Khi một doanh nghiệp chỉ mới bắt đầu và những người sáng lập của nó cần lấp đầy một số lỗ hổng hành chính, các ứng dụng Web đơn giản có thể lấp đầy khoảng trống. Các ứng dụng chúng ta sẽ xem xét ở đây không phải lúc nào cũng tốt cho các tổ chức lớn; trên thực tế, một số được thiết kế dành riêng cho các công ty nhỏ hơn cần các giải pháp đơn giản nhưng mạnh mẽ cho các nhu cầu kinh doanh chung.

Quản lý dự án với Basecamp

Khi một công ty bắt đầu phục vụ nhiều khách hàng, công ty cần quản lý hậu cần và đảm bảo rằng nhân viên đang làm những gì họ mong đợi. Đó là nơi Basecamp đến.

Basecamp không chỉ là một điều phối viên dự án trực tuyến đơn giản, nó là loại tốt nhất trên Web. Khi bạn đăng ký, bạn có thể ngay lập tức bắt đầu tạo dự án và chia sẻ chúng với nhân viên. Trang web có tính năng tạo danh sách việc cần làm, khả năng chia sẻ tệp, theo dõi tiến độ dự án, theo dõi thời gian để xem nhân viên nào đang làm việc trong dự án và hơn thế nữa. Về bản chất, Basecamp cung cấp dịch vụ quản lý dự án đầy đủ từ đầu đến cuối cho phép bạn thấy công ty của bạn hoạt động tốt như thế nào trong mỗi bước đi.

Tạo và giám sát các dự án trong Basecamp không thể dễ dàng hơn. Nhưng Basecamp không miễn phí. Phiên bản cơ bản của nó có giá 24 đô la mỗi tháng và cho phép người dùng tạo và theo dõi 15 dự án cùng một lúc và lưu trữ tới 3GB dữ liệu. Các kế hoạch tăng từ đó lên $ 149 mỗi tháng, cho phép số lượng dự án không giới hạn, 50GB dung lượng lưu trữ và theo dõi thời gian (các gói khác không cung cấp theo dõi thời gian). Nếu bạn đang tìm kiếm thứ gì đó đơn giản và hiệu quả trong việc quản lý các dự án của mình, thì Basecamp đáng đồng tiền bát gạo.

Ghi lại tất cả các ghi chú của bạn với Evernote

Bắt tay vào công việc ghi chép và phân loại chúng là khó khăn và quá tốn thời gian. Evernote là một công cụ tuyệt vời cho các doanh nhân muốn giữ tất cả các ghi chú hình ảnh và văn bản của họ được tổ chức.

Evernote có hai hương vị - miễn phí và cao cấp. Phiên bản miễn phí cho phép bạn ghi chú, chụp ảnh và chụp các trang Web với sự trợ giúp của PC hoặc Mac. Khi bạn đã hoàn tất, bạn có thể tải chúng lên máy chủ Evernote, sau đó thực hiện OCR thô sơ trên hình ảnh của bạn, giúp bạn dễ dàng tìm thấy khi bạn thực hiện tìm kiếm. Phiên bản cao cấp có giá 5 đô la mỗi tháng, cung cấp 500 MB dung lượng lưu trữ hàng tháng (phiên bản miễn phí chỉ có 40 MB dung lượng lưu trữ), tính năng bảo mật tốt hơn và khả năng đồng bộ hóa mọi loại tệp với máy tính hoặc điện thoại di động khác.

Evernote hoạt động cực kỳ tốt. Tôi sử dụng nó để ghi chú và thỉnh thoảng, tôi tải lên âm thanh và hình ảnh và trong vài phút, dữ liệu được phân loại dựa trên thông tin mà nó bao gồm. Ví dụ: nếu tôi tìm kiếm "Windows XP" trong tài khoản Evernote của mình, nó sẽ ngay lập tức hiển thị tất cả các tệp văn bản và clip âm thanh có đề cập đến Windows XP. Tôi liên tục ngạc nhiên về việc dễ dàng tìm thấy các ghi chú lộn xộn của mình.

Đối với thế giới kinh doanh, Evernote là một công cụ lý tưởng. Nó làm cho việc giữ phút họp trở nên đơn giản và nếu bạn muốn ghi lại các cuộc gọi hội nghị để đánh giá sau này, bạn có thể sử dụng Evernote để giúp bạn chạy bộ nhớ. Về bản chất, Evernote là một trợ lý hành chính khác trong văn phòng. Sự khác biệt duy nhất là nó miễn phí nếu bạn không cần hỗ trợ đầy đủ, hoặc $ 5 mỗi tháng nếu bạn muốn mọi tính năng. Đối với một công ty muốn đảm bảo mọi thứ họ làm được tổ chức tốt, điều đó không có gì.

