Với công nghệ ngày càng đan xen với tất cả các khía cạnh của kinh doanh, CNET @ Work có thể giúp bạn - những người khởi nghiệp cho các doanh nghiệp nhỏ có ít hơn năm nhân viên - bắt đầu.

Năm năm trước, tôi đã tư vấn cho một hiệp hội tín dụng địa phương nhỏ đang tìm cách thuê ngoài phát triển trang web của mình cho một công ty chuyên nghiệp hiểu được các yếu tố của thương hiệu và thương mại lớn. Mục tiêu của liên minh tín dụng là "san bằng sân chơi" để sự hiện diện trực tuyến của nó có thể cạnh tranh thuận lợi với các trang web của các ngân hàng lớn và tổ chức tài chính.

Chúng tôi đã xem xét các trang web và các công ty tiếp thị khác nhau. Xa và xa, người thiết kế trang web và người làm thương hiệu tốt nhất là một người làm việc tự do địa phương làm việc ở nhà. Sự cạnh tranh của anh ấy: một số công ty lớn hơn có trụ sở tại Seattle - tất cả các văn phòng được bổ nhiệm hoàn chỉnh với máy pha cà phê cappuccino phục vụ cà phê tùy chỉnh cho khách hàng ghé thăm. Chúng tôi đã đến thăm các công ty này, nhưng freelancer địa phương không có văn phòng nên anh ấy đã đến với hiệp hội tín dụng.

Là một nhà tư vấn chủ yếu nhìn vào chất lượng, tôi đã khuyên khách hàng của mình rằng nhà thiết kế tự do đã làm công việc chất lượng cao nhất. Tuy nhiên, khi nói đến các yếu tố khác của RFP của liên minh tín dụng, chẳng hạn như khả năng hỗ trợ công việc trên cơ sở liên tục hoặc khả năng thanh toán tài chính dài hạn của nhà cung cấp, freelancer không cạnh tranh tốt. Cuối cùng, hiệp hội tín dụng đã chọn một hợp đồng đắt hơn nhiều từ một trong những công ty ở Seattle phục vụ cappuccino tuyệt vời và có một văn phòng trung tâm thành phố ấn tượng. "Tại sao chúng ta muốn đặt niềm tin vào một cửa hàng một con ngựa mà chúng ta thậm chí không biết sẽ có mặt vào năm tới?" Giám đốc điều hành của công ty khách hàng của tôi phàn nàn.

Bài học: Ấn tượng chuyên nghiệp được cung cấp bởi một vấn đề văn phòng vật lý.

"Điều mà nhiều công ty đang tìm kiếm là đơn giản là họ không thể chạy tốt mà không gặp mặt trực tiếp với khách hàng", Marcus Moufarrige, CEO của Servcorp, nơi cung cấp các văn phòng "ảo" toàn cầu, nói.

Không nhầm lẫn với thực tế ảo, một văn phòng ảo, theo Servcorp, cho phép các doanh nghiệp vừa và nhỏ được hưởng lợi từ các lợi thế của một địa chỉ uy tín, số điện thoại cố định và hỗ trợ nhóm mà không cần đến văn phòng chuyên dụng.

"Bạn có thể có trụ sở tại New York và điều hành một lực lượng bán hàng toàn cầu ở nhiều địa điểm với một liên lạc rất" nhẹ ", nhưng bạn vẫn cần các văn phòng vật lý và nhân viên hỗ trợ văn phòng ở những địa điểm xa xôi đó để đóng các giao dịch lớn."

Nói cách khác, khách hàng cảm thấy tốt hơn khi làm kinh doanh với một công ty có văn phòng và phòng hội nghị hấp dẫn, với một nhân viên hành chính chuyên nghiệp đứng bên cạnh để gọi điện thoại, đặt lịch hẹn - và phục vụ cappuccino, nếu cần.

Mourfarrige cho biết, các công ty nhỏ đang tìm cách khẳng định sự hiện diện toàn cầu lớn bằng cách có các văn phòng và cơ sở hấp dẫn ở các thành phố trên khắp thế giới có thể thực hiện điều này mà không cần phải chốt các hợp đồng mua hoặc thuê tòa nhà dài hạn.

