Việc đảm bảo các bản sao hồ sơ, tài liệu, ảnh, video và dữ liệu cá nhân quan trọng nhất của bạn sẽ có thể đọc / xem được / phát lâu sau khi phần cứng và phần mềm được sử dụng để tạo các tệp đã bị bụi bẩn.

Bốn chìa khóa để lưu trữ dữ liệu an toàn là chọn các định dạng tệp sẽ không bị lỗi thời, sử dụng phương tiện lưu trữ sẽ không bị hỏng hoặc không thể truy cập, tạo nhiều bản sao được lưu trữ và kiểm tra dữ liệu lưu trữ của bạn thường xuyên để đảm bảo vẫn có thể đọc được.

Đừng bị mắc kẹt với các định dạng dữ liệu lỗi thời

Hầu hết các tệp bạn muốn lưu trữ có khả năng ở các định dạng độc quyền, chẳng hạn như .doc, .xls và .ppt của Word, tương ứng cho Word, Excel và PowerPoint. Bất chấp sự phổ biến của phần mềm và dịch vụ cho phép bạn đọc và chỉnh sửa các tệp Office mà không có ứng dụng Office được sử dụng để tạo chúng, các định dạng này sẽ trở nên lỗi thời vào một ngày nào đó - có lẽ sớm hơn bạn nghĩ.

Ngay cả khi bạn lưu trữ các tệp ở định dạng độc quyền ban đầu của chúng, bạn nên lưu phiên bản khác của các tệp được chuyển đổi sang định dạng chuẩn mở. Đó là cách tiếp cận được thực hiện bởi dịch vụ lưu trữ dữ liệu Archivematica nguồn mở, duy trì định dạng tệp gốc nhưng cũng chuyển đổi các tệp thành các định dạng "bảo quản" và "truy cập" thích hợp.

Ví dụ, các gói bảo quản kiểu phương tiện của Archivematica chuyển đổi các tệp xử lý văn bản .doc, .rtf và .wpd sang Định dạng Tài liệu mở (ODF) dựa trên XML để bảo quản và thành PDF của Adobe để xem. Tương tự như vậy, hệ thống lưu các tệp hình ảnh .bmp, .jpg, .jp2, .png, .gif, .: 54, .tga và .tiff dưới dạng TIFF không nén để bảo quản và dưới dạng JPEG để xem.

Hệ thống Archivematica vẫn đang được phát triển rất nhiều, nhưng bạn có thể tải xuống phiên bản alpha của phần mềm lưu trữ miễn phí để sử dụng trên thiết bị ảo, phím Live USB hoặc Live DVD.

Để tóm tắt lại, cách tốt nhất để đảm bảo các tệp lưu trữ của bạn sẽ có thể đọc được trong khi duy trì định dạng ban đầu của chúng và các thuộc tính khác là lưu chúng ở định dạng gốc và ít nhất một định dạng mở, chung chung khác. Điều này cho phép bạn mở, xem và chỉnh sửa các tệp trong chương trình được sử dụng để tạo chúng nếu có sẵn và truy cập dữ liệu ở dạng cơ bản hơn nếu phần mềm độc quyền không khả dụng.

Tìm một phương tiện lưu trữ có chân

Nếu bạn tự hỏi dữ liệu trên đĩa CD và DVD của bạn sẽ kéo dài bao lâu, bạn không đơn độc. Ngay cả các chuyên gia cũng không thể đồng ý về tuổi thọ dự kiến ​​của phương tiện quang học - và điều tương tự cũng đúng đối với băng từ và đĩa. (Phòng thí nghiệm X cung cấp một cuộc thảo luận chi tiết về tuổi thọ của phương tiện quang học, bao gồm mô tả ngắn gọn về các tiêu chuẩn ISO để thử nghiệm phương tiện quang học.)

Sự đồng thuận chung là CD-R nên tồn tại từ 30 đến 50 năm, DVD-R ít hơn thế, và CD-RW và DVD-RW thậm chí còn ít hơn. Tương tự, băng và đĩa cứng có thể được đọc trong vòng 10 đến 30 năm, trong khi đĩa di động, ổ USB và các thiết bị lưu trữ trạng thái rắn khác có thể tồn tại trong một nửa thời gian đó, có thể.

