E-mail là công cụ tăng năng suất văn phòng lớn nhất kể từ khi phát minh ra điện thoại. E-mail là sự lãng phí thời gian làm việc lớn nhất kể từ khi phát minh ra máy pha cà phê.

Gần đây, tôi đã nghiêng về đề xuất sau. Tôi tính toán rằng chỉ một trong năm trong số các thư gửi qua bộ lọc thư rác của Gmail vào hộp thư đến của tôi là xứng đáng với thời gian để mở và đọc chúng.

Nhưng câu chuyện liên quan

• Hợp nhất danh bạ Gmail và iPhone của bạn>
• Đồng bộ hóa danh bạ và lịch giữa Outlook, Gmail và iPhone
• Hợp nhất danh bạ Outlook và Gmail của bạn
• Lưu e-mail Outlook vào đĩa cứng của bạn
• Xóa các tệp đính kèm khỏi e-mail Outlook của bạn

Điều này không bao gồm thư rác mà Gmail tự động nhận dạng và chặn, trong những năm gần đây đã giảm từ hơn 90 phần trăm tất cả các thư được gửi xuống chỉ còn hơn 70 phần trăm, theo Symantec.

Đó vẫn là rất nhiều rác làm tắc nghẽn Net-o-sphere và kéo dài ngày làm việc của chúng tôi một cách không cần thiết. Đây là cách dành nhiều thời gian hơn để giao tiếp và ít thời gian vật lộn với tài khoản email của bạn.

Dễ dàng chuyển đổi giọng nói qua email thông qua Google Voice

Hai lựa chọn thay thế rõ ràng nhất cho e-mail là điện thoại cũ, đáng tin cậy và tin nhắn tức thời không cũ, không đáng tin cậy. Các cuộc gọi điện thoại và IM không cung cấp bản ghi bán cố định mà các chuỗi e-mail cung cấp, mặc dù hầu hết các dịch vụ trò chuyện và bộ tổng hợp IM hàng đầu như ứng dụng trò chuyện Adium mã nguồn mở, miễn phí cho phép bạn duy trì nhật ký trò chuyện.

Tin nhắn Facebook và Google Chat cho phép bạn xem (và xóa) lịch sử tin nhắn của mình. Tin nhắn trực tiếp Twitter hiện lưu 100 tin nhắn cuối cùng của bạn được gửi và nhận qua dịch vụ đó, theo Trung tâm trợ giúp Twitter.

Ứng dụng Dragon Dictation của Nuance cho iPhone, iPad và iPod Touch cho phép bạn ghi lại tin nhắn thoại và chuyển đổi nó thành văn bản mà bạn có thể gửi qua e-mail. (Các sản phẩm tương tự có sẵn từ công ty dành cho điện thoại Android và BlackBerry.)

Bạn có thể thực hiện chuyển đổi giọng nói thành e-mail tương tự từ bất kỳ điện thoại nào bằng cách gọi số Google Voice của bạn. Dịch vụ tự động sao chép tin nhắn thoại của bạn và sau đó cho phép bạn gửi e-mail phiên âm. Sau khi bạn để lại tin nhắn cho chính mình, hãy mở tài khoản Google Voice của bạn, nhấp vào Khác ở cuối tin nhắn và chọn Email.

Theo mặc định, bản phiên âm được gửi qua thư điện tử sẽ bao gồm một tin nhắn đóng hộp về bản ghi âm và bản ghi cũng như liên kết đến bản ghi âm giọng nói gốc. Để chỉ gửi bản sao, hãy nhập địa chỉ e-mail của người nhận, bỏ chọn tùy chọn bao gồm một liên kết ở dưới cùng của cửa sổ gửi và chọn và xóa tin nhắn đóng hộp.

Chất lượng của công cụ phiên âm của Google Voice rất dễ hiểu, nhưng hầu hết ít nhất là dễ hiểu (nếu đôi khi hài hước). Mặc dù bạn không nhất thiết muốn gửi bản phiên âm như vậy cho khách hàng hoặc nhà tuyển dụng tiềm năng, nhưng chuyển đổi giọng nói thành văn bản phù hợp với hầu hết các giao tiếp hàng ngày.

