Bạn không có thời gian để sắp xếp hàng trăm ý kiến ​​chuyên gia về cách khôi phục hộp thư chạy trốn. Đó là lý do tại sao tôi đã phân loại cho bạn.

Khi tôi thực hiện theo cách của mình thông qua khoảng một tá các chiến lược này để tăng năng suất email, một chủ đề đã nảy sinh: Giữ cho nó ngắn gọn.

Theo tinh thần đó và không chậm trễ hơn nữa, đây là những gợi ý hàng đầu của các chuyên gia năng suất để tránh thời gian email bị chìm.

Đừng để hộp thư đến của bạn đặt lịch trình của bạn

Tôi là một trong những người ghé thăm hộp thư đến của anh ấy trước khi tôi uống cà phê hoặc mở báo vào buổi sáng (nhớ báo không?). Đó là lý do tại sao mẹo đầu tiên được cung cấp bởi Audrey Thomas của OrganizedAudrey.com, đã ném cho tôi một vòng lặp, Đợi một giờ vào ngày làm việc của bạn trước khi bạn kiểm tra email của mình.

Vì nhiều người trong chúng ta liên lạc với những người ở xa ngoài múi giờ của chúng tôi, nên gợi ý này sẽ khó thực hiện. Tuy nhiên, lời khuyên cuối cùng trong số 10 lời khuyên của Audrey là một điều tôi hết sức tán thành (với một tiêu chuẩn): Tắt tất cả các thông báo qua email. Rốt cuộc ai là ông chủ, bạn hay hộp thư đến của bạn?

Điều kiện là bạn có thể muốn thiết lập cảnh báo cho thư bạn nhận được từ những người thực sự có thể gửi cho bạn một tin nhắn khẩn cấp. Trong trường hợp đó, bạn có thể tạo quy tắc thông báo cho bạn qua tin nhắn văn bản khi bạn nhận được thư từ người đó (tôi sẽ giải thích quy trình này trong một bài đăng trong tương lai) hoặc sử dụng một dịch vụ như AwayFind.

Tôi đã mô tả cách sử dụng AwayFind trong một bài đăng từ tháng 11 năm 2012 với tiêu đề "Cách tắt thông báo trên điện thoại thông minh và máy tính bảng" (cuộn xuống cuối bài để biết thông tin về ứng dụng). AwayFind chi phí $ 5 một tháng cho một tài khoản email và $ 15 một tháng cho tối đa năm tài khoản; cả tài khoản Cá nhân và Chuyên nghiệp đều được dùng thử miễn phí 30 ngày.

Quy tắc năm câu giúp tiết kiệm thời gian của bạn và của họ

Cũng giống như có những người yêu thích âm thanh của giọng nói của họ, nhiều người trong chúng ta tin rằng những người nhận tin nhắn của chúng tôi tìm thấy văn xuôi email của chúng tôi. Không phải vậy. Stephanie Vozza của doanh nhân gọi quy tắc email năm câu là "cứu cánh năng suất".

Vozza khuyên bạn nên đặt một phần tái bút ở cuối thư của bạn có nội dung "Để tiết kiệm thời gian của bạn và của tôi, tôi giới hạn tất cả các câu trả lời của tôi trong năm câu hoặc ít hơn." Trong thực tế, quy tắc năm câu không chỉ áp dụng cho các câu trả lời. Vozza trích dẫn doanh nhân nối tiếp Guy Kawasaki: "Ít hơn năm câu thường đột ngột và thô lỗ, hơn năm câu làm lãng phí thời gian."

Kawasaki tin rằng email sẽ trả lời năm câu hỏi: bạn là ai, bạn muốn gì, tại sao bạn hỏi, tại sao người nhận nên làm những gì bạn đang hỏi và bước tiếp theo là gì. Ngoại lệ duy nhất cho quy tắc năm câu là khi bạn khen ngợi ai đó. Sau đó, Kawasaki gợi ý rằng bạn "tiếp tục miễn là bạn muốn."

TLA có thể là RTS (trình tiết kiệm thời gian thực)

Một trong những cách tốt nhất để truyền tải thông điệp của bạn trong thời gian ngắn hơn là gói gọn nó trong dòng chủ đề bằng TLAs (từ viết tắt ba chữ cái). Les McKeown của Inc. "mổ xẻ" dòng tiêu đề email trong "Chìa khóa cho năng suất email? Dòng chủ đề tốt hơn."

Khi một câu trả lời hai hoặc ba từ sẽ đủ, hoặc đơn giản là để xác nhận đã nhận được một tin nhắn, bạn có thể trả lời mà không cần tin nhắn gốc và bắt đầu dòng tiêu đề với "Got it; will do (eom)" để cho biết người nhận cần ' t mở tin nhắn. Ngoài "eom" (cuối tin nhắn), McKeown còn đề xuất một số TLA dòng chủ đề khác: NRR (không cần trả lời), Y / N (có / không có câu hỏi), RB [T] (trả lời theo thời gian / ngày đã đặt ), AB [T] (hành động theo thời gian / ngày đã đặt) và PYR (theo yêu cầu của bạn), mà đối với tôi có vẻ quá rõ ràng, và thậm chí có thể hơi lén lút.

Để nộp hồ sơ hay không nộp hồ sơ?

