Thành thật với chính mình. Làm thế nào thường xuyên bạn chỉ làm một điều tại một thời điểm?

Bạn có kiểm tra e-mail trên điện thoại của bạn trong các cuộc họp không? Bạn có đột nhiên thấy mình kiểm tra Facebook và Twitter thay vì bắt kịp công việc không?

Ngay cả bây giờ, trong khi tôi cố gắng hết sức để viết tác phẩm này bằng cách giao toàn bộ nhiệm vụ, bộ não của tôi cầu xin tôi kiểm tra Facebook, làm mới hộp thư đến, kiểm tra Twitter @mentions của tôi và trả lời tin nhắn văn bản mà tôi không thực sự muốn để trả lời

Bộ não của bạn hoạt động như thế nào chống lại bạn

Mặc dù một số người tự tin rằng họ là người đa nhiệm hoàn toàn tốt, nhưng bạn có nhiều khả năng hoàn thành một nhiệm vụ nếu bạn cam kết thực hiện một việc tại một thời điểm.

Tuy nhiên, sự tập trung không phải là vấn đề duy nhất - đấu tranh để hoàn thành các nhiệm vụ một cách triệt để và đúng hạn thường có thể được quy cho một thứ mà hầu hết mọi người có thể liên quan đến: sự trì hoãn.

Theo một nghiên cứu 10 năm được công bố gần đây của một giáo sư tại Trường Kinh doanh Haskayne, sự mất tập trung, không thích nhiệm vụ và tính bốc đồng là tất cả các yếu tố dự báo chính của sự trì hoãn.

Âm thanh gia đình? Thủ phạm là một người bạn thân của bạn - nó được gọi là Internet.

Những người làm nhiều công việc tại bàn và trên máy tính luôn phải đối mặt với sự thôi thúc muốn thoát khỏi các nhiệm vụ liên quan đến công việc và chạy trốn đến một thế giới đầy màu sắc của video YouTube, tin tức thời gian thực, câu lạc bộ xã hội và bất kỳ hoạt động nào khác cung cấp hạnh phúc ngay lập tức đối với các nhiệm vụ tiêu cực tương đương đang cầu xin được hoàn thành.

Vấn đề là, bạn hoàn toàn nhận thức được rằng sẽ có lợi nhất cho bạn khi kiểm tra mục đó khỏi danh sách việc cần làm của bạn ngay lập tức, nhưng bạn vẫn không bắt đầu.

Giây, phút, giờ trôi qua cho đến khi đồng hồ điểm hai và bạn vẫn chưa hoàn thành một nhiệm vụ. Và nó không chỉ hoạt động - các công việc gia đình, việc vặt và các dự án phụ cũng bị ảnh hưởng từ những thói quen không lành mạnh này.

Laura Shin của Lifehacker gần đây đã đề cập đến chủ đề này và giảng về logic mà không ai trong chúng ta muốn nghe:

"... khi chúng ta nhìn vào những người có khả năng 'làm nhiều hơn' chúng ta, thường là vì họ quản lý thời gian của họ tốt hơn. Một trong những thách thức lớn nhất của chúng ta khi tận dụng thời gian: Chúng ta thực sự không biết chúng ta tiêu nó như thế nào. "

Cách tiếp cận ba bước để có năng suất cao hơn

Đơn giản chỉ cần quyết định quản lý thời gian của bạn tốt hơn là không đủ. Như được phát hiện, một nhóm tốt trong chúng ta có dây để thực hiện các nhiệm vụ - bao gồm cả nhiệm vụ quản lý thời gian hiệu quả hơn.

Phương pháp tốt nhất để dành thời gian hiệu quả hơn có thể được chia thành phương pháp ba hướng giúp chống lại một số vấn đề liên quan đến đa nhiệm và trì hoãn không lành mạnh: quản lý công việc, tập trung và sử dụng thời gian một cách có tâm.

Bước 1: Sử dụng danh sách việc cần làm đúng cách

Có vô số lời khuyên về cách "đúng" để tạo và quản lý danh sách việc cần làm. Các hệ thống này - có thể đơn giản như một ghi chú dán hoặc phức tạp như phương pháp "GTD" - không bao giờ là một viên đạn ma thuật, nhưng nhiều hệ thống thường dựa trên cùng các nguyên tắc:

Viết nó xuống. Hãy cụ thể. Công nhận (và đôi khi, phần thưởng) thành công.

Vấn đề duy nhất là đôi khi, chúng ta bị cuốn vào việc soạn các danh sách việc cần làm, thậm chí hoạt động đó trở thành một cách để trì hoãn.

Wunderlist (Mac, iOS và Android) là một ứng dụng danh sách việc cần làm được thiết kế tốt, cho phép bạn đạt được tất cả những điều trên mà không cần đến dấu vết giấy.

Khi một nhiệm vụ được nhập, bạn cũng sẽ được yêu cầu bao gồm các nhiệm vụ. Sử dụng các nhiệm vụ này như các mục hành động. Vì vậy, ví dụ, nếu mục chính của bạn là "làm cho ngôi nhà không tì vết", thì các phần phụ của bạn có thể bao gồm "sàn lau nhà", "thay đổi tờ" và "cất bát đĩa".

