Năm yếu tố cần xem xét khi chuyển sang Office 365

Với công nghệ ngày càng đan xen với tất cả các khía cạnh của kinh doanh, CNET @ Work có thể giúp bạn - từ những người khởi nghiệp đến các doanh nghiệp nhỏ có ít hơn năm nhân viên - bắt đầu.

Nếu doanh nghiệp nhỏ của bạn giống như hầu hết, nó chạy trên Microsoft Office.

Có lẽ bạn cũng đang cân nhắc liệu đã đến lúc chuyển từ các phiên bản giấy phép vĩnh viễn truyền thống của Office sang thuê bao Office 365.

Về lý thuyết, làm cho chuyển đổi đó cung cấp nhiều lợi thế. Bạn nhận được một chi phí có thể dự đoán thay vì phải dự trù ngân sách để nâng cấp cứ sau vài năm. Bạn có thể cài đặt ứng dụng Office trên nhiều thiết bị mà không gặp rắc rối kích hoạt. Cập nhật và cải tiến liên tục loại bỏ một số vấn đề đau đầu về việc phải mua, cài đặt và quản lý nâng cấp cứ sau vài năm. Bạn cũng có thể truy cập vào một loại dịch vụ dựa trên đám mây ngày càng mở rộng.

Nhưng đưa ra quyết định chuyển đổi chỉ là bước đầu tiên. Quan trọng hơn nhiều là chọn đúng phiên bản Office 365. Và với hơn một chục phiên bản để lựa chọn, với mức giá từ $ 4 đến $ 35 mỗi người dùng mỗi tháng, thật dễ dàng để đưa ra quyết định sai.

Vì vậy, hãy đơn giản hóa quá trình ra quyết định. Để bắt đầu, hãy xem những gì trong Office 365. Mỗi phiên bản Office bao gồm một số kết hợp của các yếu tố sau:

Các ứng dụng máy tính để bàn Office truyền thống (dành cho Windows hoặc Mac) thường xuyên được cập nhật để bạn luôn có phiên bản mới nhất. Mỗi thuê bao Office 365 cho phép bạn cài đặt các chương trình máy tính để bàn đó trên tối đa năm PC hoặc máy Mac
Trao đổi email trực tuyến
1TB dung lượng lưu trữ đám mây OneDrive
Ứng dụng di động để cài đặt trên tối đa năm điện thoại và năm máy tính bảng, chạy iOS, Android hoặc Windows
Các công cụ cộng tác và truyền thông dựa trên nhóm

Vì mục đích phân tích này, chúng tôi cho rằng doanh nghiệp nhỏ của bạn không quá năm nhân viên. Chúng tôi cũng cho rằng bạn muốn truy cập vào các ứng dụng Office trên máy tính để bàn. Điều đó loại bỏ nhiều tùy chọn được thiết kế để triển khai trong các công ty lớn hơn nhiều có bộ phận CNTT toàn thời gian.

Với những điều kiện được đặt ra, bạn có sẵn ba lựa chọn.

Tùy chọn của cheapskate: Office 365 Home

Nếu doanh nghiệp của bạn thực sự là cửa hàng một người, bạn có thể muốn chọn đăng ký Office 365 Home qua một trong những phiên bản kinh doanh Office 365 đắt tiền hơn. Quyết định đó thậm chí có thể có ý nghĩa nếu yêu cầu của bạn đủ khiêm tốn.

Hình ảnh phóng to

", " modalTemplate ":" {{nội dung}} ", " setContentOnInit ": false} '>

Với mức giá 99 đô la một năm, mỗi thuê bao Office 365 Home được gắn với một tài khoản Microsoft và cung cấp cho bạn quyền truy cập vào bộ chương trình Office đầy đủ: Outlook, Word, Excel, PowerPoint và OneNote, chỉ có sẵn cho Nhà xuất bản và Truy cập trên PC Windows. Nó cũng nâng cấp bộ nhớ đám mây OneDrive miễn phí được liên kết với tài khoản Microsoft của bạn lên 1TB và nâng cấp tài khoản Outlook.com miễn phí của bạn lên hộp thư không có quảng cáo 50 GB.

Bạn có thể chia sẻ đăng ký này với tối đa năm tài khoản Microsoft khác nhau, mỗi tài khoản sẽ cài đặt ứng dụng Office trên máy tính và có phân bổ OneDrive 1TB và hộp thư nâng cấp. (Với ít hơn $ 30, bạn có thể mua Office 365 Personal, giới hạn cài đặt cho một PC và một thiết bị di động và không thể chia sẻ với người khác.)

Mặc dù tên, không có hạn chế giấy phép để ngăn bạn sử dụng các ứng dụng này trong cài đặt kinh doanh.

Ai là người tốt nhất: Chủ sở hữu duy nhất đã có địa chỉ email doanh nghiệp và chỉ muốn truy cập thuận tiện vào các ứng dụng máy tính để bàn Office mới nhất trên tối đa năm PC.

