Định dạng PDF thường được sử dụng để cung cấp các biểu mẫu điện tử và các tài liệu khác, và thường chúng sẽ yêu cầu bạn điền chúng và gửi chúng để xử lý ở đâu đó. Thông thường, các tệp PDF như vậy được cung cấp các thuộc tính biểu mẫu trong đó bạn có thể nhấp vào các trường khác nhau để chỉnh sửa chúng và nhập thông tin cần thiết; tuy nhiên, thường thì đây không phải là trường hợp và những người phân phối biểu mẫu chỉ đơn giản có nó dưới dạng PDF cơ bản và dường như không thể chỉnh sửa được.

Trong những trường hợp này, bạn có thể thấy mình đang in PDF, điền nó bằng tay và sau đó quét lại vào hệ thống của bạn để gửi; tuy nhiên, điều này không phải lúc nào cũng cần thiết để làm. Một số chương trình bao gồm trình xem trước PDF mặc định của Apple "Preview", cung cấp khả năng đánh dấu tài liệu PDF và bạn có thể sử dụng điều này như là phương tiện để điền vào biểu mẫu PDF tĩnh.

Với PDF mở trong Bản xem trước, chỉ cần bật thanh công cụ chỉnh sửa bằng cách nhấn Shift-Command-A hoặc bằng cách nhấp vào nút Chỉnh sửa Thanh công cụ trong thanh công cụ Xem trước tiêu chuẩn. Bây giờ bạn có thể nhấp vào công cụ văn bản, sau đó nhấp hoặc nhấp và kéo trên tài liệu PDF để tạo hộp văn bản mới. Sau đó, bạn có thể thêm văn bản mong muốn của mình, đặt kích thước phông chữ, màu sắc và mặt phông chữ, sau đó thay đổi kích thước hộp cho phù hợp để định vị nó ở dạng như bạn muốn.

Lặp lại các bước này cho tất cả các khu vực mà bạn muốn điền vào biểu mẫu và sau đó bạn thậm chí có thể ký vào biểu mẫu bằng tính năng Chữ ký của Apple để chụp chữ ký của bạn và áp dụng nó cho bất kỳ tệp PDF nào bạn mở.

Khi biểu mẫu hoàn tất, bạn có thể lưu nó và gửi email hoặc sử dụng các tùy chọn In sang PDF của Apple để gửi trực tiếp đến email mà không phải quản lý tệp trung gian trong Finder.