Sáu cách để làm việc nhanh hơn trong MS Outlook

Các tổ chức lớn và nhỏ dựa vào tài liệu Word, bảng tính Excel và bản trình bày PowerPoint để hoàn thành công việc. Theo một số cách, Outlook là anh em họ nghèo của ba ứng dụng Office cao cấp. Nhưng công việc thực sự trong bộ ứng dụng phổ biến của Microsoft là e-mail / trình quản lý liên hệ / lập lịch tác vụ vô duyên.

Sáu mẹo này cho Outlook 2010, 2007 và 2003 sẽ cho phép bạn dành ít thời gian hơn để mở lại các thư đã lưu trữ, chạy bộ nhớ của bạn về lời nhắc, kéo tệp để gửi chúng dưới dạng tệp đính kèm, thêm thuật ngữ vào trình kiểm tra chính tả, xóa khoảng trống trên thanh tác vụ và nâng cao danh sách các phím tắt tiết kiệm nhấp chuột cho Outlook.

Lưu trữ thư của thư mục trong lịch trình của bạn

Nhiều người không có nhu cầu lưu trữ e-mail Outlook của họ, thay vào đó chọn xóa các thư cũ hoặc đơn giản là để chúng tích lũy. Tuy nhiên, hầu hết các tổ chức giới hạn kích thước của các tài khoản Outlook cá nhân, do đó bạn có thể nhận được thông báo từ dân IT để lưu trữ một số e-mail cũ của bạn.

Lưu trữ có thể ngăn chặn sự phình to của thư mục, nhưng việc truy xuất thư đã lưu trữ mất nhiều thời gian hơn so với việc mở lại các thư không lưu trữ. Bạn có thể cần quyền truy cập dễ dàng vào các thư cũ hơn cài đặt tuổi tự động lưu trữ mặc định của Outlook là 6 tháng. Thật dễ dàng để trì hoãn tất cả lưu trữ Outlook hoặc lưu trữ các thư mục và thư cụ thể của chương trình.

(Lưu ý rằng tính năng Dọn dẹp của Outlook 2010 sẽ tự động xóa những gì nó xác định là thư thừa trong các thư mục đã chọn. Điều đó không giống như lưu trữ e-mail cũ.)

Để bật lưu trữ tự động cho thư trong một thư mục cụ thể, nhấp chuột phải vào thư mục và chọn Thuộc tính> Tự động lưu. Theo mặc định, trình lưu trữ chạy cứ sau 14 ngày và áp dụng cho các tin nhắn cũ hơn sáu tháng. Để thay đổi cài đặt mặc định, chọn nút Cài đặt lưu trữ mặc định để mở hộp thoại AutoArchive. Tại đây, bạn có thể thay đổi tần suất lưu trữ, thời lượng của tin nhắn vẫn không được lưu trữ và vị trí của tệp archive.pst của bạn.

Để tùy chỉnh cài đặt lưu trữ của một thư mục, nhấp chuột phải vào thư mục đó, chọn Thuộc tính> Tự động lưu, chọn "Lưu trữ thư mục này bằng các cài đặt này" và đưa ra lựa chọn của bạn. Để ngăn không cho một thư riêng lẻ được lưu trữ, hãy mở nó và bấm vào Tệp> Thông tin> Thuộc tính trong Outlook 2010 và 2007 hoặc Tệp> Thuộc tính trong Outlook 2003. Kiểm tra "Không tự động lưu mục này."

Làm cho lời nhắc của bạn nhiều thông tin hơn

Outlook cho phép bạn chỉ định một số thư nhất định cho danh mục được mã hóa màu hoặc đánh dấu chúng bằng cờ theo dõi. Ngay cả với những tín hiệu thị giác này, bạn có thể cần một số trợ giúp để ghi nhớ ý nghĩa của thông điệp. Để thêm một mô tả xuất hiện bên cạnh cờ khi bạn mở tin nhắn, chọn Theo dõi> Tùy chỉnh và nhập một từ hoặc cụm từ giải thích.

Để thêm lời nhắc cũng sẽ xuất hiện trong các tác vụ và lịch của bạn, nhấp chuột phải vào tin nhắn và chọn Theo dõi> Thêm lời nhắc. Trong trường "Flag to", thêm mô tả về hành động tiếp theo. Văn bản này sẽ xuất hiện ở đầu tin nhắn cùng với thông tin khác về lời nhắc.