Nâng cấp cấp doanh nghiệp: Office 365 Business Premium

Mỗi thuê bao Business Premium có giá $ 150 mỗi năm. Giống như phiên bản Home, nó cho phép bạn cài đặt các chương trình máy tính để bàn Office trên tối đa năm PC. Nó cũng bao gồm email Exchange Online, với một miền tùy chỉnh, 1TB lưu trữ đám mây OneDrive for Business an toàn và bộ sưu tập các tính năng cộng tác trực tuyến, bao gồm cả SharePoint và Microsoft Teams. Bổ sung gần đây cũng bao gồm các công cụ quản lý quan hệ khách hàng.

Sự khác biệt lớn nhất giữa phiên bản gia đình và doanh nghiệp bắt đầu với người quản lý tài khoản. Mỗi thuê bao Office 365 Home được quản lý bởi một người dùng cá nhân có tài khoản Microsoft. Đăng ký doanh nghiệp và doanh nghiệp thuộc về một tổ chức và được quản lý tập trung, với quản trị viên gán giấy phép cho người dùng trong tổ chức.

Hình ảnh phóng to

", " modalTemplate ":" {{nội dung}} ", " setContentOnInit ": false} '>

Các gói Business Premium bao gồm email Exchange Online được liên kết với một hoặc nhiều tên miền tùy chỉnh được liên kết với doanh nghiệp của bạn. Bạn có thể tạo các bí danh email (chẳng hạn như [email protected]) để làm cho doanh nghiệp nhỏ của bạn trông lớn hơn một chút. (Nếu bạn chỉ muốn các ứng dụng Office trên máy tính và bộ nhớ OneDrive nhưng không cần email, hãy xem xét gói Office 365 Business ở mức 99 đô la một năm.)

Các gói doanh nghiệp và doanh nghiệp bao gồm các tính năng bảo mật mà bạn không thể có với đăng ký Nhà hoặc Cá nhân, bao gồm xác thực đa yếu tố, đặt lại mật khẩu tự phục vụ và cảnh báo cho các vấn đề bảo mật như vi phạm có thể xảy ra.

Mặc dù bạn có thể mua một giấy phép cùng một lúc, các phiên bản kinh doanh của Office 365 bao gồm các công cụ quản lý được thiết kế cho bộ phận CNTT chuyên dụng hoặc nhà tư vấn. Nếu bạn muốn quản lý đăng ký Business Premium của riêng mình, hãy đảm bảo bạn cảm thấy thoải mái với các tác vụ kỹ thuật như định cấu hình bản ghi DNS và MX cho tên miền email của mình.

Ai là người tốt nhất: Các doanh nghiệp nhỏ muốn mỗi nhân viên có quyền truy cập đầy đủ vào các ứng dụng Office trên máy tính để bàn cùng với một địa chỉ email tùy chỉnh được liên kết với doanh nghiệp.

Lập kế hoạch phát triển: Office 365 Enterprise E3

Microsoft cung cấp một menu tùy chọn chóng mặt cho khách hàng doanh nghiệp của mình, bao gồm Office 365 ProPlus (12 đô la một tháng), chỉ bao gồm các chương trình máy tính để bàn và bộ lưu trữ OneDrive for Business, cũng như các gói Office 365 Enterprise E3 và E5, gói dịch vụ trực tuyến với những ứng dụng đó

Mặc dù các kế hoạch này chủ yếu dành cho các tập đoàn lớn, nhưng chúng có thể có ý nghĩa đối với một doanh nghiệp nhỏ như văn phòng luật sư hoặc tư vấn dịch vụ y tế phải tuân thủ các quy định cụ thể của ngành như HIPAA. Ngoài các dịch vụ đi kèm với gói Business Premium, gói Enterprise E3 $ 20 mỗi tháng cung cấp các công cụ bảo mật và tuân thủ, chẳng hạn như khả năng giữ một khoản giữ hợp pháp trên tài khoản email và các công cụ ngăn ngừa mất dữ liệu.

Hình ảnh phóng to

", " modalTemplate ":" {{nội dung}} ", " setContentOnInit ": false} '>

Một thuê bao doanh nghiệp cũng chứng minh tương lai doanh nghiệp đang phát triển của bạn. Không giống như gói Business Premium, giới hạn tổng số người dùng là 300, bạn có thể mua số lượng giấy phép doanh nghiệp không giới hạn và trộn và khớp với các gói ProPlus, E1, E3 và E5. Ở đây cũng vậy, giao diện quản lý có thể gây nản chí và tốt nhất là để lại cho một nhà tư vấn chuyên nghiệp hoặc một nhà cung cấp dịch vụ được quản lý.

Ai là người tốt nhất: Các doanh nghiệp cần chiếu hình ảnh chuyên nghiệp với email và chia sẻ tệp được liên kết với một miền tùy chỉnh, cũng như những người phải tuân thủ các yêu cầu quy định cụ thể của ngành.