Tùy chỉnh cài đặt lưu trữ của Outlook

Bạn không bao giờ biết khi nào bạn sẽ cần một thông báo Outlook đã được lưu trữ từ lâu. Trong một nhận xét về bài đăng trước đây về việc chuyển thư Outlook sang các thư mục cục bộ, Cliff Brandt đã hỏi cách di chuyển tệp từ kho lưu trữ sang một trong các thư mục Outlook chính của mình.

Làm như vậy rất đơn giản, nhưng hãy nhớ, một kho lưu trữ chỉ di chuyển dữ liệu Outlook ở một độ tuổi cụ thể và chủ yếu nhằm giữ cho tệp Outlook.pst của bạn có kích thước có thể quản lý được. Một bản sao lưu sao chép tất cả dữ liệu Outlook của bạn và cho phép bạn khôi phục tất cả các tin nhắn, danh bạ, tác vụ và mục lịch của bạn.

Cách tốt nhất để sao lưu Outlook là sử dụng Sao lưu thư mục cá nhân miễn phí của Microsoft, có sẵn trong các phiên bản cho Outlook 2007, 2003 và 2002. Trang web Trợ giúp và Hướng dẫn của Microsoft cung cấp hướng dẫn sao lưu Outlook 2003. Thông tin thêm về sao lưu và khôi phục Các tệp .pst có sẵn trên trang web Hỗ trợ của Microsoft.

Tạo một kho lưu trữ Outlook

Trong Outlook 2007, bấm vào Tệp> Lưu trữ, chọn thư mục bạn muốn lưu trữ và chọn một ngày trong menu thả xuống bên cạnh "Lưu trữ các mục cũ hơn". Nếu bạn muốn lưu trữ kho lưu trữ ở một vị trí không phải là thư mục mặc định của Outlook, bấm Duyệt và chọn vị trí bạn chọn. Khi bạn đã chọn tùy chọn lưu trữ của mình, nhấp OK.

Hướng dẫn tạo kho lưu trữ trong Outlook 2003 có trên trang web Microsoft Office Online.

Để mở tệp lưu trữ trong Outlook 2007, bấm Tệp> Mở> Tệp Dữ liệu Outlook, chọn tệp lưu trữ bạn đã tạo trước đó và bấm OK.

Tệp sẽ xuất hiện trong khung bên trái của Outlook. Chọn thư mục chứa thư bạn muốn truy xuất, sau đó kéo tệp từ khung bên phải vào thư mục bạn chọn trong khung bên trái.

Để bật hoặc tắt tính năng AutoArchive của Outlook 2007, hãy nhấp vào Công cụ> Tùy chọn> Khác, chọn nút AutoArchive và kiểm tra hoặc bỏ chọn "Chạy AutoArchive mỗi." Hộp thoại AutoArchive cho phép bạn chọn tần suất lưu trữ, tuổi của các mục lưu trữ, tên và vị trí của tệp lưu trữ. Đảm bảo "Hiển thị thư mục lưu trữ trong danh sách thư mục" được chọn trước khi bạn bấm OK.