Tôi cá rằng bạn đã nhận được thư đang chờ bạn ngay bây giờ - có thể trong một số hộp thư đến khác nhau.

Đã qua rồi cái thời chỉ có hai tài khoản e-mail: một từ sếp của bạn cho công việc và một từ ISP của bạn cho mọi thứ khác. Bây giờ bạn có thể có tài khoản Gmail, Hotmail, Yahoo hoặc tài khoản Webmail miễn phí khác - và có thể hai, ba hoặc nhiều địa chỉ như vậy - ngoài hoặc thay thế cho tài khoản ISP và công việc của bạn.

Bạn có thể tránh phải mở nhiều chương trình hoặc cửa sổ trình duyệt để xem tất cả tin nhắn của mình bằng cách chuyển tiếp thư giữa các tài khoản đang hoạt động. Bằng cách đó, bạn đã có một hộp thư chung có thể truy cập từ ứng dụng thư trên máy tính để bàn như Outlook hoặc Thunderbird và từ một cửa sổ trình duyệt.

Một phần thưởng tuyệt vời của kỹ thuật này là khả năng quản lý tất cả thư của bạn dựa trên thế mạnh của từng hệ thống thư: quy tắc, sắp xếp và tích hợp các máy khách để bàn như Outlook và Thunderbird và truy cập Webmail dễ dàng, gần như phổ quát. Điều này cũng cho phép bạn lọc thư bạn nhận được ở nhiều tài khoản khác nhau để các thư ít quan trọng hơn - chẳng hạn như bản tin hàng tuần và ưu đãi đặc biệt từ các thương nhân yêu thích của bạn - được chuyển tự động từ hộp thư đến các thư mục để xem xét khi bạn có thời gian.

Đã gần ba năm kể từ khi tôi giải thích cách gửi thư đến và từ tài khoản Gmail và Outlook và Thunderbird. Trang web trợ giúp của Gmail cung cấp các hướng dẫn cập nhật để chuyển tiếp thư Gmail sang tài khoản POP và IMAP và cũng để nhập thư từ các tài khoản khác vào Gmail.

Tạo kết nối Outlook-Hotmail

Để xem tài khoản Hotmail của bạn trong Outlook, hãy chạy Trình kết nối Outlook Hotmail của Microsoft, cũng thêm các liên hệ Hotmail và các mục lịch của bạn vào tương đương Outlook của họ. Liên kết tài khoản POP hoặc IMAP với Hotmail gần như đơn giản. Sau khi bạn đăng nhập vào tài khoản Hotmail của mình, hãy điều hướng đến trang Tùy chọn Hotmail, nhập địa chỉ email và mật khẩu và nhấp vào Tiếp theo.

Hotmail sẽ cố gắng kết nối với tài khoản và nhập dữ liệu của nó. Bạn có thể tạo một thư mục mới cho tài khoản đã nhập hoặc gán nó vào một thư mục hiện có. Bạn cũng có thể chọn một trong bảy biểu tượng được mã hóa màu để sử dụng cho thư mục.

Tự động ưu tiên thư đến thông qua các quy tắc và bộ lọc

Tất cả các hệ thống e-mail chính cho phép bạn xử lý thư của mình trước khi nó đến hộp thư của bạn. Trong Outlook, việc này được thực hiện bằng cách tạo các quy tắc tự động chuyển tiếp thư đến thư mục bạn chọn, bao gồm thư mục Các mục đã xóa. Trong Outlook 2003, bấm chuột phải vào thư bạn muốn lọc và chọn Tạo quy tắc để mở hộp thoại Tạo quy tắc. Thực hiện các lựa chọn của bạn và nhấp vào OK, hoặc chọn Tùy chọn nâng cao để mở Trình hướng dẫn quy tắc.

