Đây là một phần trong chuỗi các câu chuyện #adulting của CNET để giúp bạn tìm ra cách sống, làm việc và vui chơi khi bạn đã trưởng thành.
Nếu bạn có một công việc - hoặc đi học, hoặc chỉ thở - vào năm 2017, bạn có thể dựa vào email để hoàn thành công việc. Và trong khi bạn có thể đã gửi email cho một phần tốt đẹp của cuộc sống của bạn, gửi email cho đồng nghiệp và sếp khác với việc nhắn tin cho mẹ hoặc bạn thân của bạn.
Tôi đã viết email chuyên nghiệp cho khách hàng trong khoảng 10 năm. Dưới đây là những lời khuyên tốt nhất của tôi để mở email, đọc và trả lời mỗi lần.
1. Đừng lãng phí dòng tiêu đề
Dòng tiêu đề là cơ hội đầu tiên (và đôi khi cuối cùng) của bạn để khiến ai đó mở email của bạn. Đừng khập khiễng với một dòng chủ đề chỉ nói "Xin chào!" Điều đó không nói gì với người đọc. Nếu họ không biết cá nhân bạn, họ sẽ cho rằng email của bạn là thư rác và xóa nó.
Dòng chủ đề tốt nhất tổng hợp những gì email của bạn là về. Dưới đây là một số ví dụ hay:
- Câu hỏi về cuộc họp thứ ba
- Cần trợ giúp với phần mềm mới
- Bạn có biết Jim Smith?
- Phản hồi hữu ích về hội nghị New York
Hãy nhớ rằng các dòng chủ đề bị cắt, đặc biệt là trên điện thoại di động. Vì vậy, hãy giữ cho nó ngắn gọn, thú vị và cho điểm.
2. Thêm một cảm giác cấp bách (... nếu nó khẩn cấp)
Một mẹo khác để mở được là thêm cảm giác cấp bách vào dòng chủ đề - nếu và chỉ khi nó khẩn cấp. Sử dụng khóa mũ là tuyệt vời cho việc này, nhưng sử dụng nó một cách tiết kiệm. Dưới đây là một số ví dụ:
- Tôi cần bảng tính của bạn càng sớm càng tốt
- URGENT: Bạn đã bình chọn chưa?
- ATTN: Cần giúp đỡ trong phòng họp
- RSVP: Cần câu trả lời của bạn bằng EOD
- THỜI GIAN: Đăng ký trước 6 giờ chiều hôm nay
Ở trên chỉ hữu ích khi bạn thực sự cần email đọc và trả lời khẩn cấp. Khi sử dụng quá mức, những khoản tiền này nhanh chóng bị mất.
3. Hãy giản dị và sử dụng tên
Nếu bạn gửi email cho ai đó không biết bạn, hãy đảm bảo luôn mở với tên của người đó. Điều này làm cho một email cảm thấy ít spam hơn và cá nhân hơn. Một email thông thường có thể bắt đầu, "Chào Anna!" Nếu email chính thức hơn, hãy đi với một cái gì đó như "Xin chào Anna Jones" hoặc "Kính gửi bà Jones".
Ngay cả khi một email thường có thể chính thức, bạn có thể gặp may mắn hơn với một chiến thuật thông thường bất ngờ. Loại email này cảm thấy cá nhân và giản dị, nhưng không xâm lấn. Nói xin chào, sử dụng tên của họ và đề cập đến một cái gì đó cá nhân và cụ thể cho người nhận có thể mang email đến địa điểm thông thường đó mà không cần vượt qua. Một số điều bạn có thể nói là:
- Thật tuyệt khi gặp bạn tuần trước
- Yêu tweet / bài đăng trên Facebook của bạn / v.v. về [điền vào chỗ trống ở đây]
- Bài nói chuyện của bạn tại hội thảo [điền vào chỗ trống] đặc biệt hữu ích cho tôi vì [điền vào chỗ trống]
Cách tiếp cận thông thường này có thể làm cho người nhận cảm thấy thư giãn và dễ tiếp thu hơn. Tôi sử dụng phương pháp nhân quả 90 phần trăm thời gian và nó hoạt động. Tôi tiết kiệm chính thức cho các quan chức chính phủ và CEO của các tập đoàn lớn.
Ngay cả trong các email chính thức hơn, bắt đầu bằng một lời khen hoặc trải nghiệm cá nhân tích cực có thể ngay lập tức khiến người đọc đầu tư vào email của bạn và sẵn sàng phản hồi hơn. Chỉ cần giữ nó ngắn.
