Nút Trả lời đáng sợ đã reo lên một nạn nhân khác vào tuần trước khi một chỉ huy của Sở Cảnh sát Los Angeles yêu cầu các sĩ quan của mình trong một email để bắt giữ ai đó vì đã bán bất hợp pháp những con thỏ chưa đủ tuổi để bộ phận này không nhận được "mắt đen" trong phương tiện truyền thông.

Khi Ana Garcia báo cáo cho NBC Nam California, chỉ huy đã không nhận ra câu trả lời của mình cho một sĩ quan LAPD cũng được gửi đến nhà sản xuất tin tức truyền hình, người đã yêu cầu thông tin về việc thiếu các vụ bắt giữ tàn ác động vật nhiều tháng sau khi bộ phận này tuyên bố sẽ đàn áp việc thực hành.

Không giống như nhiều người trả lời thương vong, chỉ huy đã nhận được sự hỗ trợ của ông chủ LAPD, Charlie Beck, người cho biết chỉ huy chỉ đơn thuần là phân bổ tài nguyên.

Không, đây không phải là phim hoạt hình Looney Tunes với sự tham gia của Bugs Bunny trong vai phóng viên gan dạ và Elmer Fudd trong vai trò chỉ huy cảnh sát bị bao vây. Nó chỉ giống như một.

Thật không may, trả lời vô tình cho tất cả thường không có gì để cười. Tháng 1 năm ngoái, Ruth Graham đã báo cáo trên Grindstone về một người phụ nữ bị mất việc sau khi hả hê về việc một người quản lý không thích bị sa thải trong một câu trả lời mà cô nghĩ sẽ chỉ gửi cho một số đồng nghiệp nhưng điều đó thực sự được gửi đến mọi người trong công ty.

Có bất kỳ tính năng máy tính nào gây ra nhiều đau buồn hơn Trả lời tất cả? Một số tổ chức đã đi xa đến mức vô hiệu hóa cả chức năng trả lời và chuyển tiếp trong hệ thống thư của họ - ít nhất là đối với các thư được chọn.

Người dùng Microsoft Outlook có thể tránh trả lời ngẫu nhiên cho tất cả mọi người bằng cách ẩn nút Trả lời tất cả (được gọi là Trả lời tất cả trong Outlook 2003 và 2007). Họ cũng có thể đặt Outlook để trì hoãn các thư họ gửi để tự cung cấp cho mình vài giây hoặc vài phút để bắt lỗi trả lời của họ.

Có lẽ biện pháp bảo vệ hiệu quả nhất trước các phản hồi vô tình là sử dụng tiện ích TuneReplyAll miễn phí cho Outlook 2010 để tạo cảnh báo bạn phải nhấp qua trước khi trả lời tất cả người nhận tin nhắn.

Tránh trả lời ngẫu nhiên cho tất cả bằng cách xóa nút khỏi thanh công cụ hoặc ruy băng của Outlook

Ngày làm việc thường là một chuỗi những phiền nhiễu không hồi kết. Với rất nhiều người, chương trình và hoạt động cạnh tranh để thu hút sự chú ý của chúng tôi tại nơi làm việc, không có gì lạ khi đôi khi chúng tôi bấm nhầm nút.

Cách đơn giản nhất để ngăn chặn tất cả các câu trả lời vô tình là loại bỏ tùy chọn Trả lời tất cả khỏi thanh công cụ chuẩn trong Outlook 2003 và 2007 và Trả lời tất cả từ dải băng trong Outlook 2010. Làm như vậy trong hai chương trình trước là một cách dễ dàng; điều tương tự không thể nói để xóa Trả lời tất cả khỏi dải băng Outlook 2010.

Trong Outlook 2003 và 2007, nhấn phím Alt và kéo nút Trả lời tất cả khỏi thanh công cụ hoặc nhấp vào mũi tên xuống ở phía bên phải của thanh công cụ, chọn Thêm hoặc Xóa nút, chọn Tiêu chuẩn và bỏ chọn Trả lời tất cả. Lưu ý rằng bạn phải hoàn thành các bước trong cả cửa sổ Outlook chính và cửa sổ thông báo của Outlook.