FreshBooks để thanh toán

Có rất nhiều dịch vụ thanh toán trên Web và mỗi dịch vụ cung cấp kết hợp khả năng sử dụng và khả năng ứng dụng riêng cho một doanh nghiệp. Nhưng nếu bạn đang tìm kiếm thứ gì đó đơn giản giúp dễ dàng theo dõi chu kỳ thanh toán của mình, FreshBooks là một nơi tốt để bắt đầu.

FreshBooks giúp đơn giản hóa việc quản lý khách hàng, dự án và quan trọng nhất là hóa đơn. Công cụ tạo hóa đơn định kỳ và tự động lập hóa đơn cho khách hàng. Thậm chí tốt hơn, nó tương đối phải chăng: bạn không thể trả bất cứ điều gì nếu bạn cần lập hóa đơn cơ bản hoặc trả tới $ 149 mỗi tháng nếu bạn muốn nhiều nhân viên truy cập vào tài khoản.

Khi tôi bắt đầu sử dụng FreshBooks, biết tất cả các tính năng mà nó cung cấp, tôi đã mong đợi những điều lớn lao từ công cụ này. Và may mắn thay, tôi đã hài lòng. Ngoài việc có thể nhập và xuất sang các tệp QuickBooks và CSV, công cụ sẽ tự động tích hợp với các giải pháp xử lý thanh toán như PayPal và thiết kế của nó giúp hoàn thành các tác vụ lập hóa đơn của bạn nhanh chóng và dễ dàng. Trên thực tế, tôi thấy rằng tôi có thể tạo hóa đơn và gửi chúng cho khách hàng trong thời gian ngắn hơn nhiều so với việc tự phát triển hóa đơn thô sơ trong Word và gửi chúng cho khách hàng theo cách đó.

Nơi FreshBooks thực sự tỏa sáng là trong theo dõi của nó. Nếu bạn đang sử dụng một hệ thống thô để thanh toán, bạn có thể gặp khó khăn khi nhớ khi nào hoặc nếu bạn được thanh toán. FreshBooks loại bỏ vấn đề đó và cung cấp một ngăn menu hiển thị các khoản thanh toán nổi bật và thanh toán lịch sử để bạn biết khi nào có tiền. Và nếu bạn lo lắng về giao diện của hóa đơn, bạn có thể tùy chỉnh bất kỳ cách nào bạn muốn và thậm chí nhập vào logo công ty của bạn.

FreshBooks là một công cụ lập hóa đơn tuyệt vời mà tôi thực sự thích hơn so với tính năng được tích hợp trong QuickBooks. FreshBooks rất đơn giản, giá cả phải chăng và quan trọng nhất là nó hữu ích.

Theo dõi nhân viên với InOut Board

Bạn có muốn biết khi nào nhân viên của bạn vào văn phòng không? Bạn có muốn biết khi nào họ rời đi vào ban đêm? Nếu vậy, không có gì khác ngoài phiên bản trực tuyến của InOut Board.

InOut Board theo dõi trạng thái nhân viên (dù họ có ở văn phòng hay không), tham dự, lịch và thậm chí cả tin nhắn điện thoại của họ với sự trợ giúp của đại lý theo dõi miễn phí dựa trên Windows. Công cụ này cũng bao gồm một nền tảng nhắn tin tức thời toàn công ty để nhân viên của công ty bạn có thể trò chuyện với nhau mà không cần sử dụng các dịch vụ như AIM hoặc Google Talk.

Sau khi được triển khai, InOut Board sẽ cho phép bạn thêm nhân viên vào hệ thống và bắt đầu theo dõi trạng thái của họ. Khi nhân viên vào văn phòng vào buổi sáng, họ có thể nhập thời gian họ đến và sử dụng InOut Board để liên tục cập nhật hệ thống về những gì đang diễn ra trong ngày của họ. Người quản lý cũng có thể bí mật theo dõi tình trạng của nhân viên để đảm bảo họ đang làm việc và không làm những việc họ không nên làm khi ở văn phòng. Chúng tôi không thích tính năng này.