Trong Outlook 2007 và 2010, chuyển hướng thư ít quan trọng hơn bằng cách bấm chuột phải vào thư, chọn Quy tắc và chọn một trong bốn tùy chọn: Luôn di chuyển thư từ, Luôn di chuyển thư đến, Tạo quy tắc hoặc Quản lý quy tắc & cảnh báo. Chọn một trong hai tùy chọn đầu tiên sẽ nhắc bạn chọn thư mục hoặc tạo thư mục mới để lưu trữ thư đến hoặc từ tài khoản đã chỉ định. Hai tùy chọn khác lần lượt mở hộp thoại Tạo quy tắc và hộp thoại Quy tắc & Cảnh báo.

Để biết thêm về cách tạo và sử dụng các quy tắc của Outlook 2003 để quản lý thư của bạn, hãy xem bài viết trên trang web Hỗ trợ Office của Microsoft. Trang web cũng mô tả quy trình tạo quy tắc cho Outlook 2007 và cho Outlook 2010.

Bộ lọc nhận thư trong Thunderbird

Để tạo bộ lọc thư trong ứng dụng email Thunderbird của Mozilla, bấm Công cụ> Bộ lọc thư và chọn nút Mới ở bên phải hộp thoại Quy tắc lọc. Đặt tên cho bộ lọc, chọn tiêu chí lọc mong muốn trong menu thả xuống và nhấp OK.

Chọn bộ lọc bạn vừa tạo trong danh sách Bộ lọc thư và nhấp vào nút Chạy ngay ở dưới cùng bên phải của màn hình. Như trong Outlook và các hệ thống thư khác, các thư mục được liệt kê trong ngăn bên trái của Thunderbird xuất hiện đậm khi chúng chứa các thư chưa đọc. Để đánh dấu tất cả các thư trong thư mục là đã đọc để bạn có thể được cảnh báo nhanh chóng gửi thư mới trong thư mục đó, chọn thư đó và bấm Tin nhắn> Đánh dấu> Tất cả đã đọc (hoặc nhấn Ctrl-Shift-C).

Giải nén hộp thư đến Gmail của bạn thông qua các bộ lọc

Tôi là người hâm mộ tính năng Hộp ưu tiên mới của Gmail cố gắng đặt các thư quan trọng nhất của bạn ở đầu hộp thư đến của bạn. Thật không may, công cụ ưu tiên Gmail đưa một số thư quan trọng vào danh sách "Mọi thứ khác" và đặt một số thư ít kịp thời vào ngăn xếp Ưu tiên.

Bạn có thể ưu tiên thuật toán Ưu tiên của Gmail bằng cách áp dụng các bộ lọc di chuyển các thư ít quan trọng hơn vào thư mục bạn chọn. Để làm như vậy, hãy kiểm tra một trong những tin nhắn bạn muốn lọc, chọn "Thêm hành động" ở đầu danh sách tin nhắn và chọn "Lọc tin nhắn như thế này". Hộp thoại Tạo bộ lọc xuất hiện cùng với địa chỉ người gửi trong trường Từ và tất cả các tin nhắn khác từ người gửi trong danh sách bên dưới hộp thoại.

Gmail cho phép bạn tinh chỉnh bộ lọc bằng cách chỉ định địa chỉ e-mail của người nhận, văn bản chủ đề, văn bản trong chính thư, văn bản bị thiếu trong thư hoặc liệu nó có tệp đính kèm hay không. Sau khi nhập tiêu chí bộ lọc của bạn, bạn có thể kiểm tra bộ lọc hoặc nhấp vào Bước tiếp theo để mở hộp thoại "Chọn hành động". Tại đây, bạn có thể hướng dẫn Gmail tự động lưu trữ thư, áp dụng nhãn hiện có hoặc mới cho nó, đánh dấu là đã đọc, chuyển tiếp, xóa nó, đánh dấu là quan trọng hoặc thực hiện một số hành động khác.

