Microsoft Word được cho là ứng dụng kinh doanh được sử dụng rộng rãi nhất trên thế giới, tuy nhiên rất ít người dùng Word nghĩ hai lần về định dạng tài liệu của họ. Mọi người có thể thay đổi kích thước và kiểu phông chữ mặc định của Word hoặc chuyển đổi giữa một không gian hoặc không gian kép giữa các dòng, nhưng đó là về nó. Nếu bạn muốn một cách đơn giản để truyền đạt thông điệp của mình hiệu quả hơn mà không cần nhìn hào nhoáng, hãy thử các chỉnh sửa định dạng Word đơn giản này.

Đầu tiên, một lời cảnh báo: gần như bất kỳ tài liệu nào cũng có thể được hưởng lợi từ một chút định dạng sáng tạo, nhưng nó có thể dễ dàng làm quá mức các hiệu ứng. Hãy nhớ rằng, mục tiêu là để truyền tải thông điệp của bạn một cách rõ ràng và ngắn gọn nhất có thể: đừng để sự nóng bỏng cản trở món bít tết. Tuy nhiên, các hiệu ứng nhỏ - được áp dụng phù hợp - có thể có tác động lớn đến khán giả của bạn.

Những kỹ thuật này sẽ giúp làm sinh động các tài liệu Word của bạn.

Làm nổi bật văn bản với các cột, viền và tô bóng

Khi nhấn mạnh, người dùng Word biết ba phương pháp: in đậm, in nghiêng và gạch chân (hy vọng không phải cùng một lúc). Nhưng việc lạm dụng bất kỳ hoặc tất cả các kỹ thuật thu hút sự chú ý này có thể có tác dụng ngược lại: thông điệp của bạn bị lạc trong mớ bòng bong của các phương pháp điều trị văn bản.

Báo và tạp chí sử dụng chú thích văn bản để làm nổi bật các câu và cụm từ quan trọng. Một cách đơn giản để thêm hiệu ứng giống như chú thích trong tài liệu Word là bằng cách thụt vào phần văn bản quan trọng, thêm đường viền đơn giản hoặc tô bóng và cho các lựa chọn dài hơn, sử dụng bố cục hai cột.

Bắt đầu bằng cách chọn văn bản chú thích và nhấn Tab để thụt lề. Kéo thủ công các điểm đánh dấu tab bên trái và bên phải trên thước ở đầu cửa sổ chính để điều chỉnh lề trái và phải của văn bản được tô sáng. (Nhấp vào Xem> Thước nếu nó không hiển thị.)

Một tùy chọn khác là sử dụng các nút Tăng thụt lề, nằm trong phần Đoạn của ruy-băng Trang chủ trong Word 2010 và 2007 và trên thanh công cụ Định dạng trong Word 2003. Bạn cũng có thể muốn căn giữa lựa chọn bằng cách nhấn Ctrl + E hoặc bằng cách chọn biểu tượng Trung tâm trong phần Đoạn văn của ruy-băng Bố cục Trang (Word 2010 và 2007) hoặc trên thanh công cụ Định dạng (Word 2003).

Như tôi đã đề cập ở trên, cách đơn giản nhất để làm cho văn bản nổi bật là nhấn Ctrl + B để làm cho nó đậm. Thêm tác động khác bằng cách áp dụng đường viền cho văn bản chú thích: trong Word 2010 và 2007, nhấp vào Biên giới trang trong phần Nền trang của dải băng Bố cục trang; trong Word 2003, chọn Định dạng> Biên giới trang. Trong hộp thoại Biên giới và tô bóng, bấm vào tab Biên giới và chọn kiểu dáng, màu sắc và độ rộng đường.

Trong khu vực Xem trước ở phía bên phải của tab Biên giới, chọn các vị trí trong chú thích bạn muốn thêm viền hoặc sử dụng các nút ở phía bên trái của khu vực xem trước. Nhấp vào nút Tùy chọn để điều chỉnh vị trí của các đường viền trong văn bản bạn đã chọn.

Để thêm nền cho văn bản chú thích, nhấp vào tab Shading, chọn Đoạn trong menu thả xuống Áp dụng cho bên phải, chọn màu trong hộp thả xuống Điền bên trái và chọn mức độ trong suốt hoặc mẫu trên menu thả xuống Kiểu.

Một tùy chọn định dạng khác để làm nổi bật các đoạn dài hơn là chuyển sang hai cột. Trong Word 2010 và 2007, bấm Cột trong hộp Cài đặt Trang của ruy-băng Bố cục Trang. Trong Word 2003, nhấp vào biểu tượng Cột trên thanh công cụ chuẩn hoặc chọn Định dạng> Cột. Chọn tùy chọn hai cột.

