bộ trên toàn bộ chiều dài của văn phòng .

Khi bạn nhận được một cuộc gọi từ một thành viên trong nhóm, Echo Show của bạn sẽ phát ra âm thanh báo động mềm và phát sáng màu xanh lá cây. Bạn có thể trả lời hoặc bỏ qua bất kỳ cuộc gọi nào từ Echo Show của bạn bằng cách nói, "Trả lời" hoặc "Bỏ qua". Ngoài ra, bạn có thể nhấn vào câu trả lời hoặc nút bỏ qua từ ứng dụng Alexa trên điện thoại thông minh của bạn. Để kết thúc cuộc gọi của bạn, hãy nói, "Cúp máy" hoặc bạn có thể chọn nút kết thúc từ ứng dụng Alexa.

Cái hay của tính năng này là bạn có thể có các cuộc gọi video hoặc cuộc gọi một-một với bất kỳ thành viên nào trong nhóm và nó sẽ không chiếm bất kỳ không gian làm việc nào trên máy tính xách tay của bạn. Bạn có thể tiếp tục làm những gì bạn đang làm và Echo Show ngồi bên cạnh bạn sẽ xử lý tất cả các cuộc gọi của bạn. Ngoài ra, nếu bạn nên rời khỏi bàn làm việc bất cứ lúc nào, các cuộc gọi của bạn sẽ tự động được chuyển qua điện thoại thông minh của bạn, cho phép bạn duy trì kết nối từ xa.

Gửi tin nhắn thoại

Gửi tin nhắn dễ dàng hơn nhiều so với gọi điện thoại đầy đủ với một thành viên trong nhóm. Tốt hơn hết, gửi tin nhắn thoại nhanh hơn gõ một tin nhắn. Hệ thống của Amazon cho phép các thành viên trong nhóm loại bỏ tin nhắn thoại, loại bỏ nhu cầu nhập thủ công một ý nghĩ phức tạp hoặc thực hiện cuộc gọi để giải thích điều gì đó.

Để gửi tin nhắn thoại qua Echo Show, chỉ cần nói, "Alexa, gửi [tên liên lạc] một tin nhắn", sau đó nói tin nhắn của bạn. Các thành viên trong nhóm có thể truy cập tin nhắn thoại của họ bằng cách nói với Echo Show của họ, "Alexa, phát tin nhắn của tôi." Họ cũng có thể gửi tin nhắn thoại và phát lại từ màn hình Cuộc trò chuyện của ứng dụng Alexa (chỉ cần nhấn vào nút micrô màu xanh trong chuỗi hội thoại của một số liên lạc để gửi tin nhắn thoại mới). Khi bạn nhận được tin nhắn thoại, bạn sẽ nhận được thông báo từ ứng dụng Alexa trên điện thoại và đèn trên Echo Show sẽ sáng màu xanh lá cây.

Gửi một tin nhắn

Bạn cũng có thể gửi tin nhắn văn bản cho một thành viên trong nhóm trong danh sách liên lạc của mình - nhưng bạn phải sử dụng ứng dụng Alexa. Trong màn hình Cuộc trò chuyện, chạm vào biểu tượng Cuộc trò chuyện mới, sau đó chọn một số liên lạc từ sổ địa chỉ của bạn và chọn trường văn bản để mở bàn phím của bạn. Từ đó, nhập tin nhắn của bạn và nhấn nút Gửi. Các thành viên trong nhóm sẽ nhận được thông báo và có thể đọc tin nhắn của bạn cũng như tự trả lời bằng một văn bản thông qua ứng dụng Alexa.

Thả vào

Các giám sát viên nhóm sẽ yêu thích tính năng Drop In của Echo Show, nhưng các thành viên trong nhóm có thể ghét nó. Drop In cho phép người dùng Echo Show kết nối ngay lập tức - rảnh tay. Bạn có thể bật Drop In thông qua ứng dụng Alexa và cấp quyền cho các thành viên trong nhóm từ sổ địa chỉ của bạn. Sau đó, để tham gia vào một thành viên trong nhóm, chỉ cần nói, "Đăng nhập vào [tên liên hệ]" qua Echo Show của bạn. Ngoài ra, từ màn hình Hội thoại trong ứng dụng Alexa, chọn thanh Drop In và chọn liên hệ bạn muốn thả vào. Mặc dù bạn có thể sử dụng ứng dụng Alexa để Drop In trên các thiết bị khác, các thiết bị khác không thể đăng nhập vào ứng dụng Alexa.