Nhưng đây chỉ là những con số. Ai muốn tin tưởng dữ liệu quan trọng của họ vào xác suất? Sự thật là bất kỳ phương tiện lưu trữ nào cũng có thể bị hỏng bất cứ lúc nào. Đó là lý do tại sao bạn nên lưu trữ dữ liệu trên nhiều phương tiện và kiểm tra tài liệu lưu trữ của bạn thường xuyên để biết các lỗi (nhiều hơn về những điểm dưới đây).

Hai tùy chọn lưu trữ lưu trữ yêu thích của tôi là cũ nhất và mới nhất: giấy và trực tuyến, tương ứng. Mặc dù in tài liệu lưu trữ của bạn không thân thiện với môi trường, thật khó để vượt qua tuổi thọ dự kiến ​​của hồ sơ giấy được lưu trữ đúng cách. Tất nhiên, việc tìm các tệp cụ thể trong kho lưu trữ giấy có thể là một thách thức và hồ sơ giấy không dễ chuyển đổi.

Nếu khả năng tìm kiếm và khả năng truy cập dễ dàng là quan trọng, lưu trữ dữ liệu trực tuyến là một lựa chọn tốt. Các dịch vụ như SpiderOak và SkyDrive của Microsoft giúp dễ dàng lưu trữ các bản sao của các tệp quan trọng của bạn trên đám mây nơi chúng có thể được truy xuất từ ​​bất kỳ trình duyệt nào. (Tôi đã mô tả SpiderOak và hai dịch vụ lưu trữ trực tuyến được mã hóa miễn phí khác trong một bài đăng từ tháng 6 năm 2009.)

Nhiều hơn một kho lưu trữ, nhiều hơn một nơi

Lưu trữ dữ liệu lưu trữ trực tuyến của bạn vi phạm hai quy tắc lưu trữ an toàn: bạn không có quyền truy cập vật lý vào phần cứng mà các tệp được lưu trữ và bạn dễ bị ảnh hưởng đến sức khỏe tài chính của dịch vụ bạn đang sử dụng. Nếu dịch vụ không hoạt động, không có gì đảm bảo bạn sẽ có thể truy xuất dữ liệu của mình và bạn phải tin tưởng vào khả năng duy trì và sao lưu các máy chủ lưu trữ của dịch vụ.

Điều quan trọng là tránh đặt tất cả trứng lưu trữ của bạn vào một giỏ. Sử dụng kết hợp các loại phương tiện và tệp khi lưu trữ dữ liệu quan trọng để tăng cơ hội thông tin có thể truy cập tốt trong tương lai. Và khi phương tiện lưu trữ mới được phát triển và chứng minh là thiết thực, hãy chuyển đổi kho lưu trữ của bạn sang một trong những hình thức đó.

Một quy tắc lưu trữ lưu trữ rất quan trọng khác: luôn lưu trữ ít nhất một bản sao dữ liệu lưu trữ của bạn ở một nơi khác ngoài nhà hoặc văn phòng của bạn. Đây là một lĩnh vực mà lưu trữ trực tuyến có ích.

Lịch trình kiểm tra lưu trữ thường xuyên

Trong vài năm qua, tôi đã dành một phần lớn thời gian rảnh rỗi của mình bằng phần mềm âm thanh Audacity miễn phí để chuyển đổi hàng nghìn bài hát trên hàng trăm băng âm thanh sang MP3. Một số băng được thực hiện từ giữa những năm 1970, nhưng hầu hết có từ những năm 1980 và đầu những năm 1990.

Hầu hết các băng đĩa mua trong cửa hàng của tôi hiện không thể phát được, nhưng tôi đã gặp may mắn hơn nhiều với các bản thu âm tự làm. Trên thực tế, một cuốn băng tôi làm năm 1976 đã dành một phần lớn thời gian đầu của nó được lưu trữ trong lỗi cũ của tôi - thông qua nhiệt độ đóng băng và nhiệt phồng rộp - nhưng nó nghe có vẻ mới khi tôi chuyển đổi các bài hát của mình sang kỹ thuật số (cảm ơn, TDK !)

Khi nói đến các tệp kỹ thuật số quan trọng của bạn, bạn không thể tin vào may mắn. Tập thói quen mở một số ít tệp trong kho lưu trữ khác nhau của bạn một cách thường xuyên. Nếu chúng không thể truy cập được, hãy đào một trong các bản sao lưu khác của bạn và tạo một bản sao lưu trữ khác bằng các phiên bản tốt của các tệp. Rốt cuộc, bất cứ điều gì đáng để tiết kiệm đều đáng để tiết kiệm.