Nếu bạn đã từng gửi e-mail riêng cho một bên vô ý hoặc quên đưa tệp đính kèm vào e-mail công việc, bạn không đơn độc.

Dưới đây là chín mẹo để tránh snafus e-mail phổ biến:

1. Quên chấp trước

"Tôi đã đính kèm tài liệu để bạn xem xét." "Rất tiếc, không, tôi không có." Việc quên các tệp đính kèm rất phổ biến đến nỗi Trình phát hiện tệp đính kèm bị quên của Google đã tốt nghiệp từ Google Labs trở thành một tính năng vĩnh viễn trong Gmail. Cách tốt nhất để tránh quên bao gồm các tệp đính kèm, ngay cả khi bạn sử dụng Gmail (trình phát hiện tệp đính kèm bị quên không thể đánh lừa được), là đính kèm tệp trước khi bạn bắt đầu soạn e-mail. Nếu bạn đợi cho đến khi bạn viết e-mail, bộ não của bạn có thể chuyển sang nhiệm vụ tiếp theo và quên đi tệp đính kèm.

2. Bản sao Carbon mù

Có lẽ bạn đã quen với mọi người để mời cộng tác tại nơi làm việc. Nhưng đôi khi, Bcc: là lựa chọn tốt hơn. Sử dụng bản sao mù khi bạn gửi e-mail danh sách những người không liên quan gì đến nhau. Ví dụ: nếu bạn gửi một bản tin, đó là phép lịch sự phổ biến để gửi nó cho chính bạn và Bcc: người nhận. Mọi người có thể bảo vệ các địa chỉ email của họ và không muốn chúng được quảng cáo cho mọi người trong danh sách email hàng loạt. Nếu bạn nhận được e-mail từ một người gửi đã sử dụng Bcc:, có thể đề xuất tính năng này mà không có âm thanh như một kẻ ngốc. Biên tập viên cao cấp của CNET Lori Grunin khuyên bạn nên trả lời nhẹ nhàng như: "Tôi không nghĩ bạn muốn gửi cái này cho mọi người. Bạn có biết bạn có thể giấu địa chỉ với Bcc:?".

3. Email cảm xúc hoặc say rượu

Gửi e-mail khi bạn quá xúc động, hoặc thậm chí bị say nắng, có thể quay lại ám ảnh bạn. Đối với bạn, những người dùng Gmail nghĩ rằng bạn viết e-mail tốt nhất sau một vài lần uống, hãy xem xét kích hoạt Mail Goggles trong Labs. Nếu bạn đủ tỉnh táo để trả lời một vài câu hỏi toán học, thì bạn tốt rồi. Tất cả chúng ta đều có thể hưởng lợi từ một số thực tiễn tốt nhất về e-mail cảm xúc: khi bạn cảm thấy muốn gửi e-mail cảm xúc, hãy tiếp tục và viết nó để xả hơi. Lưu e-mail dưới dạng bản nháp, sau đó đợi 24 giờ trước khi bạn nhấn Gửi. Rất có thể, bạn sẽ chỉnh sửa e-mail gốc của mình một cách đáng kể hoặc xóa nó hoàn toàn. Và bạn sẽ hạnh phúc khi bạn chờ đợi.

4. TẤT CẢ CÁC CAPS

Mẹo xã giao này thực sự áp dụng cho mọi thứ trên Internet. Viết trong tất cả các mũ đi qua như la hét và không ai muốn được hét vào. Bên cạnh đó, thật khó để đọc một cái gì đó được viết trong tất cả các mũ. Google muốn loại bỏ thế giới của tất cả các mũ quá tệ, họ đã bỏ hoàn toàn phím Caps Lock trên Chromebook của họ.

5. Kiểm tra kỹ địa chỉ tự động hoàn thành

Tự động hoàn tất có thể rất tiện dụng, nhưng bạn đã bao giờ gửi e-mail đến Ed, Jen hoặc Bob sai chưa? Đảm bảo tự động điền vào đúng người nhận trước khi nhấn Gửi.

6. Đừng chỉ dựa vào kiểm tra chính tả

Trình duyệt hoặc ứng dụng e-mail của bạn có thể làm tốt công việc kiểm tra lỗi chính tả, nhưng bạn phải luôn luôn đọc lại email của mình để biết ngữ pháp. Bạn cũng có tùy chọn sao chép e-mail của mình vào Microsoft Word hoặc tương tự, chạy kiểm tra ngữ pháp, sau đó dán lại vào chương trình e-mail của bạn.

7. Biểu tượng cảm xúc và tốc ký Internet

Biểu tượng cảm xúc rất dễ thương và có thể giúp truyền tải sự hài hước, buồn bã, sốc hoặc cảm xúc khác có thể khó nhận ra nếu không. Tuy nhiên, bao gồm chúng trong e-mail kinh doanh có lẽ không phải là một ý tưởng tốt. Nếu nó trở nên rõ ràng rằng việc trao đổi có một giọng điệu bình thường hơn và người khác đang sử dụng chúng một cách tự do, hãy tiếp tục, nhưng đừng chấm câu mỗi câu bằng một nụ cười. Điều tương tự cũng xảy ra với tốc ký Internet, như, LOL, ROTFL và OMG.

8. Cắt chủ đề e-mail

Email qua lại có thể dẫn đến một vệt e-mail khá dài được chuyển tiếp và trả lời. Xem xét cắt tỉa chúng cho một vài e-mail gần đây nhất. Một chuỗi e-mail khổng lồ trông lộn xộn và có thể khiến người đọc cảm thấy choáng ngợp. Bạn cũng muốn tránh việc chủ đề được vô tình chuyển tiếp đến một người không được cho là bí mật với một số trao đổi trước đó.

9. Hoàn tác (Gmail)

Nếu bạn là người dùng Gmail, một tính năng cực kỳ hữu ích là tính năng Hoàn tác. Bạn có thể hoàn tác xóa, lưu trữ, nhãn và nhiều thứ khác, nhưng hữu ích nhất là Hoàn tác Gửi. Hoàn tác là tuyến phòng thủ cuối cùng của bạn chống lại nhiều sai lầm được liệt kê ở trên. Kích hoạt nó trong Cài đặt, trong Phòng thí nghiệm. Sau đó, đi đến Cài đặt chung và đặt thời gian hủy thành 5, 10, 20 hoặc 30 giây. Nếu bạn không phải là người dùng Gmail, hãy xem xét điền vào trường Đến: ngay trước khi bạn sẵn sàng gửi nó. Điều này sẽ giúp bạn tránh gửi e-mail một cách tình cờ. Nếu bạn là người dùng Mac, hãy xem mẹo của Topher Kessler về cách ngăn chặn các email tình cờ với OS X Mail.

Đó là nó. Nếu bạn muốn chia sẻ bất kỳ câu chuyện snafu e-mail tốt, xin vui lòng gửi chúng trong các ý kiến ​​dưới đây.