Để tùy chỉnh dải băng Outlook 2010 để nút Trả lời Tất cả được tách biệt khỏi các tùy chọn trả lời khác, hãy làm theo các bước được mô tả bởi William Zhou trên trang web Office TechCenter:

Bấm vào tab Tệp, chọn Tùy chọn và chọn Tùy chỉnh Dải băng.

Chọn Phản hồi trong khung bên phải và nhấp vào Xóa.

Nhấp vào Nhóm mới hai lần. Đổi tên Nhóm mới đầu tiên (Tùy chỉnh) thành "Phản hồi (Tùy chỉnh)" và nhóm thứ hai là "Trả lời tất cả (Tùy chỉnh)."

Ở trên cùng của ngăn bên trái, nhấp vào Tab chính từ "Chọn lệnh từ."

Trong khung bên trái, mở rộng Trang chủ (Thư) và Trả lời.

Trong khung bên phải, chọn Phản hồi (Tùy chỉnh).

Thêm các lệnh "Trả lời bài đăng", "Trả lời", "Chuyển tiếp", "Cuộc họp", "IM" và "Khác" từ khung bên trái sang Phản hồi (Tùy chỉnh) trong khung bên phải từng cái một.

Trong khung bên phải, chọn "Trả lời tất cả (Tùy chỉnh)."

Thêm lệnh Trả lời tất cả vào "Trả lời tất cả (Tùy chỉnh)."

Chọn "Trả lời tất cả (Tùy chỉnh)" và sử dụng nút Xuống để di chuyển nó trong "Gửi / nhận (IMAP / POP)".

Nhấn OK.

Bạn có thể thay đổi các bước ở trên để loại bỏ hoàn toàn nút Trả lời tất cả bằng cách chỉ tạo một Nhóm mới có tên Phản hồi (Tùy chỉnh) thiếu tùy chọn Trả lời tất cả. Trong cả ba phiên bản Outlook, bạn vẫn có thể trả lời tất cả bằng cách nhấn Ctrl-Shift-R hoặc bằng cách nhấp vào Hành động> Trả lời tất cả trong Outlook 2003 và 2007.

Tháng 12 năm ngoái, Rob Lightner của CNET đã mô tả tiện ích bổ sung NoReply ALL miễn phí của Microsoft cho Outlook 2010, cho phép người gửi thư vô hiệu hóa các chức năng Trả lời cho tất cả và chuyển tiếp cho tin nhắn. Như Rob giải thích, chương trình bao gồm một tính năng cho phép bạn vô hiệu hóa trả lời tất cả các tin nhắn bạn nhận được.

Nhưng câu chuyện liên quan

• Điều tồi tệ nhất 'Trả lời tất cả'?
• 5 cách để tránh kéo Petraeus
• Leahy cam kết không có quyền truy cập e-mail bảo hành cho các liên kết

Thật không may, tiện ích bổ sung chỉ hoạt động cho người nhận trên cùng một miền Exchange. Tương tự, tính năng truy xuất tin nhắn đã gửi của Outlook chỉ hoạt động với các tài khoản Exchange; trang web hỗ trợ Outlook giải thích cách hoạt động của việc truy xuất thư trong Outlook 2003.

Gmail mang đến cho bạn cơ hội tốt hơn để hủy trả lời vô tình cho tất cả mọi người bằng cách sử dụng tính năng Hoàn tác gửi của dịch vụ. Để bật nó, hãy nhấp vào biểu tượng bánh răng ở góc trên bên phải của cửa sổ Gmail chính, chọn Cài đặt và bên dưới tab Chung, kiểm tra Bật Hoàn tác Gửi. Nhấp vào nút Lưu Thay đổi ở cuối cài đặt để bật tùy chọn.

(Nếu bạn không thấy tùy chọn Hoàn tác gửi, hãy nhấp vào tab Labs và bật tùy chọn đó.)