Giải pháp thay thế mà các công ty của ông và các công ty khác cung cấp là văn phòng, cơ sở, công nghệ và hỗ trợ hành chính "theo yêu cầu" tại các địa điểm của Hoa Kỳ và toàn cầu nơi các công ty chỉ trả cho những gì họ cần hoặc sử dụng.

Làm thế nào nó hoạt động

Giả sử bạn là nhà cung cấp phần mềm đám mây có trụ sở tại New York, với nhân viên bán hàng từ xa có trụ sở tại Los Angeles, Chicago, Sydney, Amsterdam và Tokyo. Những nhân viên bán hàng thường ở trên đường; Khi họ không đi trên đường, tất cả họ đều có văn phòng tại nhà. Tuy nhiên, khi đến lúc nhân viên bán hàng phải thuyết trình chính hoặc kết thúc hợp đồng với một khách hàng lớn, Los Angeles, nhân viên bán hàng có thể thuê một cơ sở văn phòng với sự hỗ trợ hành chính, phòng hội thảo và công nghệ video mới nhất. Môi trường văn phòng ấn tượng nhấn mạnh đến sức mạnh và thương hiệu của công ty, và giúp niêm phong thỏa thuận.

Vì vậy, nếu bạn là một công ty nhỏ hơn mà không có sự hiện diện ấn tượng, bạn có thể thực hiện những bước nào để tận dụng gạch và vữa khi bạn cần?

Bước 1: Xác nhận giá trị kinh doanh của gạch và vữa

Nhiều doanh nghiệp bán lẻ trực tuyến khẳng định một cách tự hào rằng họ không có tham vọng đối với bất kỳ sự hiện diện nào. Nhưng đối với nhiều ngành kinh doanh khác - lập kế hoạch tài chính, kế toán, luật, bảo hiểm, bất động sản, phần mềm thương mại, khảo sát, kiến ​​trúc và xây dựng, và chăm sóc sức khỏe, chỉ cần nêu một vài - một văn phòng ảo có thể là một đối thủ thực sự lợi thế.

L. Blake Harvey, chủ tịch của một công ty quan hệ công chúng có trụ sở tại New York, nhận thấy nhiều lợi ích cho sự hiện diện của văn phòng ảo: "Tôi đã sử dụng các giải pháp văn phòng ảo và chúng rất quan trọng để giúp xây dựng một nền tảng vững chắc hơn cho công ty". Harvey nói. "Nó cho tôi cơ hội làm việc với khách hàng và đối tác một cách tự tin, biết rằng số điện thoại địa phương chuyên dụng của tôi luôn được phục vụ và thư của tôi được xử lý một cách chuyên nghiệp. Truy cập vào không gian văn phòng và phòng hội thảo hàng giờ cho tôi thêm lợi thế để có thể cạnh tranh với các đối tác trong ngành của tôi với mức giá hợp lý cho doanh nghiệp của tôi. Đội ngũ trợ lý điều hành và nhân viên sàn chuyên nghiệp giúp tôi giao phó các nhiệm vụ phù hợp, chắc chắn sẽ giải phóng nhiều thời gian hơn để xây dựng doanh nghiệp. "

Bước 2: Bạn nên tìm dịch vụ nào?

Tối thiểu, các văn phòng ảo nên cung cấp môi trường xung quanh hấp dẫn trong đó nhân viên bán hàng tại chỗ của bạn có thể gặp gỡ khách hàng. Các cơ sở văn phòng vật lý này có thể bao gồm văn phòng, phòng họp hội nghị, phòng vệ sinh, khu vực nhà bếp - nếu cà phê và / hoặc giải khát được mang vào hoặc chuẩn bị - và khu vực tiếp tân nơi nhân viên hành chính đến cơ sở chào đón khách hàng của bạn Tên công ty. Một lớp thứ hai trên cơ sở vật chất là công nghệ hỗ trợ. Điều này có thể bao gồm từ các dịch vụ điện thoại và Internet tốc độ cao, đến hội nghị video và công nghệ hỗ trợ khác để trình bày sản phẩm và trình diễn.

