Với công nghệ ngày càng đan xen với tất cả các khía cạnh của kinh doanh, CNET @ Work có thể giúp bạn - từ những người khởi nghiệp đến các doanh nghiệp nhỏ có ít hơn năm nhân viên - bắt đầu.

Từ năm 2012 đến 2016, tỷ lệ nhân viên Mỹ làm việc từ xa đã tăng từ 39% lên 43%, theo báo cáo của Công nhân Hoa Kỳ của Gallup. Vì thực tế đó, thật hợp lý khi các chủ doanh nghiệp nhỏ suy nghĩ thông qua công việc từ xa - rất có thể bạn đang làm điều đó ngay bây giờ - và suy nghĩ về cách thức thực hành có thể giúp bạn mở rộng quy mô từ một thực thể một người thành năm nhân viên và hơn thế nữa.

Chúng tôi bắt gặp Michael Pryor, người đứng đầu sản phẩm tại Trello. Trello làm cho các công cụ quản lý nhóm và gần đây đã được Atlassian mua lại. Nhóm của Pryor đã làm việc từ xa kể từ khi thành lập vì công ty đã mở rộng quy mô. Dưới đây là cách các nhân viên từ xa có thể giúp bạn mở rộng quy mô từ hoạt động solo sang kinh doanh lớn hơn và có văn phòng thông minh hơn.

Làm việc từ xa có nghĩa là tài năng. Pryor cho biết kế hoạch ban đầu của Trello là có một nhóm người ở khu vực New York và phương pháp đó đã có hiệu quả ban đầu. "Hầu hết bắt đầu ở một nơi và bạn có một nhóm người. Nhưng chúng tôi có một kỹ sư tuyệt vời và người phối ngẫu của anh ấy có một công việc. Chúng tôi đã phải đối mặt với một quyết định. Và chúng tôi bắt đầu hành trình từ xa ở đó", Pryor, người lưu ý rằng nhân viên vẫn làm việc ở Hawaii.

Khi Trello bắt đầu thuê nhân viên ở xa, tầm cỡ của những người mà họ có thể thuê tăng lên. Chẳng hạn, Trello đã đăng một công việc cho một nhà phát triển Android và một chuyên gia hàng đầu tình cờ sống ở Minneapolis. "Có 20 chuyên gia phát triển Google ở ​​Mỹ và hai trong số họ sống ở Minneapolis, " Pryor nói. "Không phải ai cũng muốn sống ở NYC."

Bài học: Các công ty non trẻ có thể nâng cấp tài năng của họ, trở nên toàn cầu và trông lớn hơn doanh thu của bạn với sự giúp đỡ của những người làm việc từ xa.

Bạn sẽ phải có một chiến lược làm việc từ xa ngay cả khi bạn không coi công ty của mình được phân phối. "Công việc từ xa là một phần trong cách chúng tôi làm việc ngay cả khi bạn không coi công ty của mình ở xa. Hãy nghĩ về thời gian bạn không ở trong văn phòng", Pryor, người lưu ý công ty mẹ của Trello, Atlassian ở Austin, San Francisco, nói và Sydney.

Thông thường chiến lược làm việc từ xa của bạn sẽ xuất hiện sớm. "Nếu bạn bắt đầu với hai người, việc bắt đầu công việc từ xa sẽ dễ dàng hơn", Pryor nói. "Nếu bạn đặt các thực hành công việc từ xa vào vị trí khi bắt đầu, nó sẽ dễ dàng hơn."

Bài học: Ngay cả khi bạn không có kế hoạch có nhân viên ở xa, hãy suy nghĩ cách tiếp cận sớm vì cuối cùng bạn sẽ có họ.