Khi bạn ghé thăm một thành viên trong nhóm, thanh ánh sáng trên Echo Show của người đó sẽ phát ra màu xanh lá cây và bạn sẽ tự động kết nối và có thể nghe thấy bất cứ điều gì trong phạm vi của thiết bị đó. Thành viên trong nhóm của bạn sẽ thấy một video kính mờ chuyển tiếp để xóa video ngay sau khi kết nối, giúp anh ấy hoặc cô ấy có thời gian chuẩn bị cho cuộc gọi video. Nhưng bất cứ ai cũng có thể tắt video tại bất kỳ thời điểm nào trong Drop In chỉ bằng cách nói, "Tắt video" hoặc bằng cách chọn nút Tắt video trên màn hình. Nói cách khác, với tính năng này, sếp của bạn hầu như có thể ghé vào văn phòng của bạn để nói "Chào" - thật tuyệt vời phải không? (Mỉa mai.)

Đừng làm phiền

Amazon cung cấp tính năng Không làm phiền để bạn có thể chặn Alexa cảnh báo bạn về các cuộc gọi và tin nhắn đến. Rõ ràng, điều này rất hữu ích nếu bạn bị ngập trong công việc và không thể bị Joe làm phiền trong tủ tiếp theo, người muốn kể cho bạn về chuyến đi câu cá của anh ấy vào cuối tuần. Để bật Không làm phiền, hãy nói, "Alexa, đừng làm phiền tôi." Để tắt tính năng này, hãy nói, "Tắt Không làm phiền" hoặc bạn có thể nhấn nút Không làm phiền trên màn hình Echo Show của bạn. Để lên lịch Không làm phiền trong một thời gian cụ thể thông qua ứng dụng Alexa, chọn Cài đặt từ Menu, sau đó chọn thiết bị của bạn và nhấn Lên lịch trong mục Không làm phiền. Sau đó, sử dụng thanh trượt để bật hoặc tắt Không làm phiền và chọn Chỉnh sửa để thay đổi thời gian bạn muốn Không làm phiền để bắt đầu hoặc kết thúc.

Amazon đã chỉ ra rằng họ sẽ cập nhật Echo Show với nhiều tính năng gọi điện hơn trong tương lai. Vừa qua, họ đã công bố kế hoạch giới thiệu cuộc gọi chờ, cũng như khả năng chuyển cuộc gọi giữa các thiết bị, tạm dừng cuộc gọi, để lại thư thoại và thực hiện cuộc gọi ba chiều. Chúng tôi nghi ngờ một ngày nào đó sẽ thêm khả năng nhắn tin SMS và gọi video nhóm, làm cho Echo Show trở nên hữu ích hơn cho việc liên lạc nhóm. Gần đây nhất, nó đã ra mắt âm nhạc đa phòng. Tuy nhiên, kể từ tháng 9, tính năng này chỉ hỗ trợ các giai điệu từ một số dịch vụ phát trực tuyến. Điều đó có nghĩa là bạn không thể sử dụng nó để có một cuộc gọi âm thanh đa phòng (hay còn gọi là máy liên lạc) với một số thiết bị Echo trong văn phòng của bạn - mặc dù vậy, một lần nữa, tính năng đó luôn có thể được bật trong khi cập nhật qua mạng.

Đọc thêm: Trở lại trường học: Alexa trong phòng ký túc xá của bạn (ZDNet)

Kỹ năng năng suất Alexa

Kỹ năng Alexa mở rộng những gì bạn có thể làm với Echo Show tại nơi làm việc. Hiện tại, chỉ có một vài kỹ năng tận dụng màn hình của thiết bị, nhưng theo thời gian, bạn có thể đặt cược nhiều kỹ năng cụ thể hơn cho Echo Show sẽ có sẵn để sử dụng. Rốt cuộc, nền tảng Echo chỉ mới vài năm tuổi và tính đến tháng 1 năm 2017, nó đã có hơn 15.000 kỹ năng. Các nhà phát triển thấy rõ tiềm năng và đang tích cực tạo ra những cách mới để sử dụng nền tảng.

