Với công nghệ ngày càng đan xen với tất cả các khía cạnh của kinh doanh, CNET @ Work có thể giúp bạn - những người khởi nghiệp cho các doanh nghiệp nhỏ có ít hơn năm nhân viên - bắt đầu.

Trong bối cảnh điên cuồng và phấn khích khi bắt đầu kinh doanh nhỏ của riêng bạn, nhu cầu đánh giá và mua sắm các hệ thống công nghệ có lẽ là nhiệm vụ ít thú vị nhất trong danh sách việc cần làm của bạn.

Nhưng việc lựa chọn kho vũ khí công nghệ phù hợp cho doanh nghiệp nhỏ đang phát triển của bạn là một quá trình quan trọng, ngay cả khi khó có thể tưởng tượng một số hệ thống nhất định sẽ phù hợp với hoạt động của bạn cả hiện tại và trong tương lai.

Đối với các doanh nghiệp nhỏ, phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM) là một trong những công cụ tìm kiếm tiềm năng. CRM về mặt kỹ thuật là không cần thiết, nhưng nó được thiết kế để giúp bạn xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt hơn với khách hàng của mình và thúc đẩy sự hài lòng và lòng trung thành của khách hàng cao hơn.

Đơn giản nhất, phần mềm CRM là cơ sở dữ liệu về các tương tác của khách hàng mà doanh nghiệp sử dụng để giúp đội ngũ bán hàng và đại diện dịch vụ của họ tăng doanh số và cải thiện dịch vụ khách hàng. Tùy thuộc vào nhu cầu của công ty, CRM chỉ có thể giúp tạo điều kiện chuyển dữ liệu khách hàng lên đám mây hoặc bao gồm các tính năng tinh vi hơn để giúp các nhóm cộng tác với đồng nghiệp, liên lạc với khách hàng, gửi email cá nhân và thu thập thông tin chi tiết từ các tương tác truyền thông xã hội.

Không có hệ thống CRM, hầu hết các doanh nghiệp xử lý các kết nối và thông tin của khách hàng bằng cách sử dụng các mặt hàng chủ lực cũ: bảng tính Excel, tài liệu Google, email hoặc thậm chí thẻ ghi chú và Rolodex. Những điều này hoạt động tốt cho một số doanh nghiệp nhỏ, nhưng họ cung cấp rất ít về khả năng mở rộng và hiểu biết của khách hàng.

"Ngành công nghiệp lợp, nói chung, không được biết đến như là những người đầu tiên áp dụng công nghệ kinh doanh mới, " Mason T Ink, nhà phân tích hệ thống kinh doanh cho sản phẩm lợp Malarkey ở Portland, Oregon cho biết. "Trước CRM, chúng tôi chính thức dựa vào bảng tính Excel, nhưng rất nhiều tương tác của khách hàng cũng nằm trong hộp thư đến email của nhân viên."

Post-CRM, T Ink cho biết Malarkey lợp có thể liên kết tất cả dữ liệu khách hàng sống trong Excel, dữ liệu Microsoft Access và dữ liệu từ các hệ thống kế toán của công ty vào một vị trí tập trung. "Nó đã làm cho chúng tôi có tổ chức và hiệu quả hơn", ông nói.

Trước khi bạn bắt đầu so sánh các nhà cung cấp phần mềm CRM, trước tiên bạn phải xác định xem hệ thống CRM có phù hợp với doanh nghiệp của bạn hay không.

Một số công ty bắt đầu sử dụng CRM vì họ muốn theo dõi doanh số ngay từ đầu; những người khác làm điều đó vì sự hiểu biết sâu sắc về tương tác của khách hàng hoặc để tự động hóa các quy trình nhất định khi chúng phát triển. Hãy cố gắng không chỉ là bạn đang ở đâu hôm nay, mà là nơi bạn muốn ở trong một năm kể từ bây giờ, một khi tốc độ bán hàng và thu hút khách hàng đã đạt được tốc độ.