Bằng cách phác thảo hành động cụ thể bạn cần hoàn thành để hoàn thành một nhiệm vụ, bạn có nhiều khả năng thực hiện nó.

Khi bạn hoàn thành các nhiệm vụ này, hãy kiểm tra chúng trong Wunderlist, cho đến khi cuối cùng bạn có thể bỏ qua nhiệm vụ chính. Khi tất cả đã nói và hoàn thành, ứng dụng sẽ lưu trữ thành công của bạn, cho phép bạn thừa nhận thành công của mình trong nháy mắt.

Bước 2: Thời gian mỗi nhiệm vụ

Mất bao lâu để bạn dọn dẹp hộp thư đến vào buổi sáng hoặc viết đề xuất đó? Nếu bạn là một trong số nhiều người cho phép các mục danh sách việc cần làm để cạnh tranh với những phiền nhiễu, bạn có thể lãng phí hàng giờ năng suất.

Để chống lại những thói quen này, hãy theo dõi lượng thời gian bạn dành cho mỗi nhiệm vụ. Làm như vậy sẽ tạo ra áp lực vừa đủ để buộc bạn tập trung vào nhiệm vụ và cho phép bạn đánh giá mức độ hiệu quả của việc bạn sử dụng thời gian của mình. Dưới đây là một số cách dễ dàng và dễ tiếp cận để theo dõi thời gian sử dụng:

• Giữ một bảng tính đơn giản . Để sử dụng phương pháp này, hãy tạo một bảng hai cột cơ bản trong một cái gì đó như Google Docs, Evernote hoặc thậm chí Excel. Sau đó, sử dụng đồng hồ bấm giờ tích hợp trên điện thoại của bạn, ghi lại thời gian bạn cần để hoàn thành mỗi tác vụ. Hoặc, tạo một bảng ba cột và ghi lại thời gian bắt đầu và kết thúc.
• Sử dụng một ứng dụng như Toggl. Ứng dụng miễn phí này dành cho iOS, Android và máy tính để bàn của bạn hợp lý hóa quá trình theo dõi thời gian. Giao diện là tối thiểu, cung cấp cho bạn các công cụ để mô tả hoạt động và bắt đầu một bộ đếm thời gian. Khi bạn đã hoàn thành nhiệm vụ, hãy dừng nó và nó sẽ được thêm vào nhật ký.
• Tất cả trong một: Cứu thời gian. Ứng dụng di động và máy tính để bàn mạnh mẽ này giúp loại bỏ phần lớn công việc thủ công, tự động theo dõi và ghi nhật ký cách bạn sử dụng thời gian. Dịch vụ, có các phiên bản trả phí và miễn phí, thậm chí còn đi xa tới mức cho phép bạn chặn các trang web gây mất tập trung trong khi bạn giải quyết một dự án quan trọng.

Bước 3: Lừa bộ não của bạn vào tập trung

Hết lần này đến lần khác, khoa học đã chỉ ra rằng mặc dù bạn có thể không điều chỉnh được những tiếng ồn ở nơi làm việc, những âm thanh xung quanh đó là những yếu tố gây căng thẳng mãn tính theo thời gian. Trò chuyện, nhai và gõ đều có thể ảnh hưởng tiêu cực đến khả năng làm việc hiệu quả của bạn và tập trung vào một nhiệm vụ.

Đó là nơi có một ứng dụng như White Noise (Android, iOS). Bằng cách làm đầy tai bạn bằng tiếng ồn xung quanh (như tiếng ồn hồng, tiếng ồn trắng hoặc thậm chí âm thanh như tiếng nước chảy), các tiếng ồn khác được rửa sạch, cho phép bạn tập trung vào bài tập.

Thật thú vị, công ty phần mềm Autodesk đã thử nghiệm phát ra tiếng ồn màu hồng qua loa trong văn phòng của mình. Mặc dù không rõ năng suất có tăng hay không, nhưng cuộc trò chuyện văn phòng rõ ràng hơn nhiều khi tiếng ồn màu hồng tạm thời bị vô hiệu hóa.

Vì vậy, hãy thử điều này: mỗi khi bạn bắt đầu một nhiệm vụ, hãy điều chỉnh tiếng ồn xung quanh bằng cách sử dụng một ứng dụng như White Noise hoặc một trang web như SimplyNoir.com. Sau đó, khi bạn hoàn thành nhiệm vụ, tắt âm thanh.

Bạn sẽ không chỉ gặt hái được những lợi ích của việc loại bỏ tiếng ồn văn phòng, mà tiếng ồn màu hồng sẽ gợi lên bộ não của bạn, cho nó biết rằng đã đến lúc phải làm việc hiệu quả.

Giờ đến lượt bạn

Đây không phải là một công thức hay hệ thống ma thuật hứa hẹn sẽ giải quyết tất cả các vấn đề quản lý thời gian của bạn. Nhưng một số kết hợp hoặc điều chỉnh các đề xuất trên sẽ nghiêm túc cải thiện năng suất của bạn. Thử nghiệm các phương pháp khác nhau và đừng ngại thử một cái gì đó mới - đừng lãng phí quá nhiều thời gian cho nó.

Bạn có bất kỳ thực hành tốt nhất để tối đa hóa năng suất của bạn? Chia sẻ phương pháp của bạn trong các ý kiến.