Nhiều chuyên gia về năng suất email nhấn mạnh rằng bạn đảm bảo hộp thư đến của mình trống vào cuối mỗi ngày làm việc. Tôi có cách tiếp cận ngược lại: hộp thư đến của tôi là kho lưu trữ tin nhắn có thể tìm kiếm của tôi. Tuy nhiên, tôi dễ dàng thừa nhận lợi ích của một hệ thống lưu trữ thư có tổ chức.

Chìa khóa cho một hệ thống như vậy là tạo các thư mục mà bạn đặt tin nhắn dựa trên các tiêu chí khác nhau. George Kao của Medium.com đã phát minh ra một hệ thống email gồm bảy loại mà anh tuyên bố có thể chứa tất cả các tin nhắn mà bạn có khả năng nhận được.

Từ quan điểm năng suất, quan trọng nhất trong bảy loại của Kao là thứ nhất: Không cần trả lời hoặc đọc, mà theo tôi là "xóa". Các danh mục khác là tệp đi, phản hồi tùy chọn, đọc tùy chọn, phản hồi bắt buộc hôm nay, phản hồi bắt buộc sau và theo dõi. Kao chỉ ra rằng một số loại này sẽ yêu cầu các danh mục phụ.

Nhưng câu chuyện liên quan

• Dropbox được trò chuyện và mua dịch vụ trò chuyện tại nơi làm việc Zulip
• CEO WhatsApp: Chúng tôi sẽ không thỏa hiệp quyền riêng tư của bạn đối với Facebook
• Xóa và quản lý thư cũ trong Mail
• Twitter được cho là có kế hoạch bảo mật tin nhắn khỏi rình mò

Nếu bảy loại thư quá nhiều đối với bạn, Susan Adams của Forbes khuyến nghị phương pháp quản lý thư "ba hương vị" của chuyên gia năng suất Mark Hurst: không liên quan, có liên quan nhưng không thể hành động và có thể hành động.

Trong danh mục đầu tiên là thư rác và tin nhắn "trả lời tất cả", Hurst nói rằng bạn nên xóa ngay lập tức. Thư trong danh mục thứ hai nên được lưu trữ, theo Hurst. Điều này chỉ để lại những thông điệp mà Hurst gọi là "công việc", mà anh ấy khuyên bạn nên chuyển vào thư mục "việc cần làm".

Nhiều năm trước, một người quản lý văn phòng có kinh nghiệm đã nói với tôi rằng chìa khóa để quản lý tệp giấy là xử lý mỗi tệp vài lần khi cần thiết và tốt nhất là chỉ một lần. Di chuyển thư của bạn ra khỏi hộp thư đến của bạn và vào một thư mục mà bạn sẽ truy cập sau đó thêm một bước vào quản lý thư của bạn. Nhưng nếu một hộp thư đến trống là mục tiêu của bạn, hệ thống của Hurst sẽ đơn giản và đơn giản như họ nhận được.

Một bài báo khác của Forbes được xuất bản trong tuần này và được viết bởi Cathie Ericson cung cấp 5 cách để kiểm soát hộp thư email của bạn. Ericson trích dẫn Marsha Egan của InboxDetox.com khuyên bạn chỉ nên kiểm tra email ba lần mỗi ngày: điều đầu tiên vào buổi sáng, sau bữa trưa và gần cuối ngày làm việc. Nếu cần thiết, Egan nói, bạn có thể thêm kiểm tra email giữa buổi sáng và giữa buổi chiều.

Egan cũng khuyên bạn nên tránh mở ứng dụng thư của mình khi bạn "đang chạy" vì bạn muốn đợi cho đến khi bạn có thời gian trả lời có chủ ý. Ngoài ra, cô ấy cảnh báo không nên truy cập hộp thư đến của bạn ngay trước khi đi ngủ vì nhìn vào màn hình sáng có thể khiến bạn không ngủ được nhanh chóng.

Hãy suy nghĩ trước khi trả lời, hoặc không trả lời

Một số chuyên gia email cảnh báo không trả lời tin nhắn ngay nếu bạn không cần. Như George Kao của Medium.com chỉ ra, "khoảng cách tạo ra viễn cảnh."

Cũng xem xét rằng đối với một số tin nhắn, email có thể không phải là phương tiện hiệu quả nhất. Khi bạn thấy mình va chạm với quy tắc năm câu, có lẽ đã đến lúc nhấc điện thoại hoặc, nếu người đó ở gần, hãy ghé qua để gửi tin nhắn của bạn. Ngược lại, một tin nhắn văn bản có thể là tốt nhất cho các ghi chú ngắn cần đọc hoặc trả lời ngay lập tức.

Mặc dù nó không liên quan trực tiếp đến năng suất, nhưng một mẹo khác được lặp lại bởi các mavens email là giữ cho thông điệp của bạn "tích cực và thân thiện". Như với tất cả các giao tiếp điện tử, sự mỉa mai và những nỗ lực hài hước khác thường không bằng phẳng mà không có sự thay đổi giọng nói hay cử chỉ và biểu cảm cá nhân. Đó là một lý do khác để suy nghĩ về việc nhấc điện thoại hoặc dừng lại để gửi tin nhắn của bạn bằng xương bằng thịt.