Tính năng in thành PDF trong OS X thuận tiện cho việc nhanh chóng bảo toàn bố cục của tài liệu ở định dạng PDF, do đó có thể xem trên hầu hết các máy tính và máy tính bảng. Nếu bạn muốn gửi cho ai đó một tài liệu được định dạng có chứa thông tin nhạy cảm, bạn có thể muốn thêm bước bảo vệ nó bằng mật khẩu.

Để thực hiện việc này, bạn có thể sử dụng định dạng chứa như tệp ZIP hoặc hình ảnh đĩa được mã hóa (sử dụng chương trình Disk Utility trong OS X); tuy nhiên, đây có thể là một chút rườm rà để quản lý, cho cả người gửi và người nhận.

Một cách khác là gửi PDF dưới dạng tệp PDF được mã hóa với mật khẩu phải được nhập bởi người nhận trước khi có thể đọc PDF.

Không có tùy chọn cụ thể để in tài liệu sang định dạng PDF được mã hóa trong OS X, nhưng quy trình này đủ đơn giản:

1. Sử dụng menu PDF trong hộp thoại in và chọn "Mở PDF trong Xem trước".
2. Nhấn Command-S để lưu tệp PDF.
3. Trong hộp thoại lưu, nhấp vào hộp kiểm "Mã hóa" và cung cấp mật khẩu cho PDF, sau đó lưu nó vào máy tính để bàn của bạn (hoặc vị trí tương tự).
4. Bây giờ bấm vào nút thanh công cụ Chia sẻ trong bản xem trước và chọn tùy chọn Email.

Hành động này sẽ tạo tệp PDF được mã hóa và cung cấp một cách tương đối dễ dàng để đính kèm nó vào một thông điệp email mới. Tuy nhiên, nếu bạn sử dụng tính năng này thường xuyên thì bạn có thể muốn một cách tiếp cận hợp lý hơn một chút.

May mắn thay, OS X hỗ trợ một tùy chọn cho quy trình công việc bổ trợ in tùy chỉnh mà bạn có thể sử dụng để mã hóa PDF trực tiếp từ menu PDF trong cửa sổ hộp thoại in. Để thực hiện việc này, hãy mở chương trình Máy tự động (trong thư mục Ứng dụng) và làm theo các bước sau:

1. Tạo một quy trình làm việc mới.
2. Chọn "Print Plugin" làm loại quy trình công việc cần tạo.
3. Xác định vị trí hành động "Mã hóa tài liệu PDF" và kéo nó vào khu vực dòng công việc.
4. Nhấp vào nút Tùy chọn cho hành động này và kiểm tra tùy chọn để "Hiển thị hành động này khi dòng công việc chạy."
5. Định vị hành động "Tin nhắn thư mới" và kéo nó vào quy trình công việc, bên dưới hành động mã hóa (bạn có thể tùy ý sử dụng hành động "Thêm tệp đính kèm vào thư trước" hoặc có toàn bộ quy trình này trong một quy trình làm việc riêng).

Lưu quy trình công việc với một tên như "PDF được mã hóa bằng thư" và bạn sẽ thấy ổn. Bây giờ bất cứ khi nào bạn in tài liệu, bạn có thể chọn quy trình công việc này từ menu PDF và sau khi bạn cung cấp mật khẩu để sử dụng, hệ thống sẽ tạo tài liệu PDF được bảo mật trong thông báo email mới.