Bạn có thể áp dụng bộ lọc cho tất cả các tin nhắn đáp ứng tiêu chí bạn đã chỉ định bằng cách chọn "Đồng thời áp dụng bộ lọc cho các cuộc hội thoại X bên dưới." Nhấp vào Tạo bộ lọc để chạy bộ lọc và mở danh sách các bộ lọc Gmail bạn đã tạo. Khi bạn quay lại hộp thư đến Gmail, bộ lọc sẽ được liệt kê ở bên trái của cửa sổ cùng với các nhãn khác của bạn.

Thật đơn giản để phát hiện các bổ sung mới cho các danh mục bộ lọc này vì các nhãn chứa thông điệp chưa đọc xuất hiện ở dạng in đậm. Trong một số trường hợp, các nhãn có thể chứa các thư chưa đọc cũ mà bạn không muốn đọc nhưng bạn vẫn muốn có một dấu hiệu trực quan của thư mới trong các danh mục được lọc này. Để đánh dấu tất cả các tin nhắn trong danh mục là đã đọc, hãy chọn nhãn ở khung bên trái, nhấp vào "Thêm hành động" ở đầu cửa sổ và chọn "Đánh dấu tất cả là đã đọc". (Nếu có hơn 50 tin nhắn trong danh mục, bạn sẽ phải chọn Cũ hơn và làm theo các bước cho mỗi màn hình đầy thư tiếp theo.)

Lọc tin nhắn trong Yahoo Mail và Hotmail

Tính năng lọc của Yahoo Mail tương tự như của Gmail: chọn một trong những thư bạn muốn lọc, chọn Hành động> Lọc email như thế này, chọn tùy chọn bộ lọc của bạn (Đến, Từ, văn bản trong hoặc thiếu từ chủ đề hoặc nội dung thư, v.v.), chọn thư mục để chuyển hướng thư đến (hoặc tạo thư mục mới) và nhấp vào Lưu. Thật không may, bộ lọc sẽ không được áp dụng cho tin nhắn hiện tại hoặc tin nhắn tương tự.

Để xem, chỉnh sửa hoặc xóa các bộ lọc Yahoo Mail của bạn, nhấp Tùy chọn> Tùy chọn khác và chọn Bộ lọc trong khung bên trái. Chọn bộ lọc trong khung giữa để xem cài đặt của nó trong cửa sổ bên phải. Các nút trên cùng của cửa sổ cho phép bạn thêm, xóa hoặc sắp xếp lại các bộ lọc của mình.

Hotmail yêu cầu bạn trước tiên tạo thư mục bạn muốn chuyển hướng thư đến, sau đó nhấp chuột phải vào thư và chọn "Đối với người gửi này". Bốn tùy chọn khác xuất hiện ở dưới cùng của menu, hai trong số đó là "Di chuyển tất cả từ" và "Xóa tất cả khỏi" (hai tùy chọn còn lại cho phép bạn gửi tin nhắn đến hoặc tìm tất cả tin nhắn từ người gửi).

Chọn thư mục đích cho các tin nhắn trong menu thả xuống, đánh dấu vào "Cũng di chuyển các mục trong tương lai" và nhấp vào "Di chuyển tất cả". Cũng như các hệ thống thư khác, tên thư mục sẽ xuất hiện đậm khi chứa các thư chưa đọc. Nếu bạn muốn đặt tất cả các tin nhắn hiện có trong thư mục là đã đọc, hãy chọn thư mục, chọn hộp ở góc trên bên trái để chọn tất cả các tin nhắn trong thư mục, nhấp vào tùy chọn "Đánh dấu là" ở đầu cửa sổ, và chọn Đọc trong menu thả xuống.

Bây giờ, những tin nhắn quan trọng nhất của bạn sẽ xuất hiện trong hộp thư của bất kỳ chương trình hoặc dịch vụ email nào bạn đang sử dụng và bạn sẽ có thể biết ngay khi có tin nhắn mới đến từ người gửi mà bạn đã chỉ định là ít quan trọng hơn.