Thật không may, thời gian hủy tối đa chỉ là 30 giây (ba tùy chọn còn lại là 5, 10 và 20 giây). Trong nhiều trường hợp, nửa phút là đủ lâu để nhận ra bạn đã chọn tùy chọn trả lời sai và tránh có một số 'splainin' để làm.

Đặt Outlook để trì hoãn tất cả các tin nhắn bạn gửi

Bạn có thể thêm tính năng trì hoãn thư vào Outlook bằng cách tạo quy tắc tự động điều chỉnh e-mail được gửi đến các địa chỉ cụ thể hoặc cho tất cả người nhận. Vào tháng 4 năm 2008, tôi đã mô tả cách tạo quy tắc gửi chậm trong Outlook 2003 và 2007.

Quy trình tạo quy tắc giống nhau trong Outlook 2010, mặc dù các bước để mở trình hướng dẫn quy tắc là khác nhau: bấm vào Tệp> Thông tin> Quản lý Quy tắc & Cảnh báo để thực hiện quy trình tạo quy tắc trong chương trình đó.

Chương trình miễn phí thêm thông báo 'trả lời tất cả' cho Outlook

Phần lớn sự đau buồn gây ra bởi những câu trả lời tình cờ cho tất cả có thể được đảo ngược bằng một câu tự động "Bạn có thực sự muốn không?" xác nhận. Vâng, tôi nhận ra mức độ nghiêm trọng đến mức nào khi phải nhấp qua các cảnh báo như vậy khi bạn đang vội để đi đến cuối ngày làm việc. Khi bị bắn phá với các cảnh báo bật lên, mọi người thường nhấp qua chúng mà không phải trả tiền cho họ.

Nhưng đây là bảo mật công việc của bạn, chúng tôi đang nói về ở đây. Nếu bạn quyết định nguy cơ tin nhắn của bạn đến nhầm người lớn hơn nhu cầu gửi nhanh, hãy tải xuống và cài đặt tiện ích bổ sung TuneReplyAll miễn phí của IvaSoft cho Outlook 2010.

Sau khi bạn cài đặt chương trình trên PC, bạn phải bật chương trình theo cách thủ công thông qua Tùy chọn bổ trợ của Outlook 2010. Bấm vào Tệp> Tùy chọn> Bổ trợ và chọn TuneReply ALL trong danh sách bổ trợ. Chọn nút Tùy chọn bổ trợ. Các tùy chọn của chương trình được hiển thị dưới tab TuneReplyAll.

Sau khi bổ trợ được bật, một cảnh báo sẽ xuất hiện khi bạn chọn Trả lời Tất cả hỏi bạn có thực sự muốn tất cả người nhận tin nhắn nhận được phản hồi của mình không. Nút Không được chọn theo mặc định, do đó, nhấn Enter sẽ hủy hành động trả lời tất cả. Bạn phải nhấp vào nút Có để xác nhận trả lời cho tất cả (hoặc nhấn Tab và sau đó nhấn Enter).

TuneReplyAll cũng cho phép bạn loại trừ địa chỉ của chính mình khi trả lời tất cả. Bạn có thể đặt chương trình tự động thêm địa chỉ của mình vào trường Đến:, Cc:, hoặc Bcc: của tất cả các tin nhắn gửi đi. Tôi đã thử nghiệm chương trình trên một PC độc lập (không phải là một phần của miền Exchange) và nó hoạt động như quảng cáo.

Mặt khác của phương trình trả lời tất cả là khả năng trả lời cho tất cả người nhận tin nhắn theo mặc định. Gmail Labs được sử dụng để cung cấp tùy chọn Trả lời mặc định cho tất cả dường như đã bị xóa - ít nhất là công cụ này không có sẵn trong tài khoản Gmail của tôi.

Các công ty dường như đang đi theo hướng ngược lại: hướng tới việc vô hiệu hóa trả lời cho tất cả, như Mike Rosenwald đã báo cáo vào tháng trước trên Businessweek.com.

Theo các nhân viên tại các tổ chức đã vô hiệu hóa trả lời tất cả trong hệ thống e-mail của họ, tính năng này chắc chắn không thể bỏ qua.