Không có gì dễ dàng về việc định dạng lại văn bản trong tài liệu Microsoft Word. Bạn có thể sử dụng Trình vẽ định dạng để áp dụng định dạng của một đoạn cho các đoạn khác chỉ bằng một cú nhấp chuột và các tính năng Tìm và Thay thế của Word cho phép bạn xóa các ký tự không mong muốn (hoặc chuỗi ký tự), nhưng các công cụ này thường thay đổi từng đoạn một yêu cầu dọn dẹp bổ sung.

Tôi ước rằng tôi đã phát hiện ra tiện ích dọn dẹp văn bản miễn phí của Greg Maxey cho Word từ nhiều năm trước. Sĩ quan chỉ huy tàu ngầm của Hải quân Hoa Kỳ đã nghỉ hưu và cựu Microsoft Word MVP đã tạo ra một mẫu Word DOT để loại bỏ các ký tự và dấu cách không mong muốn, dấu vết vận chuyển và đoạn văn trống. Bổ trợ cũng áp dụng định dạng mặc định cho tất cả hoặc một phần của tài liệu, áp dụng định dạng Bình thường và thay thế ngắt dòng bằng định dạng đoạn - tất cả chỉ bằng một cú nhấp chuột.

Clean Up Text không phải là một bổ sung vĩnh viễn cho Word. Sau khi bạn tải xuống tiện ích bổ sung, bạn có thể mở tệp ZIP của nó để truy cập tệp mẫu DOT của nó. Bấm đúp vào mẫu để mở Word khi bật Bổ trợ. Khi bạn đóng Word, bổ trợ sẽ biến mất.

Để thêm mẫu vĩnh viễn, hãy mở hộp thoại Mẫu và Bổ trợ của Word, nhấp vào nút Thêm và điều hướng đến và chọn tệp DOT Văn bản Dọn dẹp. Để mở Mẫu và Bổ trợ trong Word 2003, bấm Công cụ> Mẫu và Bổ trợ. Trong Word 2007 và 2010, bấm vào nút Bổ trợ trên tab Nhà phát triển.

(Nếu tab Nhà phát triển không hiển thị trong Word 2007, hãy nhấp vào nút Office> Tùy chọn Word> Phổ biến và kiểm tra tab Hiển thị nhà phát triển trong Dải băng. Trong Word 2010, hãy làm cho tab Nhà phát triển xuất hiện bằng cách nhấp vào Tệp> Tùy chọn> Tùy chỉnh Dải băng và kiểm tra Nhà phát triển trong khung bên phải.)

Mặc dù được thiết kế cho Word 97 đến Word 2003, nhưng tiện ích bổ sung hoạt động hoàn hảo với Word 2010. Chỉ cần chọn nút Display Cleaner Panel trong danh sách các tiện ích bổ sung của Word để mở hộp thoại Dọn dẹp văn bản & định dạng. Gần như tất cả các tùy chọn của tiện ích bổ sung là hộp kiểm hoặc nút radio, nhưng để loại bỏ các ký tự không mong muốn ở đầu hoặc cuối dòng, hãy nhập chúng vào hộp văn bản "Xóa ký tự đầu / cuối" được phân tách bằng ký tự ống (|).

Giao diện vanilla đơn giản của Clean Up Text sẽ không giành được nhiều điểm phong cách, nhưng như một trình tiết kiệm thời gian đơn giản và đơn giản, chương trình không có trong bảng xếp hạng. Nếu bạn muốn dành nhiều thời gian hơn cho việc viết Word và ít thời gian định dạng lại, hãy sử dụng Clean Up Text để quay.