Rất ít tài nguyên kinh doanh có giá trị như danh sách liên lạc của bạn. Không có gì lạ khi các công ty như Đường dẫn của nhà cung cấp ứng dụng Twitter và iPad đang cố gắng tiếp cận với các liên hệ của khách hàng - với hoặc không có sự cho phép rõ ràng của họ.

Nhưng câu chuyện liên quan

• Hợp nhất danh bạ Gmail và iPhone của bạn
• Đồng bộ hóa danh bạ và lịch giữa Outlook, Gmail và iPhone
• Đồng bộ hóa danh bạ giữa Thunderbird, Google
• Tự động đồng bộ hóa danh bạ Gmail và Outlook
• Tiện ích hợp nhất các liên hệ Outlook trùng lặp

Danh bạ giống như những con thỏ: chúng có xu hướng nhân lên bất cứ khi nào chúng gặp nhau.

Trong năm qua, danh sách liên hệ Gmail của tôi đã tăng 50%, chưa kể nhiều cập nhật và thay đổi đối với các mục hiện có. Các chương trình đồng bộ hóa liên hệ hứa hẹn sẽ cập nhật thông tin trong nhiều sổ địa chỉ, nhưng các chương trình tôi đã thử tạo ra rất nhiều bản ghi trùng lặp sẽ gây rắc rối nhiều hơn giá trị.

Bạn có thể tiết kiệm thời gian trong thời gian dài bằng cách thực hiện các thao tác chạm thủ công vào một danh sách liên lạc chính duy nhất và sau đó xuất sổ địa chỉ cập nhật sang các thiết bị khác của bạn. Bắt đầu bằng cách dọn dẹp danh bạ trong Gmail hoặc Outlook trước khi bạn nhập danh sách vào iPad, iPhone hoặc sổ địa chỉ trực tuyến.

Xóa các bản sao, làm mới các liên hệ lỗi thời trong Gmail và Outlook

Trang web hỗ trợ Microsoft Office mô tả các tùy chọn của bạn để xử lý các bản ghi trùng lặp khi bạn nhập danh sách liên hệ vào Outlook. Khi các bản sao có trong danh sách, bạn phải xóa chúng theo cách thủ công bằng cách sắp xếp chúng theo tên, địa chỉ e-mail hoặc trường khác, Ctrl-chọn các bản sao và nhấn Xóa.

Gmail tự động loại bỏ liên hệ trùng lặp. Nhấp vào Khác trong cửa sổ Danh bạ và chọn Tìm & hợp nhất các mục trùng lặp. Một cửa sổ bật lên liệt kê các bản sao. Nhấp vào nút Hợp nhất để Gmail kết hợp thông tin trong các bản sao thành các mục duy nhất cho mỗi tên hoặc địa chỉ email. Tùy thuộc vào số lượng và nội dung của các liên hệ, các bản ghi kết quả có thể lặp lại cùng một thông tin trong nhiều trường.

Khi tôi chạy công cụ xóa mục nhập trùng lặp của Gmail, danh sách liên hệ của tôi đã bị cắt giảm một nửa xuống còn 625 mục. Mất khoảng nửa giờ để xóa thủ công các bản sao còn lại và xóa các mục mồ côi. Danh sách sau đó lơ lửng khoảng 600 địa chỉ. Tôi đã dành thêm 30 phút để cập nhật thông tin với các số điện thoại và địa chỉ mới và đã thay đổi từ iPhone của mình, đây là nơi mà hầu hết các thay đổi được ghi lại trước tiên.

Cuối cùng, nhấp vào Thêm> Xuất, chọn nhóm bạn muốn xuất trong danh sách thả xuống ở đầu cửa sổ, chọn một trong ba định dạng xuất (Google, Outlook hoặc VCard cho sổ địa chỉ Apple và các ứng dụng khác), và bấm Xuất.

Như tôi đã đề cập ở trên, Outlook thiếu một cách tự động để xóa các bản ghi trùng lặp, mặc dù các tiện ích bổ sung như Công cụ xóa các mục trùng lặp Outlook miễn phí hứa hẹn sẽ thực hiện công việc. (Tôi đã viết về ODIR trong một bài đăng từ tháng 6 năm 2008)

Bạn có thể sẽ mất nhiều thời gian và công sức hơn để tải xuống và cài đặt một tiện ích bổ sung hơn là bạn chỉ cần xóa các liên hệ Outlook trùng lặp bằng tay bằng cách sử dụng phương pháp sắp xếp và nhấp chuột Ctrl. Sau đó cập nhật danh bạ với các mục mới và thay đổi thông tin từ điện thoại của bạn hoặc bất cứ nơi nào bạn ghi lại số và địa chỉ mới khi bạn tìm hiểu về chúng.

Để xuất danh bạ của Outlook, bấm vào Tệp> Nhập và Xuất và bước qua trình hướng dẫn, như được mô tả trên trang web hỗ trợ của Microsoft.

Di chuyển danh sách liên lạc mới của bạn sang iPhone hoặc iPad qua iTunes

Để thêm danh bạ được xuất từ ​​Outlook hoặc Gmail sang iPhone hoặc iPad, hãy kết nối thiết bị với PC hoặc Mac, mở iTunes, chọn thiết bị ở khung bên trái và nhấp vào tab Thông tin. Các tùy chọn trong Danh bạ đồng bộ danh bạ cho phép bạn đồng bộ hóa một số hoặc tất cả các liên hệ với Google hoặc Yahoo. Bên dưới Nâng cao ở cuối màn hình là một tùy chọn để thay thế danh bạ trên thiết bị bằng danh sách từ máy tính.

Việc thay thế danh bạ iPhone / iPad bằng phiên bản sạch trên PC hoặc Mac sẽ tránh các bản sao mà cuối cùng là do đồng bộ hóa các danh sách khác nhau - ít nhất là hầu hết các bản sao. Khi thử nghiệm tính năng này, tôi thấy rằng luôn có một hoặc hai bản ghi trên iPad hoặc iPhone so với trong danh sách ban đầu.

Nếu bạn có tài khoản iCloud, bạn có thể đặt iPhone hoặc iPad để đồng bộ hóa danh bạ với các dịch vụ đó thông qua các tùy chọn Cài đặt của thiết bị. Chọn Thư, Danh bạ, Lịch và chọn Thêm Tài khoản. Chọn iCloud, nhập thông tin tài khoản và bước qua trình hướng dẫn đăng ký. Chọn các dịch vụ bạn muốn kích hoạt (bao gồm Danh bạ) và nhấn Lưu.

Tôi không thể đạt được mục tiêu của mình là có danh sách liên lạc giống hệt nhau trong Gmail, Outlook, sổ địa chỉ máy Mac, iPhone và iPad của tôi, nhưng tôi đã đến khá gần: khi tôi hoàn thành việc dọn dẹp, xuất khẩu và nhập khẩu, năm kho lưu trữ mỗi kho có từ 597 đến 605 mục. Đó là những con số tôi có thể sống cùng.