Với công nghệ ngày càng đan xen với tất cả các khía cạnh của kinh doanh, CNET @ Work có thể giúp bạn - từ những người khởi nghiệp đến các doanh nghiệp nhỏ có ít hơn năm nhân viên - bắt đầu.

Một trong những lợi ích của việc điều hành doanh nghiệp nhỏ tại nhà của bạn là khả năng trả ít thuế hơn bằng cách sử dụng không gian văn phòng của bạn. Tuy nhiên, đây là một lĩnh vực được xem xét rất kỹ lưỡng và kiến ​​thức tốt về các quy tắc là cần thiết để tuân thủ và giảm thiểu khả năng kiểm toán của Sở Thuế vụ (IRS) đáng sợ, chỉ nghĩ đến việc gây ra nỗi sợ hãi trong trái tim của nhiều người nộp thuế Hoa Kỳ.

Luôn luôn là một ý tưởng tốt để tham khảo ý kiến ​​cố vấn thuế hoặc người chuẩn bị về tình huống cụ thể của bạn.

Đọc tiếp: Thuế doanh nghiệp nhỏ: Một mồi

Tin tốt là nếu bạn sử dụng không gian trong nhà cho mục đích kinh doanh, bạn có thể tận dụng lợi thế của khoản khấu trừ văn phòng tại nhà trên tờ khai thuế của bạn. Khi được sử dụng đúng cách, đây là một chi phí không chỉ làm giảm thu nhập cho các mục đích thuế của liên bang và tiểu bang, mà còn có thể giảm thuế tự làm (thuế an sinh xã hội và thuế Medicare được nhân đôi hiệu quả cho người tự làm chủ).

Tuy nhiên, bạn phải cẩn thận để đảm bảo rằng bạn có thể sử dụng hợp pháp khoản khấu trừ tại nhà, và đến cuối cùng, IRS có một số quy tắc khá nghiêm ngặt để tuân theo có thể giúp tránh bị nghi ngờ về việc khấu trừ, hoặc tệ hơn nữa, đã được kiểm toán.

IRS liệt kê hai yêu cầu cơ bản để đủ điều kiện khấu trừ:

1. Không gian phải có "sử dụng thường xuyên và độc quyền." Nói cách khác, bạn phải sử dụng khu vực được chỉ định trong nhà của bạn chỉ để "tiến hành kinh doanh". Phòng thêm trong nhà của bạn, có thể là phòng ngủ cũ hoặc den, có thể đủ điều kiện.

2. Không gian phải là "nơi kinh doanh chính" của bạn . Bạn có thể tiến hành kinh doanh bên ngoài nhà và vẫn đủ điều kiện để khấu trừ, miễn là bạn vẫn sử dụng không gian tại nhà "độc quyền và thường xuyên" cho doanh nghiệp.

(Hai miễn trừ áp dụng cho quy tắc "sử dụng thường xuyên và độc quyền": Một nếu văn phòng được sử dụng để lưu trữ hàng tồn kho hoặc mẫu được sử dụng trong doanh nghiệp của bạn, còn lại nếu bạn là nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc ban ngày cho trẻ em, người già hoặc người khuyết tật.)

Xem thêm: Phần mềm thuế miễn phí tốt nhất cho lợi nhuận IRS 2017 của bạn

Đây là tất cả những điều này có nghĩa là: Nếu phòng ngủ hiện tại của bạn đang tăng gấp đôi làm văn phòng cho công việc kinh doanh tại nhà của bạn, bạn không thể lấy khoản khấu trừ tại nhà. Ditto cho phòng gia đình nơi bạn có thể điều hành doanh nghiệp của mình, nhưng đó cũng là nơi gia đình tập hợp để xem TV. Điều này cũng tương tự nếu bạn tiến hành kinh doanh từ bàn bếp của mình - bạn không thể khấu trừ một cách hợp pháp cho không gian.

