Bất cứ khi nào hai hoặc nhiều người làm việc trên cùng một tài liệu Microsoft Word, chắc chắn sẽ có xung đột định dạng. Điều này đặc biệt đúng trong các tổ chức cố gắng áp dụng các quy ước kiểu số ít. Hầu hết chúng ta đều dựa vào chuột để thực hiện thay đổi định dạng trong Word, nhưng chúng ta có thể định dạng lại các tài liệu Word một cách dễ dàng bằng cách sử dụng một số phím tắt khó hiểu hơn của chương trình.

Trở lại năm 2008, tôi đã mô tả cách sao chép và dán chỉ định dạng của một đoạn văn, không phải văn bản của nó. Trang WordTips của Allen Wyatt cung cấp một danh sách tuyệt vời các phím tắt để thay đổi khoảng cách của đoạn văn (Ctrl + 1 cho không gian đơn, Ctrl + 2 cho không gian kép), căn chỉnh (Ctrl + L căn trái, Ctrl + R phải, Ctrl + E căn giữa, Ctrl + J hợp lý) và thụt lề (Ctrl + M một không gian tab, Shift + Ctrl + M trừ đi một không gian tab). Bạn thậm chí có thể áp dụng thụt lề bằng cách nhấn Ctrl + T hoặc xóa nó bằng cách nhấn Shift + Ctrl + T.

Giữ danh sách tổ hợp phím của bạn tiện dụng

Chỉ cần những gì bạn cần, thêm một tá tổ hợp phím để cố nhớ. Khoảng hai năm trước, tôi đã giải thích cách tạo một tệp văn bản dễ mở liệt kê tất cả các phím tắt mà bạn có thể cần. Sự bổ sung gần đây nhất vào tệp tests.txt của tôi là danh sách các lệnh gõ phím của Microsoft cho Word 2002, 2003 và 2007.

Các phím tắt định dạng Word phổ biến bao gồm Shift + Enter để thêm ngắt dòng, Ctrl + Enter để thêm ngắt trang và Shift + Ctrl + Spacebar để thêm khoảng trắng không ngắt. Dưới đây là một số tổ hợp phím tắt khó hiểu hơn để định dạng tài liệu Word:

Đăng ký - Ctrl + =

Siêu ký tự - Ctrl + Shift + =

Chuyển đổi dấu hiệu sửa đổi - Ctrl + Shift + E

Tách cửa sổ tài liệu - Alt + Ctrl + S

Xóa cửa sổ chia - Alt + Shift + C

Thêm trường ngày - Alt + Shift + D

Áp dụng kiểu Bình thường - Ctrl + Shift + N

Áp dụng danh sách dấu đầu dòng - Ctrl + Shift + L

Áp dụng Tiêu đề 1 - Alt + Ctrl + 1

Áp dụng Tiêu đề 2 - Alt + Ctrl + 2

Áp dụng các chữ hoa nhỏ - Ctrl + Shift + K

Thậm chí nhiều thủ thuật tắt MS Word

Microsoft đưa ra lộ trình bàn phím tới thanh công cụ, bảng tác vụ, menu và hộp thoại trên Word 2003 Help & How-to Site. Bạn cũng có thể tạo lối tắt bàn phím chạy lệnh Word, như được mô tả trên trang Danh mục năng suất. Và để biết đâu là danh sách phím tắt cuối cùng cho tất cả các chương trình và hệ điều hành, hãy xem Bảng phím tắt của Wikipedia.