"Ngay khi bạn có thứ gì đó để bán và ngay khi bạn có những khách hàng muốn xây dựng và duy trì mối quan hệ bền chặt, CRM trở nên cần thiết", Clint Oram, đồng sáng lập và CMO của SugarCRM nói. "Nếu được sử dụng một cách chính xác, CRM là công cụ giúp một doanh nghiệp nhỏ cung cấp trải nghiệm vượt trội cho khách hàng của họ."

Trong trường hợp của Malarkey lợp, quyết định dựa trên nhu cầu. Công ty muốn thực hiện một mô hình dữ liệu tập trung và một hệ thống sẽ cải thiện và hợp lý hóa các quy trình kinh doanh. Kết hợp với mong muốn đánh giá những thứ như chiến lược tăng trưởng doanh số, CRM trở thành bước tiếp theo hợp lý.

Đối với một số doanh nghiệp, một người quản lý liên hệ đơn giản có thể có nhiều khả năng xử lý các mối quan hệ khách hàng. Ví dụ, nếu bạn đang chạy một hoạt động một hoặc hai người và nhận được rất ít hoặc không có hoạt động kinh doanh lặp lại, một hệ thống CRM toàn diện sẽ bị quá mức. Điều tương tự cũng xảy ra nếu bạn chỉ có một vài khách hàng lớn - điều đó thực sự phụ thuộc vào nơi bạn là một doanh nghiệp và mục tiêu của bạn là gì trong dài hạn.

Chọn nhà cung cấp

Đầu tiên và quan trọng nhất, bạn muốn chọn một hệ thống CRM mà bạn có thể đủ khả năng. Tuy nhiên, khi nói đến chi phí, giá nhãn dán chỉ là một phần của phương trình.

"Một số nhà cung cấp CRM đã nhận được việc xuất bản một mức giá, sau đó khóa khách hàng vào đám mây của họ và tính phí cho các cuộc gọi API, tăng phí sử dụng và phí lưu trữ", Oram nói. "Tôi tin tưởng mạnh mẽ việc định giá đơn giản và đơn giản nên là quy tắc hàng ngày để các doanh nghiệp có thể biến sáng kiến ​​CRM của họ thành một sự khác biệt chiến lược với chi phí phù hợp với họ."

Bạn cũng muốn chọn một hệ thống CRM sẽ giúp cuộc sống kinh doanh của bạn dễ dàng hơn. Đối với những người thách thức về mặt kỹ thuật, điều đó có nghĩa là chọn một hệ thống có mã thấp hoặc không có mã và dễ vận hành mà không cần bộ phận CNTT được chỉ định.

Ngoài khả năng sử dụng, hãy xem xét mức độ tự động hóa mà hệ thống cung cấp, hệ thống thân thiện với thiết bị di động như thế nào, cũng như các tùy chọn cho tích hợp, báo cáo và phân tích của bên thứ ba và bảo mật. Đồng thời tìm kiếm một công ty xếp hạng cao về hỗ trợ khách hàng và cung cấp thông tin liên hệ đơn giản để giúp bạn giải quyết các vấn đề.

Người đứng đầu SMB Jamie Domenici của Salesforce khuyên bạn nên bao thanh toán trong việc sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) khi cân nhắc các đặc quyền của các nền tảng khác nhau.

"Rất nhiều doanh nghiệp nhỏ không nghĩ về AI hoặc họ nghĩ rằng nó không dành cho họ. Trên thực tế, AI chỉ là thứ giúp cuộc sống dễ dàng hơn mà không cần biết đến nó", cô nói.

"Ví dụ, nghĩ về chủ doanh nghiệp nhỏ đi đến một triển lãm thương mại. Họ có thể gặp tới 400 người trong chuyến đi đó, nhưng sau đó về nhà và không biết phải làm gì với những khách hàng tiềm năng đó", Domenici tiếp tục. "Điều hữu ích là nếu bạn có một hệ thống nơi bạn có thể nhập tất cả các tên đó và ưu tiên AI cho những tên nào hữu ích nhất cho bạn. Giống như có một người khác trong biên chế."

Mặt khác, hãy cảnh giác với các hệ thống CRM có thể vượt qua các dịch vụ của họ. Oram cho rằng SMB được phục vụ tốt nhất bởi chức năng CRM cốt lõi và nên tránh các nhà cung cấp đẩy tính năng này sau tính năng không thực sự cần thiết hoặc hữu ích.