Cách nhanh nhất để gửi tệp đính kèm

Cách tiếp cận điển hình để đính kèm tệp vào e-mail là mở thư mới, chọn biểu tượng kẹp giấy và điều hướng đến tệp trong cửa sổ thư mục xuất hiện. Nếu bạn đang ở trong Windows Explorer hoặc bất kỳ cửa sổ thư mục nào, bạn có thể nhấp chuột phải vào tệp và chọn Gửi đến> Người nhận thư, sẽ mở một tin nhắn mới trong chương trình email mặc định của bạn.

Bạn có thể tiết kiệm nhiều thời gian hơn bằng cách kéo tệp trực tiếp vào hộp thư đến Outlook của mình, điều này cũng sẽ mở một tin nhắn mới với tệp được đính kèm tự động.

Tùy chỉnh trình kiểm tra chính tả của Outlook

Lỗi chính tả hoàn toàn không chuyên nghiệp, điều này làm cho tính năng kiểm tra chính tả của Outlook không thể thiếu đối với hầu hết mọi người. Không có từ điển kiểm tra chính tả bao gồm tất cả các từ bạn có thể sử dụng thường xuyên trong thư từ của mình. Bạn có thể làm cho trình kiểm tra chính tả của Outlook chính xác hơn bằng cách thêm tên và thuật ngữ bạn sử dụng thường xuyên. Trong Outlook 2010 và 2007, chọn Tệp> Tùy chọn> Thư> Chính tả và Tự động sửa> Từ điển tùy chỉnh> Chỉnh sửa danh sách từ. Thêm một thuật ngữ mới của bạn một lần và nhấp vào OK hai lần.

Trong Outlook 2003, bấm Công cụ> Tùy chọn> Chính tả và chọn nút Chỉnh sửa trong "Chỉnh sửa từ điển tùy chỉnh". Nhấp qua cảnh báo, nếu cần, thêm các thuật ngữ mới vào tệp Custom.dic, nhấp vào Tệp> Lưu và sau đó Tệp> Thoát. (OK, mẹo này có thể không giúp bạn tiết kiệm nhiều thời gian, nhưng nó có thể giúp bạn trông đẹp hơn.)

Microsoft cung cấp thêm thông tin về từ điển tùy chỉnh trong Outlook và các ứng dụng Office 2010 khác trên trang web Hỗ trợ Office.

Thu nhỏ Outlook vào vùng thông báo

Giữa ngày làm việc, thanh tác vụ của bạn có thể trở nên khá đông đúc với các ứng dụng được thu nhỏ, ngay cả khi bạn chọn tùy chọn để nhóm nhiều cửa sổ đang mở theo chương trình. (Để đặt tùy chọn này, nhấp chuột phải vào thanh tác vụ, chọn Thuộc tính> Thanh tác vụ và chọn "Luôn kết hợp, ẩn nhãn" trong menu thả xuống bên cạnh "Nút thanh tác vụ.")

Bạn có thể đưa Outlook ra khỏi hỗn hợp thanh tác vụ bằng cách chỉ đặt biểu tượng thu nhỏ trong vùng thông báo. Để làm như vậy, nhấp chuột phải vào biểu tượng Outlook trong vùng thông báo và chọn Ẩn khi thu nhỏ. Outlook sẽ chỉ tối thiểu hóa khu vực thông báo thay vì vào thanh tác vụ.

Chuyển nhanh sang ứng dụng Office khác

Nếu bạn đã mở một ứng dụng Office, rất có thể cuối cùng bạn sẽ cần thực hiện một số công việc khác. Bạn có thể mở tài liệu Word mới, bảng tính Excel, bản trình bày PowerPoint hoặc loại tệp khác từ bên trong Outlook bằng cách nhấn Ctrl + Shift + H. Phím tắt này mở hộp thoại Tài liệu Microsoft Office mới. Chỉ cần chọn loại tệp bạn muốn và nhấp vào OK.

Trang web Microsoft Office liệt kê hàng tá phím tắt cho Outlook 2010, Outlook 2007 và Outlook 2003. Dưới đây là các phím tắt cho e-mail:

Chuyển sang Hộp thư đến: Ctrl + Shift + I

Chuyển sang Hộp thư đi: Ctrl + Shift + O

Chọn tài khoản để gửi tin nhắn từ: Ctrl + Tab (tập trung vào dòng), sau đó tab đến nút Tài khoản

Gửi: Alt + S

Trả lời tin nhắn: Ctrl + R

Trả lời tất cả tin nhắn: Ctrl + Shift + R

Đánh dấu tin nhắn là không rác: Ctrl + Alt + J

Hiển thị nội dung bên ngoài bị chặn (trong tin nhắn): Ctrl + Shift + I

Đăng lên thư mục: Ctrl + Shift + S

Kiểm tra thư mới: Ctrl + M hoặc F9

Chuyển đến tin nhắn tiếp theo: Mũi tên lên