Dịch vụ tin nhắn ngắn không đáng nỗ lực

Tin nhắn e-mail càng dài, người nhận sẽ càng ít đọc nó. Dịch vụ Shortmail giới hạn thư tới 500 ký tự, gấp hơn ba lần giới hạn độ dài của Twitter nhưng vẫn khá ít ỏi, đặc biệt là đối với các e-mail dài dòng như của bạn.

Thịt bò của tôi với dịch vụ không phải là giới hạn độ dài tin nhắn mà là yêu cầu bạn sử dụng - một địa chỉ email khác, địa chỉ này có URL "shortmail.com". Bạn có thể sử dụng tên người dùng Twitter của mình và đăng nhập vào dịch vụ bằng thông tin đăng nhập Twitter của bạn, tự động nhập danh bạ Twitter của bạn. Bạn cũng có thể nhập danh bạ từ các dịch vụ Web khác.

Một bộ dịch vụ có tên Two.sentenc.es, ba.sentenc.es, Four.sentenc.es và five.sentenc.es có một cách tiếp cận tinh tế để khuyến khích tính ngắn gọn của e-mail. Các trang web yêu cầu bạn tự nguyện giới hạn tin nhắn của mình với số lượng câu đó và dán một liên kết đến các trang web để giải thích giới hạn câu và yêu cầu người nhận của bạn chấp nhận giới hạn độ dài.

Tôi có xu hướng để cho các nhà văn e-mail tiếp tục miễn là họ muốn biết rằng tôi sẽ đọc nhiều tin nhắn của họ khi tôi thấy hữu ích hoặc thú vị và bỏ qua phần còn lại. Tương tự như vậy, những người tôi gửi e-mail có thể tự do bỏ qua một số hoặc tất cả tin nhắn của tôi. Nó không giống như chúng ta bị buộc tội bởi từ này (ít nhất là chưa).

Cô lập tin nhắn nội bộ của tổ chức của bạn

Như tôi đã đề cập ở trên, Facebook, Twitter và các mạng xã hội phổ biến khác cho phép bạn gửi tin nhắn cho từng người bạn và người theo dõi. Ưu điểm chính của nhắn tin mạng xã hội là sự tiện lợi khi liên hệ với ai đó mà không phải đăng nhập vào dịch vụ khác hoặc, nếu bạn đã đăng nhập, phải nhảy giữa các cửa sổ trình duyệt. Một bất lợi chính là có tin nhắn của bạn được lưu trữ ở một số nơi khác nhau.

Tuy nhiên, đó không phải là vấn đề lớn đối với những người trong một tổ chức. Một người bạn làm việc cho một dịch vụ đặt chỗ nhà hàng Web nổi tiếng gần đây đã khoe rằng hộp thư đến cho tài khoản e-mail của công ty anh ta gần như trống rỗng. Đó là bởi vì dịch vụ gần đây đã chuyển sang một "mạng xã hội doanh nghiệp" cho tất cả các thông tin liên lạc nội bộ của nó.

Hai trong số các dịch vụ phổ biến nhất như vậy là Yammer và Salesforce.com's Chatter. Cả hai dịch vụ đều sử dụng URL riêng của tổ chức và có các phiên bản miễn phí và có phí. Cả hai cũng hứa hẹn sẽ vượt ra ngoài việc nhắn tin đơn giản để giúp khai thác trí tuệ tập thể của công ty bạn dễ dàng hơn.

Như với bất kỳ dịch vụ mới nào hứa hẹn sẽ tăng năng suất của nhóm bạn, điều quan trọng là khiến mọi người sử dụng nó. Đối với nhiều công nhân, bất cứ điều gì sẽ làm giảm lượng thời gian họ dành để xóa các mảnh vụn ra khỏi hộp thư đến của họ sẽ đáng để thử.

Dường như một ngày không trôi qua mà không giới thiệu một cách mới để tiếp cận mọi người - đơn lẻ hoặc theo nhóm - cũng như chia sẻ tệp, điều phối dự án và đăng lên blog, trong số các hoạt động khác. Không có gì đi cùng nhưng đó là tất cả các cách mà e-mail làm. Một ngày nào đó e-mail sẽ đi theo con đường bút lông, nhưng chưa. Cho đến lúc đó, chúng tôi sẽ tiếp tục tìm cách để đảm bảo rằng công nghệ hoạt động cho chúng tôi, không chống lại chúng tôi.