InOut Board là một công cụ theo dõi lý tưởng cho một công ty nhỏ vì nó nhẹ và cung cấp thông tin cơ bản theo yêu cầu của người quản lý. Phiên bản trực tuyến miễn phí trong 30 ngày và nếu bạn quyết định muốn sử dụng nó, bạn sẽ phải trả 9, 95 đô la mỗi tháng cho 10 giấy phép người dùng hoặc tối đa 349, 95 đô la mỗi tháng cho 2.000 giấy phép người dùng.

Hiện tại để liên lạc với nhân viên

Hiện tại, vì thiếu sự tương đồng tốt hơn, Twitter với các nhóm, dành cho các doanh nghiệp. Chúng tôi nghĩ rằng đó là sản phẩm tốt nhất trong các sản phẩm "công việc Twitter".

Hiện tại cung cấp cho các công ty các công cụ cần thiết để tạo các mạng tiểu blog của riêng họ trong văn phòng và nó cho phép các nhà quản lý tách tất cả người dùng thành các nhóm. Nói cách khác, các công ty có thể đặt quản lý thành một nhóm và các nhân viên cấp thấp hơn vào các nhóm khác để có thể thảo luận giữa các thành viên mà không phải lo lắng về việc nhân viên không được chào đón tham gia.

Sau khi được triển khai tại văn phòng, nhân viên đăng ký sẽ tự động được chuyển đến các nhóm được chỉ định. Tất cả họ có thể trò chuyện trong một diễn đàn công cộng, kết bạn với các nhân viên khác và tận hưởng trải nghiệm toàn công ty tương tự như Twitter. Trong thử nghiệm của tôi, việc tạo nhóm và trò chuyện với những người khác rất đơn giản và việc triển khai nó không thể dễ dàng hơn: người dùng cần đăng ký, tham gia tài khoản công ty tương ứng và họ đã sẵn sàng.

Nhưng không giống như Twitter, hiện tại không nhất thiết phải miễn phí. Nếu bạn muốn thiết lập tính năng đơn giản nhất của nó, Hiện tại bạn sẽ không mất một xu. Nhưng nếu bạn đang tìm kiếm các tính năng quản trị nâng cao và khả năng cài đặt Hiện tại trên cơ sở hạ tầng mạng cục bộ của mình, công ty sẽ tính phí $ 1 mỗi người dùng mỗi tháng.

Shoeboxed cho tất cả các khoản thu của bạn

Một trong những khía cạnh quan trọng nhất của việc điều hành một doanh nghiệp là theo dõi các biên lai, vì vậy bạn có thể chắc chắn tại thời điểm thuế mà bạn chuẩn bị để khai thuế chính xác. Và Shoeboxed sẽ giúp bạn làm điều đó.

Shoeboxed là duy nhất trong roundup này bởi vì nó yêu cầu một cái gì đó mà những người khác không: một số hành động ngoại tuyến. Để sử dụng dịch vụ, bạn cần gửi biên lai hoặc danh thiếp Shoeboxed cho công ty qua thư con ốc. Khi công ty nhận được biên lai của bạn, công ty sẽ quét chúng vào tài khoản của bạn và cung cấp chúng cho bạn trực tuyến, do đó bạn không bị mất dấu. Đó là một ý tưởng gọn gàng và một ý tưởng mà bạn không nên bỏ qua nếu bạn gặp khó khăn trong việc ghi nhớ nơi bạn đặt mỗi biên lai.

Nhưng nó trở nên tốt hơn. Trong những tuần gần đây, Shoeboxed đã ký thỏa thuận với các công ty như Evernote, FreshBooks và các công ty khác cho phép bạn liên kết hai tài khoản của mình và gửi biên lai trực tiếp đến các dịch vụ nói trên. Tôi đã gửi một vài biên lai cho FreshBooks thông qua Shoeboxed và nhận ra rằng về mặt kế toán, đó là một cách lý tưởng để theo dõi hoạt động của tôi.

Giống như những người khác, Shoeboxed cung cấp phiên bản miễn phí nếu bạn muốn ít chức năng và quảng cáo hơn, nhưng đó không thực sự là lựa chọn tốt nhất. Công ty cũng cung cấp các phiên bản lite, cổ điển và kinh doanh, có giá lần lượt là $ 9, 95, $ 19, 95 và $ 49, 95. Mỗi cung cấp các tính năng tương tự được đề cập ở trên, nhưng khác nhau dựa trên giới hạn số lượng biên lai mà công ty sẽ quét. Tôi sử dụng phiên bản $ 19, 95, vì nó hữu ích nhất đối với tôi. Nếu bạn có một công ty lớn, bạn có thể muốn xem xét sử dụng phiên bản $ 49, 95.