Từ lâu, sự hợp tác kỹ thuật số có nghĩa là một dòng email liên tục hoặc thậm chí trao các ổ đĩa flash từ đồng nghiệp đến đồng nghiệp - hầu như không phải là một cuộc cách mạng. Tuy nhiên, gần đây, chúng ta bắt đầu thấy lời hứa chia sẻ tệp hợp tác thực sự bắt đầu tỏa sáng. Điều này có nghĩa là chúng ta cần thay đổi một số thói quen, nhưng một khi chúng ta bắt đầu tận dụng tối đa các công cụ này, quy trình làm việc của chúng ta có thể tăng tốc đáng kể. Dưới đây là một số công cụ cộng tác tốt nhất hiện có:

Dropbox : Công cụ miễn phí này giúp chia sẻ tệp cực kỳ dễ dàng, cả giữa người dùng và trên các nền tảng. Nó bắt đầu với 2GB dung lượng lưu trữ miễn phí, nhưng mỗi người dùng mới mà bạn giới thiệu sẽ nhận được 250 MB dung lượng lưu trữ và cung cấp cho bạn cùng một lượng, tối đa là 8GB. Điều này hợp lý hóa quá trình xáo trộn các tập tin cũ qua lại, nhưng không cung cấp nhiều tính năng cộng tác. Tuy nhiên, đối với nhiều người, đó là tất cả những gì họ cần và giá cả phù hợp.

Google Docs : Mục nhập sớm này vào lĩnh vực này vẫn đang diễn ra mạnh mẽ và đang bổ sung các tính năng mọi lúc. Cũng như Dropbox, giá cả phù hợp và việc nhập tệp cực kỳ dễ dàng, hoạt động trên chúng từ mọi nơi và theo dõi các thay đổi từ người dùng sang người dùng theo thời gian. Tất cả bạn cần là một tài khoản Google. Giao diện trực quan và mặc dù không có nhiều tiếng chuông và còi như với một số gói khác, nhưng có rất nhiều thứ để yêu thích.

Office 365 : Office 365 được phát hành gần đây là mục nhập của Microsoft vào thế giới cộng tác trực tuyến (và phần mềm dựa trên đăng ký). Với 6 đô la mỗi tháng, các cá nhân và doanh nghiệp nhỏ có thể truy cập dễ dàng từ hầu hết mọi thiết bị đến các ứng dụng Office quen thuộc, e-mail trao đổi và khá nhiều công cụ cộng tác riêng biệt. Đối với người dùng Office lâu năm muốn nâng cấp và ở lại với Microsoft, đây chắc chắn là cách tốt nhất.

Box.net : Dịch vụ này gợi nhớ đến Dropbox, nhưng với nhiều dịch vụ cộng tác cao cấp hơn được thêm vào. Nó bắt đầu với 5GB dung lượng miễn phí và một số công cụ chia sẻ, giống như Dropbox, nhưng bao gồm các tính năng như tích hợp ứng dụng Google, lịch sử phiên bản và tìm kiếm văn bản với giá 15 đô la trở lên mỗi tháng. Tốt nhất là người dùng doanh nghiệp chia sẻ quan trọng hơn cộng tác tích cực.

Wiki : Điều này không dành cho tất cả mọi người, nhưng nếu bạn thiết lập wiki (đây là cách), bạn có thể chia sẻ thông tin một cách dễ dàng, linh hoạt. Đây là một nền công cụ thông tin tuyệt vời cho người sử dụng với ít nhất một chút tinh tế công nghệ, và có thể làm cho cuộc sống dễ dàng hơn nhiều cho các đồng nghiệp phân cách bằng dặm hoặc hơn, những người cần để theo dõi luôn thay đổi thông tin.

Những công cụ này có thể làm cho sự hợp tác thực sự trở thành hiện thực cho nhiều tổ chức, nhưng ngay cả việc truy cập dễ dàng vào các tệp được chia sẻ có thể có ý nghĩa rất lớn. Thật đơn giản để có thể bắt đầu, ngay cả với ngân sách bằng không, vì vậy hãy lấy một người bạn hoặc đồng nghiệp và cộng tác!