Các bộ ứng dụng văn phòng đã đi một chặng đường dài về khả năng tương thích từ năm và 10 năm trước. Trước đây, một tài liệu trong một bộ ứng dụng văn phòng sẽ hiếm khi mở đúng trong ứng dụng văn phòng của đối thủ cạnh tranh, hoặc nếu bạn có thể thì đó là gobbledygook và không thể đọc được. Ngay cả các phiên bản khác nhau của Microsoft Office cũng không thể nói chuyện với nhau đúng cách.

Dần dần điều này đã thay đổi và ngày nay khả năng tương thích tệp giữa các ứng dụng như Office, iWork, Open Office và thậm chí các bộ trực tuyến từ Google và Zoho để đặt tên cho một số. Tuy nhiên, quá trình không có nghĩa là không có một vài điểm yếu. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ tập trung vào khả năng tương thích iWork 08 và Office 2007 (Windows) và Office 2008 (Mac) nhưng bạn có thể sử dụng một số mẹo tương tự và áp dụng chúng cho bộ ứng dụng văn phòng yêu thích khác của bạn.

PDF | Trang và Word | Số và Excel | PowerPoint và Keynote

Ở góc bên trái, chúng tôi có iWork, bộ ứng dụng văn phòng của Apple bao gồm bộ xử lý văn bản có tên Pages, ứng dụng bảng tính có tên Numbers và phần trình bày của phần mềm có tên Keynote. Ở góc bên phải là quái thú hạng nặng của các bộ ứng dụng văn phòng từ Microsoft với Word, Excel và PowerPoint.

Thật không may, 100% đảm bảo không thể được đưa ra rằng các tài liệu sẽ trông giống hệt nhau trong khi chia sẻ giữa hai ứng dụng. Nếu việc trao đổi tài liệu kinh doanh thông thường của bạn cần chính xác thì điều này sẽ trở nên rắc rối và bạn có thể muốn xem xét tiêu chuẩn hóa trên iWork, Microsoft Office hoặc một trong các bộ văn phòng khác có sẵn.

Nói như vậy, bạn thậm chí có thể không có lựa chọn sử dụng iWork hoặc thậm chí Office cho Mac. Nền tảng của Apple hiện không hỗ trợ các chức năng như macro VBA, Pivot Table, cũng như một số ứng dụng văn phòng phụ trợ tùy chỉnh được xây dựng trong Visual Basic. Trong những trường hợp này, bạn sẽ có các tùy chọn giới hạn nhưng sử dụng phiên bản Windows của Office. Nếu bạn là người dùng quyền lực, bạn có thể muốn thử và tạo lại các macro trong iWork bằng AppleScript nhưng đó là một quy trình khó khăn và không có cách nào hiện tại để tự động hóa hoặc dịch chúng ngoài việc thủ công.

Mặc dù có những mỏ đất năng suất để nhận biết, nhưng điều đó không có nghĩa là bạn không thể chia sẻ tài liệu của mình một cách hiệu quả. Đây là cách thực hiện:

Khi nghi ngờ, hãy sử dụng PDF

Bất cứ khi nào bạn chia sẻ tài liệu và người nhận không cần phải thay đổi thì cách tốt nhất để chia sẻ tệp của bạn là biến chúng thành PDF. Đây là một cách dễ dàng trong cả iWork và Microsoft Office và là cách tốt nhất để đảm bảo các tệp sẽ tương thích trên bất kỳ máy tính nào.

Để PDF một tài liệu trong iWork tương tự như Trang, Số và Keynote. Nhấp vào Tệp -> Xuất -> PDF. Mỗi ứng dụng có các tùy chọn xuất khác nhau nhưng tất cả đều có PDF.