"Tôi gọi khái niệm này là 'CRM bloatware', " Oram nói. "Tôi khuyên SMB nên đánh giá cẩn thận các nhà cung cấp và tìm một công ty chỉ tập trung vào CRM. Nếu CRM chỉ là một phần nhỏ trong những gì họ làm, bạn không thể tìm thấy công ty sẵn sàng trở thành đối tác thực sự."

Nhìn vào các tùy chọn

Insightly là một trong những lựa chọn CRM giá cả phải chăng hơn trên thị trường. Một trong những tính năng chính của nó là tích hợp chức năng quản lý dự án cho phép người dùng gắn kết mối quan hệ khách hàng và giám sát dự án ở một nơi. Nó cũng cung cấp các tính năng để quản lý liên lạc, quản lý cơ hội và báo cáo bán hàng chi tiết. Insightly cung cấp một gói miễn phí cho các doanh nghiệp nhỏ nhất và các gói trả phí bắt đầu ở mức 12 đô la mỗi tháng.

Pipedrive được quảng cáo là dễ sử dụng và có các công cụ để tự động hóa bán hàng, báo cáo và năng suất. Hệ thống này cũng tích hợp với một loạt các công cụ năng suất của bên thứ ba, bao gồm các ứng dụng Google và MailChimp. Pipedrive bắt đầu từ $ 10 mỗi người dùng, mỗi tháng.

Zoho CRM có các tính năng như theo dõi bán hàng, hồ sơ xã hội và hỗ trợ đa kênh. Nền tảng được tích hợp sâu với G Suite của Google và giao diện người dùng được thiết kế lại gần đây đã tăng khả năng sử dụng. Zoho CRM cung cấp phiên bản miễn phí và gói trả phí bắt đầu từ $ 12 mỗi người dùng mỗi tháng.

Salesforce là người khổng lồ không thể tranh cãi giữa các nhà cung cấp CRM và được biết đến chủ yếu nhờ triển khai doanh nghiệp. Tuy nhiên, nó có một tùy chọn được thiết kế dành riêng cho các doanh nghiệp nhỏ và các tính năng bao gồm quản lý liên hệ, tạo khách hàng tiềm năng, dự báo bán hàng, tự động hóa quy trình làm việc và cộng tác. Công ty gần đây đã thêm trí thông minh nhân tạo vào hỗn hợp với nền tảng Einstein, nhằm mục đích cung cấp thêm khả năng tự động hóa và phân tích. Lực lượng bán hàng bắt đầu từ $ 25 mỗi người dùng, mỗi tháng.

Phần mềm của SugarCRM có khả năng tùy biến cao và cung cấp các công cụ để tiếp thị, theo dõi nhân viên và tích hợp bán hàng, cũng như tự động hóa và dự báo bán hàng, quản lý khách hàng tiềm năng, tự động hóa trung tâm cuộc gọi và báo cáo. Giá SugarCRM bắt đầu từ $ 40 mỗi người dùng, mỗi tháng.

Microsoft cung cấp một hệ thống CRM dành cho doanh nghiệp nhỏ mạnh mẽ có tên là Dynamics 365, nhưng gã khổng lồ công nghệ cũng cung cấp tùy chọn CRM có trọng lượng nhẹ hơn gọi là Trình quản lý khách hàng Outlook. Dịch vụ bao gồm các kiến ​​thức cơ bản về CRM, như theo dõi lịch sử và tương tác của khách hàng, nhưng nó cũng hoạt động để sắp xếp thông tin khách hàng, bao gồm email, cuộc họp, cuộc gọi, nhiệm vụ và thời hạn. Dịch vụ này miễn phí cho các doanh nghiệp sử dụng Gói Office 365 Business Premium, có giá khởi điểm $ 12, 50 mỗi người dùng mỗi tháng.

Có hàng tá hệ thống CRM dành cho các doanh nghiệp nhỏ và danh sách này không có nghĩa là toàn diện. Như mọi khi, bạn sẽ cần đưa vào một số công việc nghiên cứu các tùy chọn của mình nếu bạn quyết định chuyển sang CRM.