4. Đến điểm
Hãy suy nghĩ về cách bạn kiểm tra và ưu tiên hộp thư đến của bạn. Rất có thể, bạn lướt qua nhiều email để xác định những gì cần phản hồi ngay lập tức và những gì có thể bị trì hoãn. Vì vậy, đừng lãng phí thời gian với lời mở đầu. Đến điểm ngay lập tức, sau đó thêm bất kỳ thông tin giải thích hoặc thông tin phụ nào sau đó. Không ai có thời gian để lội qua một email để tìm ra cái quái gì bạn muốn.
Khi thích hợp, một danh sách gạch đầu dòng có thể giúp người đọc nhanh chóng hiểu những gì bạn cần.
5. Giữ nó ngắn
Ngay cả khi bạn đi đến điểm ngay lập tức, đừng lan man sau đó. Chỉ bao gồm các thông tin quan trọng nhất, sau đó dừng gõ. Nghiêm túc. Một khối văn bản dài sẽ khiến người nhận của bạn thở dài và quyết định họ sẽ quay lại và đọc email của bạn sau khi họ có nhiều thời gian hơn. Đoán xem, mặc dù? Email của bạn sẽ nhanh chóng bị lãng quên và họ sẽ không bao giờ quay lại với bạn.
6. Thêm lời kêu gọi hành động
Nếu bạn muốn một người nhận hành động, hãy nói như vậy. Cung cấp cho họ chỉ dẫn về chính xác những gì bạn cần, như phản hồi trước một thời gian và ngày nhất định. Đây được gọi là kêu gọi hành động (CTA) trong biz viết email chuyên nghiệp.
7. Làm cho nó dễ dàng
Hãy chắc chắn rằng người nhận của bạn dễ dàng làm những gì bạn yêu cầu. Thêm một liên kết để nhấp vào, một số điện thoại để gọi hoặc một tài liệu để đọc nếu bạn cần nhiều hơn là chỉ trả lời qua email.
8. Thêm một thời hạn
Đừng quên thêm một cảm giác cấp bách bằng cách cho người nhận thời hạn cho hành động của họ, nếu bạn có thể. Ngoài ra, cách cư xử là bắt buộc để ngăn chặn lời kêu gọi hành động của bạn khỏi cảm giác đòi hỏi. Nói xin vui lòng và cảm ơn bạn để làm dịu yêu cầu của bạn.
Dưới đây là một số ví dụ:
- Bạn có thể gửi cho tôi một trả lời của EOD? Cảm ơn!
- Bạn có thể vui lòng RSVP sử dụng liên kết này vào buổi trưa không?
- Vui lòng gọi cho tôi trước 9 giờ Số di động của tôi là 000-0000.
- Vui lòng tham gia cùng nhóm còn lại tại nhóm Slack của chúng tôi: abc123.slack Mật khẩu: 1234
Tùy thuộc vào mức độ khẩn cấp của yêu cầu của bạn, cũng có thể giúp yêu cầu người nhận trả lời ngay cả khi thời hạn không hoạt động. Bằng cách này, bạn có thể thực hiện một cuộc đối thoại giúp tránh rơi.
9. Đừng quên tên của bạn
Kết thúc email với một lời cảm ơn và tên của bạn. Đừng chỉ cho rằng họ biết email đến từ ai. Trên thực tế, hãy chắc chắn chỉnh sửa chữ ký tự động của tài khoản email của bạn với tên đầy đủ, nghề nghiệp hoặc vị trí và thông tin liên hệ của bạn để nó tự động điền vào mỗi email.
10. Theo dõi
Sau khi thời hạn của bạn trôi qua, đừng ngại gửi email cho người nhận để kiểm tra phản hồi của họ. Đôi khi mọi người có ý định trả lời bạn, nhưng họ chỉ quên.
Dưới đây là một số dòng tiếp theo mà bạn có thể đánh cắp:
- Xin chào (tên), tôi nhận thấy bạn đã không liên lạc với tôi về (chủ đề). Bạn có thể lấy lại cho tôi theo (thời gian)? Cảm ơn!
- Xin chào (tên), bạn có thấy email của tôi về (chủ đề) không? Nếu tôi có thể nhận được trả lời theo (thời gian) đó sẽ là tuyệt vời. Cảm ơn!
Biết nghệ thuật của một email hiệu quả có thể khiến bạn chú ý. Sử dụng các yếu tố này và bạn sẽ nhận được kết quả. Ai biết? Kỹ năng gửi email hiểu biết của bạn thậm chí có thể đưa bạn lên các bậc thang trong công việc.
Để LạI Bình LuậN CủA BạN