"Là một công ty tư vấn công nghệ, sứ mệnh của Chủ tịch là hỗ trợ khách hàng của chúng tôi bằng cách cung cấp dịch vụ tư vấn công nghệ đẳng cấp thế giới và hỗ trợ khách hàng tuyệt vời", Jordan Hamad, CEO nói. "Bằng cách sử dụng các văn phòng ảo, chúng tôi có thể đảm bảo rằng điện thoại luôn được trả lời một cách chuyên nghiệp và chúng tôi luôn có một không gian đáng tin cậy, chuyên nghiệp và được bổ nhiệm để chúng tôi có thể lưu trữ khách hàng của mình. Điều này cho phép chúng tôi tập trung vào việc vận hành một không gian vật lý, nhưng những gì chúng tôi làm tốt nhất - giải quyết một số thách thức công nghệ khó khăn nhất mà khách hàng của chúng tôi phải đối mặt. "

Bước 3: Đừng quên hàng hóa

Một cơ sở văn phòng ảo phải được trang bị và bổ nhiệm độc đáo - và một số điều này sẽ tùy thuộc vào bạn. Bạn sẽ muốn mang một số thương hiệu của riêng bạn (bảng hiệu công ty, v.v.) vào cơ sở để xác định nó là một phần của công ty bạn. Đầu tư vào các bảng hiệu chất lượng cao (nghĩa là không chỉ treo một bảng hiệu tạm thời) và nội thất văn phòng. Tìm kiếm sự giúp đỡ trang trí chuyên nghiệp nếu bạn cần nó.

Bước 4: Đối thoại với lực lượng bán hàng của bạn

Nếu bạn nghiêm túc sử dụng văn phòng tại nhà cho lực lượng bán hàng của mình ngay hôm nay và bạn muốn kết hợp văn phòng ảo, lực lượng bán hàng của bạn cần được biết về thời điểm và cách sử dụng chúng. Một tình huống có thể xảy ra: Giáo dục họ chỉ sử dụng một cơ sở ảo khi họ cần trình bày chính cho khách hàng. Trong công việc bình thường, hàng ngày, họ sẽ tiếp tục làm việc chủ yếu trong lĩnh vực này, sử dụng văn phòng tại nhà của họ. Trong các trường hợp khác, có thể có ý nghĩa hơn để có được nhân viên bán hàng của bạn không gian văn phòng ảo thường xuyên.

Trong mọi trường hợp, điều quan trọng là phải cho lực lượng bán hàng của bạn biết chính xác trong những trường hợp bạn muốn sử dụng bất động sản ảo. Nó cũng quan trọng để có được lực lượng bán hàng của bạn tham gia vào quá trình. Yêu cầu họ truy cập vào một trang web văn phòng ảo tiềm năng trước khi bạn tham gia bất kỳ thỏa thuận nào. Nhận phản hồi của họ, trước, về việc họ xem xét một văn phòng ảo cần thiết trong địa điểm của họ. Cuối cùng, điều quan trọng là cá nhân bạn xem trước các cơ sở này. "Chúng tôi đã sử dụng các văn phòng ảo toàn cầu trong nhiều năm và tôi luôn coi việc đến thăm các văn phòng này theo định kỳ", Mourfarige nói.

Điểm mấu chốt: Các doanh nhân và chủ doanh nghiệp nhỏ hiện có các lựa chọn thay thế linh hoạt và giá cả phải chăng để thể hiện sự hiện diện thực tế tại các thị trường quan trọng trên thế giới.

Emin Tatosian, đồng sáng lập công ty khởi nghiệp fintech FastFin nói, "đó là một văn phòng dựa trên đám mây, một nguồn lực đàn hồi cho chúng tôi. Chúng tôi có thể mở rộng và ký hợp đồng khi có nhu cầu."