Áp dụng hiệu ứng đóng hộp cho hình ảnh trong Word 2010

Các tùy chọn chỉnh sửa hình ảnh ít ỏi được tích hợp trong Word đã được tăng cường trong Word 2010 bằng cách bổ sung Hiệu ứng nghệ thuật. Các hiệu ứng prefab sẽ không khiến các nhiếp ảnh gia chuyên nghiệp bỏ bảng màu Photoshop tùy chỉnh của họ, nhưng đối với chúng tôi là những người nghiệp dư, hiệu ứng hình ảnh chỉ bằng một cú nhấp chuột có thể nhanh chóng tạo ra một tài liệu buồn tẻ.

Trong tay sai, hiệu ứng hình ảnh đóng hộp có thể khiến tài liệu Word không thể đọc được, nhưng với một chút thận trọng, các hiệu ứng có thể giúp bạn đưa ra quan điểm của mình bằng cách làm cho tài liệu Word của bạn trở nên lấp lánh.

Để áp dụng hiệu ứng cho hình ảnh trong Word 2010 và 2007, chọn hình ảnh để mở ruy-băng Công cụ hình ảnh. Các tùy chọn Kiểu Ảnh trên ruy-băng Công cụ Ảnh cho phép bạn thêm 3D và các hiệu ứng khác, thay đổi hình dạng và bố cục của hình ảnh và áp dụng các đường viền. Giữ con trỏ trên hiệu ứng để xem trước nó trong tài liệu của bạn.

Trong Word 2010, bấm Hiệu ứng nghệ thuật trong phần Điều chỉnh của ruy-băng Công cụ hình ảnh và giữ con trỏ trên một trong các hiệu ứng 20 hoặc hơn để xem trước nó. Chọn nút Tùy chọn Hiệu ứng Nghệ thuật ở cuối cửa sổ bật lên hiệu ứng để tinh chỉnh hiệu ứng bạn đã chọn.

Để truy cập các tùy chọn định dạng hình ảnh trong Word 2003, bấm chuột phải vào hình ảnh và chọn Hiển thị Thanh công cụ Hình ảnh hoặc bấm Xem> Thanh công cụ> Hình ảnh. Không có nhiều cách thức hiệu ứng có sẵn trên Thanh công cụ Hình ảnh Word 2003, nhưng bạn có thể điều chỉnh màu sắc, độ tương phản và độ sáng của hình ảnh.

Các tùy chọn khác cho phép bạn xoay hình ảnh, nén nó, cắt nó hoặc thêm đường viền. (Lưu ý rằng tất cả các tính năng chỉnh sửa hình ảnh này đã được nâng cao trong Word 2010 và 2007, bao gồm khả năng xem trước các hiệu ứng trước khi áp dụng chúng cho hình ảnh.)

Truy cập trang web Trợ giúp & Hướng dẫn của Microsoft Word 2003 để biết thêm thông tin về cách làm việc với đồ họa trong phiên bản đó hoặc các trang web trợ giúp tương đương của Microsoft để định dạng hình ảnh trong Word 2010 và trong Word 2007.

Trang web Trợ giúp & Hướng dẫn Microsoft Word cung cấp thêm thông tin về các tính năng SmartArt của Word 2010. Trang web cũng cung cấp hàng trăm hình ảnh, video và tệp âm thanh miễn phí bản quyền.

Chuyển đổi hình ảnh thành nền Word

Một mẹo định dạng khác có thể nâng cao tài liệu Word buồn tẻ - khi được áp dụng một cách tinh tế - là sử dụng hình ảnh làm nền cho văn bản. Trong phần Nền trang của ruy-băng Bố cục trang là các tùy chọn để thêm hình mờ hoặc màu nền cho trang. Trong hộp thả xuống Màu trang là một tùy chọn cho Hiệu ứng tô màu cho phép bạn áp dụng và tùy chỉnh độ dốc, kết cấu, mẫu hoặc hình ảnh cho nền trang.

Bạn chỉ có thể tô màu nền cho một phần của trang bằng cách chọn Nền trang> Tạo bóng và thực hiện lựa chọn của bạn.

Để áp dụng nền trong Word 2003, bấm Định dạng> Nền và chọn màu hoặc chọn Hiệu ứng tô màu để truy cập các tùy chọn để thêm độ dốc nền, kết cấu, mẫu hoặc hình ảnh.

Đặt văn bản lên trên hình ảnh trong Word 2010 và 2007 bằng cách bấm chuột phải vào hình ảnh và chọn Gửi để quay lại> Gửi phía sau văn bản; trong Word 2003, bấm vào biểu tượng Bao bọc văn bản (biểu tượng có hình con chó) trên thanh công cụ Ảnh và chọn Phía sau Văn bản. Định vị lại hình ảnh phía sau văn bản bằng cách tô sáng hình ảnh và sử dụng các phím mũi tên để di chuyển nó lên, xuống, sang trái hoặc phải hoặc sử dụng chuột để kéo hình ảnh vào vị trí.