Để PDF tài liệu trong ứng dụng Microsoft Office cho Mac như Word, PowerPoint hoặc Excel chỉ cần nhấp vào Tệp -> Lưu dưới dạng -> Chọn PDF từ các tùy chọn thả xuống. Phiên bản Windows không thân thiện và sẽ yêu cầu Adobe Acrobat hoặc cài đặt doPDF, cả hai sẽ cài đặt máy in ảo. Sau đó, bạn có thể tạo tệp PDF bằng cách đi tới Tệp -> In và chọn Acrobat hoặc máy in tương đương, và tệp sẽ được xuất.

Vấn đề với các tài liệu PDF là trong khi chúng có thể tiêu chuẩn hóa giao diện của tài liệu, nó thiếu khả năng cộng tác và thay đổi tài liệu.

Tương thích tập tin

Nếu bạn định chia sẻ và cộng tác bằng iWork 08 và Microsoft Office 2007 (Windows) hoặc Mac Office 08 thì điều quan trọng là phải biết hai chương trình này hoạt động như thế nào. Khi nhập các tệp Microsoft Office 2007 và Mac Office 08 mặc định (mở các định dạng tệp XML có phần mở rộng như .pptx, docx và .xlsx) thì iWork sẽ tự động nhập các tệp và báo cáo mọi sự không tương thích. Tuy nhiên, iWork không thể lưu hoặc xuất tài liệu trở lại định dạng Open XML này, thay vào đó, nó chỉ có thể xuất trở lại các định dạng Office trước đó như .doc, .ppt và .xls.

Theo mặc định, Microsoft Office không thể đọc các tệp iWork 08, trước tiên bạn cần xuất chúng thành tệp .doc, .ppt và .xls trước khi thử chia sẻ các tài liệu này. Điều này có thể được thực hiện trong Trang, Số và Keynote bằng cách nhấp vào Tệp -> Xuất -> và chọn Word, PowerPoint hoặc Excel tương ứng.

PDF | Trang và Word | Số và Excel | PowerPoint và Keynote

Chia sẻ tệp giữa Trang và Word

Theo nguyên tắc thông thường, nếu bạn có một tài liệu đơn giản được tạo trong Word, nó sẽ xuất hiện theo cách tương tự trong Trang. Mặc dù giao diện có thể giống nhau, quá trình dịch thực sự biến đổi tài liệu Word thành tài liệu Trang dưới mui xe. Điều này tạo ra một số điểm khó hiểu cho các tài liệu Word ban đầu sử dụng Word Art, một số kiểu phông chữ nhất định và đôi khi là các khoảng trắng dòng.

Để khắc phục các sự cố về khoảng cách dòng, nhấp vào trình kiểm tra văn bản trong Trang và đảm bảo khoảng cách của bạn được đặt theo pixel.

Theo cách tương tự, khi xuất tài liệu Trang sang Microsoft Word, không phải tất cả các kiểu sẽ hiển thị độc đáo trong Word. Điều này đặc biệt là trường hợp sử dụng các tính năng biểu đồ, hộp văn bản và hình dạng. Đó không phải là tất cả cam chịu và u ám, tuy nhiên. Hầu hết các chức năng sẽ hoạt động tốt hoặc nếu Trang gặp sự cố khi diễn giải dữ liệu Word, nó sẽ đưa ra lời nhắc để cảnh báo bạn.

Một trong những lỗi lớn nhất là khả năng cho các tài liệu Trang và Word xem chính xác các bảng tính và biểu đồ được nhúng với nhau. Trong các thử nghiệm của chúng tôi, chúng tôi đã cố gắng lập biểu đồ một số dữ liệu đơn giản và thấy các bảng tính trông hoàn toàn khác nhau trong mỗi ứng dụng. Để có kết quả tốt nhất, bạn nên xem xét chụp ảnh màn hình trực quan hóa dữ liệu phức tạp chỉ để đảm bảo nó trông giống nhau trong cả hai ứng dụng.

Lời khuyên tốt nhất để chia sẻ giữa cả hai tài liệu Trang và Word là sử dụng định dạng chuẩn, không ưa thích và sử dụng Word Art tối thiểu và các tính năng biểu đồ.