Dưới đây là một vài kỹ năng đáng để kiểm tra ngay bây giờ để xem chúng có phù hợp với nhóm của bạn và nhu cầu của nó không (bạn có thể kích hoạt bất kỳ trong số chúng chỉ bằng cách hỏi Alexa):

Tham gia một cuộc gọi hội nghị

Trình quản lý hội nghị của Vonage là một kỹ năng hội nghị có giao diện với lịch Google của bạn để xác định cuộc gọi hội nghị tiếp theo của bạn và giúp bạn tránh những rắc rối khi quay số. Chỉ cần nói, "Alexa, bắt đầu cuộc gọi của tôi" và nó sẽ xem lịch của bạn, sau đó trích xuất thông tin hội nghị và quay số cầu, số cuộc họp và mã người tham gia. Sau đó nó sẽ gọi cho bạn, vì vậy tất cả những gì bạn phải làm là nhấc điện thoại lên. Hiện tại nó hỗ trợ hội thảo WebEx, Hội nghị Goto, BlueJeans và Vonage Business. Kiểm tra các kỹ năng từ đây.

Gửi tin nhắn SMS

Kỹ năng Gửi tin nhắn của AT & T cho phép khách hàng của AT & T gửi tin nhắn văn bản SMS thông qua các thiết bị Amazon Echo của họ. Sau khi kích hoạt, chỉ cần nói, "Alexa, yêu cầu AT & T nhắn tin cho David", theo sau là tin nhắn của bạn, chẳng hạn như "Tôi đang chạy muộn, nhưng sẽ có mặt sau 30 phút nữa". Kiểm tra các kỹ năng từ đây. Ngoài ra còn có một kỹ năng Mastermind mới của Convessa trong phiên bản beta kín. Mặc dù chúng tôi chưa kiểm tra do danh sách chờ, nhưng nó hứa sẽ cho phép người dùng Alexa gửi và nhận tin nhắn văn bản SMS, gọi điện thoại, nhận ID người gọi, truyền tới Chromecast TV, khởi chạy ứng dụng di động, đọc và quản lý thông báo ứng dụng và hơn. Kiểm tra kỹ năng đó từ đây.

Kiểm tra nguồn cấp dữ liệu Twitter của bạn

Đối với một số người, Twitter là một thứ gây xao lãng trong công việc, nhưng đối với những người khác, nó là một công cụ cần thiết để cập nhật tin tức và thời gian thực. Nếu nhóm của bạn dựa vào Twitter để duy trì vòng lặp, hãy xem xét thử kỹ năng Twitter Reader. Nó được tạo bởi chính Twitter. Khi được kích hoạt và liên kết với tài khoản của bạn, nó có thể đọc dòng thời gian, đề cập, tin nhắn lại và lượt thích của bạn. Nó cũng cho phép bạn tìm kiếm tweet. Để bắt đầu, hãy nói, "Alexa, hãy hỏi Twitter những gì đang xảy ra." Thật không may, nó chưa cho phép bạn đăng tweet. Kiểm tra các kỹ năng từ đây.

Trò chuyện với Slack

Nếu nhóm của bạn sử dụng Slack để liên lạc, thì hãy xem xét Chat Bot cho Slack. Đây không phải là một kỹ năng Slack chính thức, nhưng sau khi bạn liên kết tài khoản Slack của mình, nó sẽ cho phép bạn đăng lên Slack - rảnh tay - sử dụng Echo Show của bạn. Tất cả bạn phải làm là nói tên kênh Slack và thông điệp bạn muốn đăng. Chúng ta có thể thấy kỹ năng này trở nên hữu ích nếu bạn đang làm gì đó gần bàn và không thể dễ dàng lấy máy tính xách tay của mình để trả lời các thành viên trong nhóm. Kiểm tra các kỹ năng từ đây.

