Cần chỉnh sửa tài liệu Microsoft Word được lưu trữ trên Dropbox trên thiết bị di động của bạn? Không có vấn đề gì - ít nhất là không nếu bạn đang chạy phiên bản Word dành cho thiết bị di động.

Có sẵn kể từ thứ ba cho cả hai phiên bản Dropbox trên iOS và Android, sự tích hợp mới giữa Office và Dropbox vào mối quan hệ đối tác được công bố vào đầu tháng này giữa Dropbox và Microsoft. Tính năng mới cho phép người dùng Dropbox chỉnh sửa các tệp Office ngay từ ứng dụng Dropbox. Nó cũng cho phép người dùng chạy phiên bản di động của Office để truy cập trực tiếp vào các tệp Dropbox, như được giải thích trong bài đăng trên blog Dropbox.

Trước khi hợp tác mới, người dùng ứng dụng di động của Microsoft chỉ có thể lưu trữ và truy cập các tệp của họ trực tuyến thông qua OneDrive, dịch vụ lưu trữ dựa trên đám mây của riêng Microsoft. Giờ đây, tích hợp mới mở ra quy trình cho người dùng Dropbox không có tài khoản OneDrive. Điều đó không chỉ mang lại lợi ích cho người dùng, nó còn có lợi cho cả Dropbox và Microsoft bằng cách mở rộng số lượng người dùng tiềm năng mà họ có thể nắm bắt.

Trước đây, người dùng ứng dụng di động Office không thể chỉnh sửa tài liệu nếu không đăng ký Office 365, bắt đầu ở mức 6, 99 đô la một tháng. Nhưng đầu tháng này, Microsoft đã thay đổi các quy tắc để bạn có thể tạo và thực hiện các tác vụ chỉnh sửa cơ bản trong các ứng dụng di động miễn phí.

Đối với những người sử dụng cả Dropbox và Microsoft Office trên thiết bị iOS hoặc Android của bạn, đây là cách tất cả hoạt động:

• Trước tiên, hãy đảm bảo bạn đang chạy phiên bản Dropbox mới nhất trên thiết bị di động cũng như các phiên bản di động của Word, Excel và PowerPoint cho iOS hoặc Microsoft Office Mobile cho Android.
• Khởi chạy Dropbox trên thiết bị di động của bạn và sau đó mở bất kỳ tệp Word, Excel hoặc PowerPoint nào.
• Lần đầu tiên bạn mở tệp Office, Dropbox sẽ chỉ cho bạn một biểu tượng Chỉnh sửa mới cho phép bạn mở tệp trong ứng dụng Office gốc của nó. Nhấn vào biểu tượng đó.
• Dropbox hỏi bạn có muốn mở tệp bằng ứng dụng gốc của nó không. Nhấn vào tên của ứng dụng Office.
• Sau đó, bạn được yêu cầu cấp quyền cho ứng dụng tương ứng để truy cập các tệp và thư mục của bạn trong Dropbox. Nhấn vào liên kết Cho phép. Các tập tin sau đó mở trong ứng dụng Office gốc của nó.
• Bây giờ bạn có thể xem và chỉnh sửa các tập tin. Sau khi chỉnh sửa xong tệp, chạm vào nút Quay lại để thoát ứng dụng và quay lại Dropbox. Phiên bản trên Dropbox bây giờ sẽ chứa các thay đổi bạn đã thực hiện.

Ngoài ra, bạn có thể mở các tệp Dropbox của mình từ phiên bản di động của bất kỳ ba ứng dụng Office nào. Đây là cách nó hoạt động:

• Mở Word, Excel hoặc PowerPoint trên thiết bị di động của bạn. Bạn sẽ thấy một vị trí mới trong Địa điểm cho Dropbox.
• Nhấn vào liên kết cho Dropbox để xem các tệp và thư mục Dropbox của bạn.
• Nhấn vào tệp Office bạn muốn xem hoặc chỉnh sửa. Tệp sẽ mở trong ứng dụng Office hiện tại của bạn.
• Chỉnh sửa tập tin khi cần thiết. Nhấn nút Quay lại và tệp sửa đổi sẽ tự động được lưu lại vào Dropbox.

Có một cái bắt, mặc dù. Tính năng tích hợp Office hoạt động cho tài khoản cá nhân Dropbox. Tôi đã thử nghiệm nó trên tài khoản cá nhân Dropbox của riêng tôi và toàn bộ quá trình diễn ra suôn sẻ. Nhưng để chỉnh sửa các tệp Office bằng tài khoản Dropbox for Business, bạn sẽ cần một trong các tài khoản Office 365 sau: Business, Business Premium, ProPlus, E3 hoặc E4.

Để biết thêm thông tin về cách chỉnh sửa các tệp Office của bạn qua Dropbox, hãy xem trang Trung tâm trợ giúp Dropbox này.