Phòng ngủ dự phòng đó không còn được sử dụng kể từ khi con bạn chuyển đi có thể đủ điều kiện. Tương tự như vậy đối với một phần của tầng hầm mà bạn đã xây tường, nơi bạn chỉ cần thêm một bàn, ghế và PC từ đó bạn điều hành đế chế kinh doanh vừa chớm nở của mình. Nhà để xe chỉ thu thập rác trong nhiều năm mà bạn biến thành văn phòng cũng sẽ đủ điều kiện, miễn là không gian chỉ được sử dụng cho doanh nghiệp của bạn. Trong trường hợp này, nó được treo tường như được chỉ định có thể giúp đỡ.

Có hai phương pháp bạn có thể sử dụng để xác định số tiền khấu trừ của mình: Phương pháp đơn giản hóa hoặc Phương pháp thông thường. Hai phương pháp này cực kỳ khác nhau về những gì được yêu cầu và tiềm năng lâu dài hơn.

Những gì bạn có thể khấu trừ: Phương pháp thông thường

Theo Phương pháp thông thường, trước tiên, bạn tính tỷ lệ phần trăm của ngôi nhà được sử dụng cho mục đích kinh doanh đủ điều kiện. Chẳng hạn, nếu văn phòng của bạn rộng 15 x 20 feet, với tổng diện tích 300 feet vuông và nhà của bạn là 2.000 feet vuông, thì 15% nhà của bạn được sử dụng để kinh doanh.

Từ đó, khoản khấu trừ của bạn sẽ bao gồm:

• Khấu hao khấu hao: Nếu bạn sử dụng phương pháp thông thường, bạn sẽ thực sự khấu hao giá trị căn nhà của mình và khấu trừ dựa trên tỷ lệ phần trăm sử dụng nhân với số tiền khấu hao. (Thêm về điều này sau.)

• Chi phí trực tiếp thực tế liên quan đến văn phòng, chẳng hạn như sửa chữa.

• Một tỷ lệ phần trăm của các chi phí gián tiếp, như thuế bất động sản, lãi suất thế chấp, bảo hiểm và các tiện ích áp dụng cho toàn bộ ngôi nhà. Chúng được tính toán, một lần nữa, bằng cách nhân tỷ lệ phần trăm sử dụng kinh doanh với các chi phí gián tiếp. Các phần phi kinh doanh của thuế bất động sản và lãi suất thế chấp vẫn sẽ được xử lý như bình thường, như các khoản khấu trừ được ghi thành từng khoản trong Biểu A.

• Tổng khấu trừ được giới hạn trong việc sử dụng kinh doanh của nhà trừ chi phí kinh doanh.

• Các chi phí được lấy trong Mẫu 8829 của IRS.

Lưu trữ hồ sơ chi tiết là hoàn toàn cần thiết trong việc sử dụng Phương pháp thông thường; trong trường hợp kiểm toán, bạn sẽ cần được trang bị thông tin dự phòng cho tất cả các khoản khấu trừ của mình. Điều đó có nghĩa là giữ hóa đơn tiện ích, hóa đơn sửa chữa và bất cứ thứ gì khác mà bạn khấu trừ. Giữ tất cả những điều này trong một tập tin chi phí được chỉ định theo năm và có thói quen thêm vào đó khi chi phí xảy ra.

Nhược điểm của phương pháp thông thường

Bên cạnh các tính toán phức tạp hơn và gánh nặng lưu giữ hồ sơ liên quan đến Phương pháp thông thường, còn có một vấn đề nữa mà người nộp thuế cần phải biết. Khi bạn bán nhà, bạn phải "thu hồi" khấu hao mà bạn đã khấu trừ từ việc sử dụng văn phòng tại nhà của bạn trong nhiều năm. Điều này về cơ bản có nghĩa là bạn sẽ phải trả thuế thu nhập thông thường cho khoản khấu hao mà bạn đã sử dụng và số tiền đó không đủ điều kiện để được bảo vệ bởi loại trừ 250.000 đô la đơn hoặc 500.000 đô la kết hôn mà nhiều chủ nhà có thể đủ điều kiện để bán chính nhà.

Lợi ích của việc khấu hao khấu hao trong nhiều năm (ảnh hưởng của "con chim trong tay") có thể lớn hơn chi phí tiềm năng của việc tái khấu hao đôi khi trong tương lai, nhưng mỗi tình huống là khác nhau.

