Microsoft hôm qua đã phát hành bản xem trước của dịch vụ email dựa trên trình duyệt mới, Outlook.com. Dự định cuối cùng sẽ thay thế Hotmail ngày càng lỗi thời, dịch vụ miễn phí mang đến giao diện người dùng tối giản, phương tiện truyền thông xã hội và tích hợp Skydrive và hàng loạt tính năng. Như tôi đã nói trong lần đầu tiên sử dụng, đây là một sự thay thế tuyệt vời cho Gmail và chắc chắn đáng để chuyển sang người dùng Hotmail hoặc Live.com hiện tại. Trên thực tế, hơn một triệu người dùng đã đăng ký.

Để ở bất cứ nơi nào gần hữu ích, một dịch vụ email sẽ cung cấp nhiều cách để tổ chức thư của bạn. Và may mắn thay, Outlook.com bao gồm tất cả các điều cơ bản và hơn thế nữa. Dưới đây tôi sẽ thảo luận về năm cách để quản lý thư của bạn và giữ hộp thư đến của bạn gọn gàng và ngăn nắp.

1. Hành động tức thì

Khi bạn di chuột qua e-mail, ba biểu tượng màu xám sẽ xuất hiện giữa tên người gửi và trường chủ đề. Các điều khiển "Hành động tức thì" này cho phép bạn xóa một tin nhắn, đánh dấu là chưa đọc hoặc gắn cờ để xem lại (hành động sau sẽ chuyển nó lên đầu hộp thư đến của bạn). Bạn có thể thực hiện các hành động tương tự với thanh Lệnh ở phía trên màn hình, nhưng các biểu tượng Hành động tức thì giúp bạn tiết kiệm một vài lần nhấp. Hơn nữa, bằng cách ẩn các biểu tượng cho đến khi bạn cần chúng, Microsoft giữ cho giao diện sạch sẽ và không bị lộn xộn. Nếu bạn muốn, bạn có thể thêm nhiều biểu tượng từ menu Cài đặt, bao gồm di chuyển tin nhắn vào thư mục và đánh dấu nó là rác. Tuy nhiên, hãy lưu ý rằng bạn chỉ có thể thấy ba biểu tượng cùng một lúc.

Di chuyển qua tên người gửi hiển thị menu bật lên với các lệnh gửi e-mail đến liên hệ, lên lịch dọn dẹp (xem bước cuối cùng), tìm tất cả e-mail từ người gửi, di chuyển các tin nhắn đó hoặc xóa chúng hoàn toàn . Mặc dù chính thức menu không phải là một tính năng "Hành động tức thì", nhưng đó là một cách khác để tổ chức tin nhắn mà không cần sử dụng thanh Lệnh.

2. Danh mục thư mục và Xem nhanh

Tính năng Thư mục của Outlook.com tương tự như trên các dịch vụ email phổ biến khác. Khi bạn di chuyển một tập tin vào một thư mục, nó sẽ xóa nó khỏi hộp thư đến, giống như khi bạn lấy một tập tin giấy từ bàn của bạn và lưu trữ nó trong một ngăn kéo. Bạn có thể thêm e-mail vào một thư mục thông qua kéo và thả hoặc bằng cách chọn e-mail và sử dụng menu Di chuyển để kéo xuống từ thanh Lệnh. Các thư mục mặc định bao gồm Rác, Đã gửi và Thư nháp, nhưng bạn có thể tạo bao nhiêu thư mục tùy thích.

Thể loại làm việc khác nhau. Thay vì hoạt động như các thư mục riêng biệt, các danh mục là cách để phân loại tin nhắn theo nội dung của chúng. Vì vậy, ngay cả khi bạn gán tin nhắn cho danh mục, nó sẽ vẫn còn trong hộp thư đến của bạn. Tuy nhiên, nhấp vào một danh mục, chỉ hiển thị các tin nhắn được gán cho nó.

Microsoft đã thêm các danh mục mặc định cho các thư có tệp đính kèm và các danh mục có số theo dõi vận chuyển. Khi những tin nhắn đó đến, Outlook.com sẽ phát hiện chúng và tự động gắn thẻ chúng với danh mục phù hợp. Giống như với Thư mục, bạn có thể tạo các danh mục của riêng mình, mặc dù bạn chỉ có thể chỉ định danh mục bằng cách chọn tin nhắn và sử dụng menu kéo xuống từ thanh Lệnh. Kéo và thả không phải là một lựa chọn.

3. Quy tắc và bộ lọc

Cũng như Gmail, bạn có thể tạo quy tắc dựa trên tên hoặc địa chỉ của người gửi, trường "Tới" hoặc "CC", trường Chủ đề hoặc liệu thư có tệp đính kèm hay không. Sau đó, bạn có thể yêu cầu Outlook.com tự động di chuyển chúng vào một thư mục, gắn cờ chúng trong hộp thư đến của bạn, chuyển tiếp chúng đến một địa chỉ email mới, thêm hoặc xóa một danh mục hoặc xóa chúng hoàn toàn. Để truy cập menu Quy tắc, nhấp vào menu Quét trong thanh Lệnh và chọn Quản lý quy tắc.

Bạn có thể quản lý tin nhắn đến của mình bằng người gửi trong tùy chọn Người gửi an toàn và bị chặn của menu Cài đặt. Các tùy chọn bao gồm chỉ định người gửi nào "an toàn" (vì vậy thư không được đánh dấu là rác), danh sách gửi thư nào an toàn và người gửi nào nên bị chặn hoàn toàn. Email từ người gửi trong danh sách bị chặn của bạn sẽ bị xóa.

4. Email rác

Sử dụng tài khoản e-mail đủ lâu và thư rác sẽ bắt đầu chảy vào. Và không lâu sau, nó có thể trở thành một trận lụt. Vì vậy, Outlook.com cung cấp một số công cụ để quản lý thư rác, công cụ đầu tiên có thể truy cập được từ thanh Lệnh. Nhấp vào tùy chọn Rác sẽ tiết lộ các lựa chọn đánh dấu thư là Rác, báo cáo lừa đảo hoặc cảnh báo cho Microsoft nếu bạn nghi ngờ rằng tài khoản của một người bạn đã bị hack. Nếu bạn vô tình đánh dấu thư là rác, bạn có thể đảo ngược hành động trong thư mục Rác của mình. Đó là một tính năng cần thiết vì các tin nhắn trong tương lai từ người gửi đó sẽ bị xóa.

Trong menu Cài đặt có nhiều công cụ hơn để quản lý e-mail Rác. Chỉ cần nhấp vào tùy chọn Bộ lọc và báo cáo để đặt bộ lọc thư rác, quyết định xem bạn có muốn báo cáo thư rác cho Microsoft hay chặn nội dung từ tất cả người gửi không xác định.

5. Quét và lên lịch dọn dẹp

Mặc dù không có chổi nào liên quan, bạn có thể quét hộp thư đến của mình bằng menu kéo xuống trên thanh Lệnh. Tại đây bạn có thể di chuyển tất cả các tin nhắn từ một người gửi hoặc xóa chúng thành một nhóm.

Trong cùng một menu, tính năng Dọn dẹp lịch biểu mang đến các tùy chọn bổ sung như chỉ giữ các tin nhắn gần đây từ người gửi hoặc xóa bất cứ thứ gì cũ hơn 3, 10, 30 hoặc 60 ngày. Hoặc nếu bạn thích, bạn có thể di chuyển các tin nhắn cũ hơn vào một thư mục cụ thể.