Công ty tôi làm việc dựa vào các mẫu Microsoft Word để tạo tất cả các loại tài liệu, từ các chữ cái một trang đến các báo cáo dài hàng trăm trang. Các mẫu cho phép chúng tôi đảm bảo tất cả các tài liệu chúng tôi gửi cho khách hàng và đối tác chia sẻ giao diện tương tự.

Một trong những mẫu được sử dụng nhiều nhất trong bộ sưu tập của chúng tôi là một chữ cái nhiều chữ hiển thị ngày trên đầu trang đầu tiên, ngay dưới logo công ty, cũng như trong tiêu đề của các trang tiếp theo. Thật không may, các bức thư thường được soạn vài ngày trước khi chúng được gửi và ngày gửi thường thay đổi. Ngoài ra, các thư đôi khi được gửi vào các ngày khác với ngày "đã gửi" chính thức. Đó là lý do tại sao chúng ta không thể thêm một trường vào các chữ cái hiển thị ngày hiện tại.

Mặc dù các tác giả thường nhớ thay đổi ngày trên trang đầu tiên của bức thư, họ hầu như luôn quên thực hiện thay đổi tương tự với ngày trong tiêu đề của các trang tiếp theo. Giải pháp là thêm một trường mẫu văn bản vào trang đầu tiên của bức thư mà các tác giả sử dụng để nhập ngày gửi thư và sau đó đặt tham chiếu chéo đến trường văn bản trong tiêu đề của các trang tiếp theo.

Các trường mẫu từ giúp dễ dàng lặp lại văn bản

Việc nhập văn bản một lần thực sự dễ dàng hơn và nó lặp lại ở những nơi khác trong các tài liệu Word 2003 so với việc thực hiện điều tương tự trong Word 2007 và 2010. Điều đó là do Microsoft làm cho việc truy cập nút trường văn bản trong các phiên bản gần đây khó khăn hơn Lời. Tất cả trong tên của công thái học, tôi chắc chắn.

Trong Word 2003, mở mẫu bạn muốn thêm văn bản lặp lại vào. Đảm bảo thanh công cụ Biểu mẫu hiển thị bằng cách nhấp vào Xem> Thanh công cụ> Biểu mẫu. Tiếp theo, đặt con trỏ ở nơi bạn muốn văn bản lặp lại xuất hiện và chọn nút trường mẫu văn bản trên thanh công cụ Biểu mẫu. (Đó là nút "ab" ở phía bên trái của thanh công cụ.)

Một hộp màu xám xuất hiện với năm vòng tròn nhỏ cạnh nhau. Nhấp vào hộp để thêm văn bản mô tả ngắn, chẳng hạn như "Nhập ngày gửi." Bấm đúp vào hộp để mở hộp thoại Tùy chọn trường mẫu văn bản. Những người sử dụng mẫu sẽ nhập văn bản họ muốn lặp lại vào hộp "Văn bản mặc định". Hiện tại, hãy để trống trường đó, nhưng nhập một chuỗi văn bản mô tả ngắn vào trường Dấu trang ở dưới cùng bên trái của hộp thoại (không cho phép dấu cách hoặc dấu chấm câu). Khi bạn đã hoàn tất, nhấp OK để đóng hộp thoại và quay lại mẫu.

Để có bất kỳ văn bản nào mà các tác giả nhập vào trường mẫu văn bản xuất hiện ở nơi khác trong tài liệu, hãy thêm một tham chiếu chéo vào trường bất cứ nơi nào bạn muốn văn bản lặp lại xuất hiện. Như tôi đã giải thích ở trên, công ty tôi làm việc cần ngày mà các tác giả nhập vào trang đầu tiên để xuất hiện trong tiêu đề của trang thứ hai và tất cả các trang tiếp theo của tài liệu.

Bước đầu tiên trong việc thêm một tham chiếu chéo như vậy là tạo một ngắt phần để ngăn thông tin tiêu đề xuất hiện trên trang đầu tiên của tài liệu. Đặt con trỏ ở cuối trang đầu tiên, nhấp vào Chèn> Ngắt và chọn Trang tiếp theo bên dưới Dấu ngắt. Nhấp đúp vào tiêu đề của trang thứ hai và bỏ chọn Liên kết đến Trước đó. Thẻ giống như trước đó sẽ biến mất.

Tiếp theo, nhấp vào tiêu đề nơi bạn muốn văn bản lặp lại xuất hiện và chọn Chèn> Tham chiếu> Tham chiếu chéo. Trong hộp thoại Tham chiếu chéo, chọn Đánh dấu trong menu thả xuống Loại tham chiếu và chọn dấu trang bạn vừa tạo từ danh sách dấu trang xuất hiện gần cuối cửa sổ.

Khi họ sử dụng mẫu để tạo tài liệu, bất kỳ tác giả văn bản nào nhập vào trường mẫu văn bản trên trang đầu tiên sẽ xuất hiện trong tiêu đề của trang thứ hai và trang tiếp theo (hoặc bất cứ nơi nào bạn đặt tham chiếu chéo). Tác giả chỉ cần bấm đúp vào trường văn bản để mở hộp thoại Tùy chọn trường mẫu văn bản, nhập văn bản họ muốn lặp lại vào hộp "Văn bản mặc định" và bấm OK.

Sau khi họ lưu và mở lại tài liệu, văn bản đó sẽ xuất hiện trong hộp văn bản cũng như tất cả các vị trí được đánh dấu trong tài liệu. Để xem văn bản trông như thế nào ngay lập tức, hãy sử dụng tùy chọn Print Preview mà không thực sự in tệp.

Lặp lại văn bản tự động là khó khăn hơn trong Word 2007 và 2010

Tôi hoàn toàn mong đợi quá trình thêm các tham chiếu chéo như vậy sẽ dễ dàng hơn trong các phiên bản Word mới hơn, nhưng thực sự cần một số bước được thêm vào trong Word 2007 và 2010. Trước tiên, bạn phải đảm bảo dải băng Nhà phát triển hiển thị; Nó được ẩn theo mặc định. Để bỏ ẩn nó, bấm vào Tệp> Tùy chọn> Tùy chỉnh ruy-băng và kiểm tra Nhà phát triển trong Tab chính ở bên phải của cửa sổ Tùy chọn Word.

Khi ruy-băng Nhà phát triển được bật, hãy chọn nó và chọn nút Công cụ kế thừa trong phần Điều khiển của ruy-băng. Trong hộp thả xuống xuất hiện, chọn biểu tượng Trường mẫu văn bản ở phía xa bên trái của hàng trên cùng. Từ thời điểm này, các bước để thêm trường văn bản được đánh dấu và tham chiếu chéo gần giống với các bước được mô tả ở trên cho Word 2003.

Lưu ý rằng trường văn bản và tham chiếu chéo trông khác nhau trong mẫu Word 2007 và 2010 so với mẫu Word 2003. Ngoài ra, bạn tạo ngắt phần trong hai phiên bản Word mới hơn (để ngăn văn bản lặp lại xuất hiện trong tiêu đề của trang đầu tiên của tài liệu) bằng cách nhấp vào ruy-băng Bố cục trang, chọn Dấu ngắt và chọn Trang tiếp theo trong Dấu ngắt phần.