Đọc thêm: Slack thêm chia sẻ màn hình cho các cuộc gọi video (ZDNet)

Đặt lời nhắc hoặc hẹn giờ

Bạn có thể đặt lời nhắc và bộ hẹn giờ được đặt tên qua Alexa, điều này rất hữu ích nếu bạn gặp khó khăn khi làm nhiệm vụ và cần một chút thời gian. Ví dụ, chỉ cần nói, "Alexa, nhắc tôi gọi David lúc 4 giờ chiều" và nó sẽ thông báo cho bạn vào thời điểm thích hợp. Lời nhắc được gắn với thiết bị bạn đặt, vì vậy đừng mong đợi đặt lời nhắc trong văn phòng của bạn và nghe nó trên Echo Show trong phòng khách của bạn sau này.

Alexa bây giờ cũng hỗ trợ bộ định thời được đặt tên là tốt. Bạn có thể kiểm tra thời gian còn lại trên một bộ đếm thời gian nhất định bằng cách hỏi, "Alexa, thời gian còn lại trong giờ nghỉ trưa của tôi là bao nhiêu?" và nó sẽ cho bạn biết. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng kỹ năng của bên thứ ba cho lời nhắc và bộ hẹn giờ của mình. Nhắc nhở hình khối cho phép bạn thiết lập lời nhắc được kích hoạt bởi thời gian, điều kiện thời tiết và lịch trình TV, của tất cả mọi thứ. Vì vậy, bạn có thể nói, "Alexa, hãy nói với Cubic để thông báo cho tôi khi tập tiếp theo của 'Thung lũng Silicon' bắt đầu." Kiểm tra các kỹ năng từ đây. Chúng tôi không chắc chắn tại sao bạn xem TV trong khi làm việc, nhưng những tính năng này chắc chắn hữu ích khi cố gắng hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn.

Kiểm tra nguồn cấp dữ liệu máy ảnh của bạn

Văn phòng của bạn có sử dụng camera an ninh trong nhà của Nest không? Nếu vậy, bạn có thể kích hoạt kỹ năng Nest Camera để bắt đầu truyền phát video trực tiếp đến Echo Show của bạn. Chỉ cần nói, "Alexa, cho xem camera ở sảnh" hoặc "Alexa, hiển thị thức ăn từ phòng ăn trưa." Kiểm tra các kỹ năng từ đây. Hãy chắc chắn duyệt thư viện kỹ năng của Amazon để biết các kỹ năng máy ảnh hữu ích khác, chẳng hạn như kỹ năng chuông cửa video.

Để biết thêm các kỹ năng năng suất thú vị của Alexa, hãy xem phần làm tròn của ZDNet tại đây.

Amazon đang tích cực mở rộng các cách chúng ta có thể sử dụng các thiết bị Echo của mình, bao gồm cả Echo Show mới, bằng cách tự tung ra các bản cập nhật hoặc bằng cách cho phép các nhà phát triển tạo ra các kỹ năng mới. Chẳng hạn, Microsoft và Amazon gần đây đã hợp tác để cho phép các trợ lý kỹ thuật số cá nhân tương ứng của họ làm việc cùng nhau. Điều đó có nghĩa là bạn sẽ sớm có thể nói với Echo Show của bạn, "Alexa, mở Cortana." Hoặc, nếu bạn sử dụng thiết bị Windows 10, bạn sẽ có thể nói, "Cortana, mở Alexa." Hiện tại, Echo Show là một thiết bị hữu ích cho các cuộc gọi thoại và video, cuộc gọi thoại và tin nhắn văn bản và hội thảo với các thành viên trong nhóm.

Đây chỉ là vấn đề thời gian trước khi Amazon bổ sung thêm nhiều tính năng, biến Echo Show trở thành trung tâm truyền thông dành cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô. Tuy nhiên, hiện tại, chúng tôi nghĩ rằng đó là lý tưởng cho các nhóm nhỏ đang tìm kiếm những cách thú vị để làm nổi bật cách họ giữ liên lạc và duy trì hiệu quả.

Nhưng câu chuyện liên quan:

• Amazon Alexa: Hướng dẫn về người thông minh (TechRepublic)

• Cách trở thành nhà phát triển Alexa (TechRepublic)