Tùy chọn đơn giản hóa

Như tên của nó, Tùy chọn Đơn giản hóa đòi hỏi rất ít để tính toán, và giảm gánh nặng thông tin và lưu giữ hồ sơ. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng nó không đơn giản hóa các tiêu chuẩn cần thiết để đủ điều kiện cho việc khấu trừ.

Theo tùy chọn này, người nộp thuế có thể:

• Khấu trừ lên tới $ 5 mỗi foot vuông không gian sử dụng cho doanh nghiệp, với tối đa 300 feet vuông, hoặc khấu trừ tối đa $ 1.500.

• Không có các khoản khấu trừ khác được thực hiện, cho dù trực tiếp (như sửa chữa), hoặc gián tiếp (như tiện ích, lãi suất thế chấp, thuế bất động sản hoặc bảo hiểm của chủ nhà).

• Không có khấu hao được ghi lại, và do đó không có khấu hao khấu hao thuế một khi tài sản được bán.

Tôi nên sử dụng phương pháp nào?

Đây là một câu hỏi khá phức tạp nên được đặt ra cho cố vấn thuế của bạn. Chủ doanh nghiệp thường hấp dẫn về phương pháp sẽ thu được khoản khấu trừ thuế lớn hơn. Tuy nhiên, tính toán khấu trừ cả hai cách là một bài tập xứng đáng.

Đối với những người có văn phòng khá nhỏ so với quy mô nhà của họ, Phương pháp đơn giản hóa có thể cung cấp khoản khấu trừ tốt hơn và sẽ giảm đáng kể cả gánh nặng lưu trữ hồ sơ và nộp thuế.

Nếu tôi có một văn phòng tại nhà và làm việc cho người khác thì sao?

Các quy tắc là khác nhau nếu bạn có một văn phòng tại nhà, nhưng sử dụng nó trong làm việc cho người khác. (Những quy tắc này sẽ bị ảnh hưởng nặng nề bởi luật thuế mới ban hành cho năm 2018 và hơn thế nữa.)

Đối với năm 2017, bạn vẫn phải đáp ứng các yêu cầu "độc quyền" và "sử dụng thường xuyên" được liệt kê trước đây, nhưng ngoài ra, việc sử dụng văn phòng tại nhà của bạn phải dành cho "sự thuận tiện của chủ nhân":

• Nhà tuyển dụng không cung cấp một nơi để bạn làm việc bên ngoài văn phòng tại nhà, yêu cầu bạn phải làm việc tại nhà như một điều kiện làm việc.

• Văn phòng tại nhà là cần thiết để bạn thực hiện nhiệm vụ của mình như một nhân viên.

Tuy nhiên, không giống như khoản khấu trừ dành cho chủ doanh nghiệp, nếu bạn làm việc cho người khác, các chi phí liên quan được coi là khoản khấu trừ linh tinh trong Biểu A (Các khoản khấu trừ từng khoản). Các khoản khấu trừ khác được giới hạn ở chỗ bạn không nhận được tín dụng trừ khi chúng vượt quá 2 phần trăm tổng thu nhập đã điều chỉnh của bạn. Mặc dù vẫn là một khoản khấu trừ hợp pháp trong năm 2017, luật thuế mới loại bỏ các khoản khấu trừ linh tinh khỏi tờ khai thuế.

Điểm mấu chốt

Trong khi việc khấu trừ tại nhà, đặc biệt là cho người tự làm chủ, có thể mang lại lợi ích cho những người đủ điều kiện, rất nhiều sự xem xét kỹ lưỡng phải đi kèm với việc sử dụng nó. Các quy tắc IRS phải được tuân thủ và việc lưu giữ hồ sơ kỹ lưỡng là điều bắt buộc, đặc biệt trong trường hợp bạn được kiểm toán.

Như mọi khi, tham khảo ý kiến ​​cố vấn thuế của bạn để được tư vấn cụ thể liên quan đến tình huống của bạn.

Đọc thêm:

3 cách hóa đơn thuế GOP sẽ tác động đến kinh doanh và công nghệ (TechRepublic)

Bitcoin: Bảng cheat dành cho các chuyên gia (TechRepublic)

IBM tiết lộ 5 phương thức tin tặc sử dụng để đánh cắp thông tin thuế của bạn và 6 cách để tự bảo vệ mình (TechRepublic)