PDF | Trang và Word | Số và Excel | PowerPoint và Keynote

Phối hợp giữa số và Excel

Số và Excel đều là bảng tính nhưng có hai công cụ khá khác nhau bên dưới chúng. Họ, như họ nói ở Đông Nam Á "giống nhau, giống nhau, nhưng khác biệt". Excel có một công cụ mạnh hơn có thể xử lý các hoạt động phức tạp hơn và tích hợp với các hệ thống back-end được điều khiển bởi cơ sở dữ liệu. Các con số hướng đến kế toán cơ bản và đếm hạt nhưng vượt trội (không có ý định chơi chữ) trong việc hiển thị và xuất biểu đồ và hiển thị dữ liệu bằng đồ họa.

Khi chia sẻ tài liệu Excel với người dùng Số, một trong những vấn đề lớn nhất có thể xảy ra nếu bạn cố gắng nhập một số chức năng thống kê và kỹ thuật. Điều này sẽ không ảnh hưởng đến phần lớn người dùng sử dụng bảng tính để đo lường kế toán nhưng bạn có thể muốn kiểm tra kỹ mọi chức năng phức tạp với người nhận để đảm bảo số của bạn khớp. May mắn thay, vấn đề là rõ ràng khi mở Số - các ô được tô sáng khi không có chức năng nào có thể được hoàn thành từ một tài liệu đã nhập.

Khi nhập các tệp Excel lớn và cố gắng mở chúng bằng Số, một số người dùng đã gặp phải vấn đề máy Mac của họ không có đủ bộ nhớ dự phòng. Nếu điều này xảy ra thì hãy đảm bảo chỉ có số lượng ứng dụng tối thiểu được mở cùng một lúc và nếu điều đó không hoạt động thì bạn có thể phải nâng cấp RAM của mình. Là một máy đo thô, một máy tính có 512MB RAM sẽ đạt tối đa khoảng 53.687 tế bào trong một tài liệu Excel.

Mở tệp được bảo vệ bởi các tính năng bảo mật của Excel có thể có kết quả kỳ lạ. Nếu một sổ làm việc được bảo vệ bằng mật khẩu thì Numbers sẽ xuất hiện thông báo lỗi. Các ô được bảo vệ bằng mật khẩu được nhập từ Excel có thể hoạt động nhưng sẽ xuất hiện trống rỗng. Nếu bạn muốn dễ dàng chia sẻ một tài liệu thì tốt nhất nên tắt tính năng này của Microsoft. Để thực hiện việc này, hãy mở tệp trong Excel và đi đến Công cụ -> Bảo vệ -> và chọn mở khóa sổ làm việc. Chỉ có tác giả ban đầu mới có thể mở khóa bảo vệ mật khẩu.

Mặt khác, có một vài vấn đề khi mở tài liệu Số của Apple trong Excel. Hãy nhớ rằng bạn không thể trực tiếp mở tài liệu Số trong Excel, bạn sẽ phải xuất nó dưới dạng tệp .xls. Khi mở tệp .xls này trong Số, bạn có thể nhận thấy sự khác biệt trong cách trình bày dữ liệu. Ví dụ: bạn có thể thấy một tệp có nhiều bảng tính thay vì các bảng trên một trang như bạn thấy nó với Số. Cách giải quyết là dán dữ liệu của bạn vào một bảng trong Số rồi xuất. Bằng cách đó bạn có thể thấy rõ dữ liệu của mình trên nhiều trang tính trong Excel.

Trong quá trình xuất, Số sẽ tự động hiển thị ngăn đánh giá để hiển thị các sự cố tiềm ẩn khi mở tài liệu trong Excel. Mặc dù nhiều trong số này sẽ là sự thay thế, điều quan trọng là phải ghi chú lại những gì và cách thức Số xuất dữ liệu.