Truyền thông là tất cả mọi thứ cho dù văn phòng là vật lý hay kỹ thuật số. Pryor cho biết các chương trình trò chuyện có thể gần đúng một cuộc họp thực tế, nhưng không phải là hội nghị video. "Vấn đề lớn là những gì còn thiếu trong cuộc trò chuyện khi bạn ở xa", Pryor nói. Ông lưu ý các thực tiễn tốt nhất sau đây mà Trello tìm thấy thông qua thử và lỗi:

• Sử dụng giờ làm việc chung. "Bạn phải tìm ra giờ làm việc chung là gì vì bạn cần chồng chéo, " Pryor nói. "Phải có một thời gian có giao tiếp thời gian thực bởi vì không đồng bộ là khó khăn."

• Chuyển trung tâm công việc từ vị trí thực tế sang vị trí kỹ thuật số. Nếu có một cuộc họp thì đó phải là một cuộc hội thảo bằng video. Pryor sử dụng hội nghị Zoom, nhưng đã thử tất cả các dịch vụ ngoài kia. "Công nghệ đang trở nên tốt hơn và các công cụ đang có một bước tiến lớn vì có rất nhiều sự cạnh tranh trong không gian đó, " Pryor nói.

• Khi một công ty vượt ra khỏi một số ít nhân viên và mở rộng quy mô, điều quan trọng là phải tạo lại cuộc trò chuyện về nước mát sẽ xảy ra trong một không gian vật lý. "Ở một nơi thực tế, bạn thấy những người bạn không làm việc cùng. Tái tạo điều đó rất quan trọng, nhưng có thể cảm thấy khó chịu. Chúng tôi đã hợp tác với mọi người trên Zoom để một kỹ sư và nhân viên bán hàng có thể nói chuyện trong nửa giờ." Công nhân từ xa yêu thích sự sắp xếp và Trello cuối cùng đã trò chuyện video bốn người với các công nhân khác nhau vào mỗi thứ Sáu trong 20 phút.

• Có các cuộc tụ họp thể chất ít nhất hai lần một năm. Một nhóm nhỏ tất cả có thể đến với nhau một cách dễ dàng. Khi một công ty phát triển, đáng để đầu tư vào du lịch để di chuyển các nhóm đi tụ tập.

• Tạo một phòng ngoài chủ đề cho công nhân. Bạn cần một không gian để phân tách tín hiệu và tiếng ồn của công việc, nhưng tiếng ồn cũng quan trọng không kém. Cuộc trò chuyện ngoài chủ đề rất quan trọng bởi vì đó là điều sẽ xảy ra khi mọi người đi qua nhà bếp tại văn phòng.

• Phỏng vấn một nhân viên từ xa, nhưng đưa họ đến một không gian vật lý để đào tạo khi được thuê. Một nhân viên ở xa không nên có một cuộc phỏng vấn trực tiếp bởi vì đó không phải là cách anh ta hoặc cô ta sẽ làm việc một khi được thuê.

• Hãy chắc chắn rằng nhân viên từ xa của bạn ra khỏi nhà và có một không gian phục vụ như một văn phòng. Pryor lưu ý rằng công việc thể chất có các nghi thức của nó với cà phê và đi lại đặt một khởi đầu dứt khoát và kết thúc một ngày. Công nhân từ xa không có sự tách biệt cuộc sống công việc. "Bạn phải nhắc nhở bản thân phải ra ngoài và gặp gỡ những con người sống khác. Những người làm việc từ xa có thể không nói chuyện với bất cứ ai trong một tháng", Pryor nói.

Bài học: Suy nghĩ thông qua tất cả các giao tiếp công việc kỹ thuật số và từ xa để tái tạo trải nghiệm vật lý càng nhiều càng tốt.

Sử dụng công nhân từ xa để đi toàn cầu. Trello đã có thể thuê những người tài năng nói các ngôn ngữ khác nhau thông qua công việc từ xa. Sự đa dạng đó có tác động thực sự đến các sản phẩm. Chẳng hạn, nhân viên từ xa toàn cầu lưu ý rằng Trello cần một cách để xử lý các khoản thanh toán mà không cần thẻ tín dụng. Tại sao? Có nhiều thị trường không mua phần mềm qua thẻ tín dụng.

Bài học: Công việc từ xa có thể khiến bạn hiểu biết toàn cầu hơn.