Không nhiều người chỉ sử dụng một máy tính. Trong thực tế, hầu hết chúng ta nhảy từ máy này sang máy khác trong một ngày làm việc.

Cách tốt nhất để đảm bảo bạn có thể truy cập các tệp quan trọng của mình từ bất kỳ máy nào khác nhau trong cuộc sống số của bạn là lưu trữ các tệp trực tuyến. Nếu bạn sử dụng Google Docs làm kho lưu trữ tệp trực tuyến của mình, những mẹo này sẽ giúp rút ngắn ngày làm việc của bạn.

Gửi một bản sao được nén của tất cả các tệp Google Docs của bạn vào ổ cứng của bạn

Hầu hết người dùng PC sao lưu các tệp quan trọng của họ bằng cách sao chép chúng vào đĩa quang hoặc thiết bị lưu trữ USB hoặc bằng cách tải chúng lên một dịch vụ lưu trữ trực tuyến. Bây giờ sao lưu trực tuyến cũng hoạt động theo cách khác.

Để tải xuống tất cả tài liệu Google Docs, bảng tính, bản trình bày và các tệp khác về PC của bạn trong một tệp nén, chọn bất kỳ tệp nào và nhấp vào Thêm> Tải xuống. Chọn "Tất cả các mục" và kiểm tra loại tệp hoặc "Không tải xuống (bỏ qua)" trong menu thả xuống cho mỗi loại tệp. Bạn cũng có thể thay đổi tất cả các định dạng thành MS Office, Open Office hoặc PDF.

Chỉ mất chưa đầy một phút để nén và tải xuống 300 tệp - chủ yếu là các tài liệu Word và bảng tính Excel - thành tệp ZIP 68 MB. Nếu bạn không muốn đợi quá trình tải xuống hoàn tất, hãy nhấp vào "Email khi sẵn sàng" để Google gửi cho bạn một liên kết khi tệp có sẵn để tải xuống.

Sử dụng Google Docs tự động sửa để lưu gõ

Trình chỉnh sửa văn bản Google Docs đề xuất sửa lỗi cho các từ sai chính tả: nhấp chuột phải hoặc Nhấp chuột vào từ, chọn "Luôn sửa thành" và chọn chính tả từ các thuật ngữ được đề xuất.

Bạn cũng có thể tạo các phím tắt cho văn bản thường được nhập, chẳng hạn như tên, tiêu đề, nhà tuyển dụng hoặc thuật ngữ soạn thảo lặp đi lặp lại khác. Để làm như vậy, bấm Công cụ> Tùy chọn, nhập các phím tắt trong hộp Thay thế và văn bản bạn chọn trong hộp Có. Bây giờ khi bạn nhập chuỗi văn bản đó theo sau là khoảng trắng, phần soạn sẵn dài hơn sẽ xuất hiện.

Để ngăn Google Docs tự động tạo phân số, dấu chấm lửng, ký hiệu bản quyền và nhãn hiệu và các ký tự đặc biệt khác, hãy bỏ chọn mục trong danh sách Tùy chọn hoặc nhấp vào x ở bên phải để xóa mục.

Phím tắt đặc biệt dành cho Google Docs

Hầu hết chúng ta có thể nhớ khoảng một chục phím tắt mà chúng ta sử dụng thường xuyên. Trong một bài đăng từ năm 2008, tôi mô tả cách tạo một tệp văn bản liệt kê hàng chục tổ hợp phím, do đó, phím tắt duy nhất bạn phải nhớ là cái bạn chỉ định để mở tệp đó.

Để mở phiên bản Google Docs của bảng cheat phím tắt này, hãy nhấn Ctrl (hoặc Command trên máy Mac) và / (dấu gạch chéo về phía trước). Ngoài ra, bạn có thể thêm năm tổ hợp phím Google Docs này vào danh sách phím tắt chính của mình:

Ctrl-Shift-C : Xem số từ

Ctrl-Shift-Y : Xem định nghĩa của từ đã chọn

Ctrl-; (dấu chấm phẩy): Chuyển sang từ sai chính tả tiếp theo

Alt-Shift-F : Di chuyển đến thanh menu

Ctrl- \ (dấu gạch chéo ngược): Xóa định dạng

Mẹo thưởng: Để tối đa hóa chế độ xem của bạn trong Google Docs, hãy nhập Ctrl-Shift-F để kích hoạt chế độ xem toàn màn hình. Nhấp vào Xem> Toàn màn hình để ẩn các điều khiển. Nhấn Esc để xem các điều khiển và Ctrl-Shift-F một lần nữa để trở lại chế độ xem bình thường.

Làm cho các tệp có thể truy cập được cho mọi người hoặc chỉ những người được mời

Tất cả các tệp bạn lưu trữ trên Google Docs đều ở chế độ riêng tư theo mặc định. Để chia sẻ một tập tin, nhấp chuột phải vào nó và chọn Chia sẻ. Từ menu này, bạn có thể gửi tệp dưới dạng tệp đính kèm e-mail, gửi e-mail đến các cộng tác viên mà bạn chỉ định hoặc chọn Chia sẻ lại để mở hộp thoại "Chia sẻ cài đặt".

Nhấp vào Thay đổi trong "Ai có quyền truy cập" để đặt tệp ở chế độ công khai (có thể truy cập được cho mọi người trên Web) hoặc có sẵn cho bất kỳ ai có liên kết đến tệp. Hai tùy chọn này không yêu cầu bất kỳ đăng nhập nào và bạn có thể chỉ định xem người xem có thể chỉnh sửa tệp hay không.

Bạn cũng có thể giữ tệp riêng tư nhưng chỉ chia sẻ tệp với những người bạn chỉ định. Cài đặt này yêu cầu cộng tác viên đăng nhập để truy cập tệp. Nhấp vào hộp văn bản "Thêm người" và nhập địa chỉ email hoặc chọn các mục từ danh sách liên lạc của bạn.

Theo mặc định, những người bạn chia sẻ cũng có thể chỉnh sửa tệp. Nhấp vào "Có thể chỉnh sửa" ở bên phải để giới hạn nhận xét hoặc chỉ xem tài liệu. Bạn cũng có thể dán nội dung của tệp vào tin nhắn và gửi cho mình một bản sao.