Chia sẻ dữ liệu giữa Numbers và Excel và giữ tính toàn vẹn của tài liệu là điều khó thực hiện nhất trong bài kiểm tra bộ văn phòng này. Chúng tôi khuyên bạn nên thiết lập tài liệu trong Microsoft Excel trước và hoạt động với định dạng .xls. Điều này sẽ làm giảm sự không tương thích của dữ liệu và các yếu tố trực quan giữa hai chương trình.

PDF | Trang và Word | Số và Excel | PowerPoint và Keynote

Chia sẻ bài thuyết trình giữa PowerPoint và Keynote

Chia sẻ bản trình bày và cộng tác giữa hai chương trình này là có thể miễn là bạn giữ các tính năng đa phương tiện, chuyển tiếp và tự động ưa thích ở mức tối thiểu.

Hai mẹo nhanh mà chúng tôi đã học được cũng có thể được sử dụng ở đây. Đầu tiên, cố gắng không sử dụng Word Art trong PowerPoint. Keynote sẽ thử và khớp với phông chữ Word Art, nhưng nếu nó không có sẵn, nó sẽ đưa vào một thay thế có thể làm cho bản trình bày của bạn trông không chuyên. Thứ hai, tạo tài liệu cơ bản trong PowerPoint trước nếu có thể. Nó sẽ giảm sự không nhất quán trong việc nhập và xuất nếu bạn giữ tài liệu của mình trong tệp .ppt.

Nếu bạn sẽ sử dụng video trong bài thuyết trình của mình thì tùy chọn tốt nhất để tương thích với cả hai chương trình là Flash. Flash được cài đặt trên 97 phần trăm của tất cả các máy tính và có thể dễ dàng xem được trong hầu hết mọi trình duyệt. Tuy nhiên, tùy chọn tốt nhất tiếp theo là Quicktime, được hỗ trợ bởi cả máy tính Mac và PC. Flash cũng có thể được sử dụng để điều khiển âm thanh trong cả hai môi trường nhưng chúng tôi thấy các tùy chọn âm thanh mặc định hoạt động tốt giữa hai ứng dụng.

Chuyển tiếp slide và văn bản bay vào và ra cùng với hình ảnh bay trong bản trình bày có thể trông đẹp mắt nhưng không phải lúc nào cũng được chuyển đổi tốt giữa PowerPoint và Keynote. Theo nguyên tắc chung để chia sẻ tài liệu, bạn nên tạo các chuyển tiếp cơ bản, cố gắng loại trừ mọi chức năng tự động và giữ cho nó đơn giản.

Mặc dù trước đây chúng tôi đã tuyên bố rằng PDF là định dạng tương thích nhất để xuất tài liệu sang một số tùy chọn bổ sung cho bản trình bày sẽ giữ lại tính tương tác như được thiết lập trong Keynote hoặc PowerPoint. Là một nền tảng tương tác, các bài thuyết trình này có thể được xuất sang Web, tệp phim, hình ảnh, Flash và thậm chí là iPod. Đơn giản chỉ cần chọn nền tảng tốt nhất cho đối tượng dự định của bạn.

Chúng tôi có thể đã chú ý đến một số cách mà hai chương trình này không hoạt động cùng nhau và làm thế nào để giảm thiểu sự thiếu chính xác của dữ liệu, nhưng chúng chơi với nhau khá hợp lý. Tuy nhiên, chính những điều nhỏ nhặt đó sẽ không hoạt động sẽ trở thành lỗi của việc chia sẻ tài liệu giữa iWork và Office hoặc phá vỡ bài thuyết trình quan trọng đó. Để có kết quả tương thích tốt nhất, tốt nhất là sử dụng phương pháp KISS (giữ cho nó đơn giản, ngu ngốc) hoặc đơn giản là chuẩn hóa các tài liệu của bạn trong iWork hoặc Office.

Lưu ý phụ, đừng ngại sử dụng các lựa chọn thay thế miễn phí như Open Office có sẵn trên các ứng dụng Windows, Mac và Linux hoặc Google chỉ yêu cầu trình duyệt chạy.