Máy quét có thể tìm kiếm có thể là người bạn tốt nhất của bạn trong mùa thuế này

Nếu bạn là kiểu người ném tất cả các hóa đơn của bạn vào hộp đựng giày và sau đó hối hận sâu sắc khi mùa thuế đến (như tôi!), Bạn có thể muốn có một máy quét có thể tìm kiếm.

Máy quét có thể tìm kiếm là, tốt, máy quét, nhưng họ có một số tài năng đặc biệt. Họ có thể tự động quét cả đống biên lai và các giấy tờ khác. Sau khi quét tài liệu, các công cụ văn phòng tại nhà này sẽ biến thông tin thành tệp PDF có thể tìm kiếm và đặt nó vào thư mục máy tính để dễ dàng tìm thấy sau này khi bạn đang đóng thuế.

Các tính năng để tìm kiếm

Có rất nhiều thương hiệu máy quét tìm kiếm khác nhau trên thị trường, nhưng có một vài tính năng mà bạn nên tìm kiếm:

Không dây là tốt nhất. Điều này cho phép bạn đặt máy quét bất cứ nơi nào trong văn phòng nhà của bạn mà không có dấu vết của dây khó coi.
Chọn một máy quét được cấp nguồn có bộ nạp tài liệu tự động (ADF) vì không ai muốn quét từng tài liệu bằng tay. Nhiều máy quét có thể tìm kiếm - chẳng hạn như Máy quét tấm Xerox DocuMate 3220 - có thể tự động nạp và quét tối đa 50 tài liệu.
Kiểm tra đánh giá chu kỳ nhiệm vụ. Đây là số lần quét thiết bị có thể thực hiện trong một ngày. Một số máy quét có chu kỳ làm việc khoảng 1.000 lần quét, trong khi số khác có thể đạt 2.500 lần quét.
Hãy chắc chắn rằng nó hỗ trợ nhiều kích cỡ tài liệu. Biên lai có đủ kích cỡ, vì vậy điều quan trọng là tìm một máy quét không chỉ cung cấp giấy A4, A5, A6, B5, B6, thư và giấy có kích thước hợp pháp, nó cũng cần có tùy chọn nguồn cấp cho danh thiếp và kích cỡ tùy chỉnh.
Kiểm tra khả năng của điện thoại. Một số máy quét - như Máy quét hai mặt màu ScanSnap iX500 - có thể gửi quét không dây đến điện thoại của bạn.
Đảm bảo rằng máy quét có quét hai mặt, có nghĩa là nó có thể chụp cả hai mặt của tài liệu cùng một lúc. Tính năng này sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian.

Phải làm gì nếu bạn có một máy quét thông thường

Nếu bạn đã có một máy quét thông thường và không muốn mua một tiện ích khác, đây là một số tin tốt. Bạn có thể làm cho các tài liệu PDF thông thường của bạn có thể tìm kiếm được bằng cách thay đổi cài đặt trên máy quét để nó lưu tài liệu ở dạng PDF.

Sau đó, tải xuống phiên bản đăng ký của Adobe Acrobat Reader DC (15 đô la, 15 đô la hoặc 22 đô la Úc một tháng) và sử dụng Tùy chọn nâng cao trong menu Công cụ . Nếu bạn có phiên bản Acrobat cũ hơn, bạn có thể sử dụng các hướng dẫn này để tạo các tệp PDF có thể tìm kiếm.

Cập nhật, ngày 5 tháng 3 : Bài viết này ban đầu được xuất bản vào ngày 19 tháng 1 năm 2016 và đã được cập nhật.