Công nhân làm việc hiệu quả hơn bao giờ hết. Theo Cục Thống kê Lao động Hoa Kỳ, "năng suất lao động của khu vực kinh doanh phi nông nghiệp" đã tăng 3% trong quý 3 năm 2013 so với cùng kỳ năm trước.

Phần lớn sự gia tăng năng suất của công nhân có thể được quy cho công nghệ. Nhưng như bất cứ ai sử dụng máy tính tại nơi làm việc đều có thể chứng thực, công nghệ và công nghệ sẽ biến mất.

Những mẹo này sẽ giúp đảm bảo bạn ở khía cạnh tích cực của phương trình công nghệ.

Một video dài 5 phút có thể giúp bạn tiết kiệm hàng giờ

Mùa xuân năm ngoái, nhà văn công nghệ New York Times David Pogue đã có cuộc nói chuyện dài 5 phút tại TED 2013 mô tả 10 cách để tiết kiệm thời gian. Các mẹo của Pogue bao gồm mọi thứ, từ cách làm trống slide PowerPoint trong khi thuyết trình đến cách bỏ qua các hướng dẫn thư thoại gây khó chịu này.

Nếu bạn quá vội vàng để xem video, đây là hai phím tắt đơn giản được trình bày trong phần trình bày giải trí của Pogue: nhấn phím cách để cuộn xuống một trang Web (Shift-spacebar cuộn lên); và trên điện thoại và máy tính bảng của bạn, nhấn phím cách hai lần để nhập một khoảng thời gian ở cuối câu.

Một đề xuất khiêm tốn: Bỏ qua các bản sao lưu hệ thống

Gần đây tôi đã quét khoảng 15 năm các sản phẩm công nghệ lỗi thời từ văn phòng nhà, nhà để xe và gác mái của tôi. Trong số các mảnh vụn có hàng tá bản sao lưu mà tôi không bao giờ cần: đĩa mềm, đĩa Zip, CD, DVD, USB, bạn đặt tên cho nó.

Trong các bài đăng trước đây, tôi đã mô tả các dịch vụ sao lưu trực tuyến miễn phí, một tiện ích sao lưu miễn phí vượt trội hơn so với trình tạo đĩa tích hợp của Windows 7 và thậm chí là một tiện ích bổ sung Firefox tự động sao lưu mọi thứ bạn nhập.

Bây giờ tôi đã sẵn sàng để phá vỡ quy ước và khuyên bạn không nên lãng phí thời gian với các bản sao lưu hệ thống. Đúng vậy, hãy quên hình ảnh ổ đĩa PC và các bản sao lưu hệ thống khác.

Lưu trữ đám mây làm giảm giá trị của các bản sao lưu PC: gần như tất cả các tệp quan trọng của tôi được tải lên iCloud, Dropbox và các dịch vụ lưu trữ trực tuyến khác. Tôi tạo bản sao lưu tức thời của các tệp được lưu trữ cục bộ bằng cách đính kèm các tệp vào e-mail tôi gửi cho chính mình.

Miễn là bạn chuẩn bị cài đặt lại các ứng dụng của mình, việc áp dụng phương pháp khắc phục lỗi cho PC cho phép bạn tránh được sự phiền phức của việc sao lưu hệ thống.

Cách đây không lâu, tôi đã dành phần tốt hơn của một cuộc đấu vật vào buổi chiều với chương trình sao lưu tích hợp sẵn của Windows 8.1, chương trình này luôn quay mũi ở mọi phương tiện sao lưu mà tôi chọn. Tôi sớm nhận ra tất cả các tệp tôi đang sao lưu đã được lưu trữ trực tuyến cũng như trên ổ cứng của PC.

Trên thực tế, hầu hết dữ liệu cá nhân quan trọng của tôi không còn được lưu trữ vĩnh viễn trên PC của tôi. Danh bạ của tôi nằm trên điện thoại của tôi, mà tôi sao lưu qua iTunes. Các tệp nhạc của tôi nằm trên iCloud và các tài liệu và tệp hình ảnh của tôi nằm trên Dropbox.

Nhưng câu chuyện liên quan

• Năm ứng dụng giúp bạn tuân thủ các nghị quyết trong năm mới của bạn
• Hệ điều hành không chạy Windows? Microsoft bỏ manh mối
• Dịch vụ phát nhạc trực tuyến bao giờ sẽ kiếm tiền? 2014 có thể nói
• 5 trong 5 của IBM: Năm ý tưởng sẽ thay đổi cuộc sống của bạn

Ngoài ra, tôi có thói quen đính kèm các tệp quan trọng vào e-mail mà tôi gửi vào tài khoản thư trên web của mình dưới dạng một bản sao lưu theo yêu cầu.

Khi các tệp của bạn được lưu trữ trực tuyến, sao lưu hệ thống trở nên lãng phí thời gian và công sức. Việc tính toán mà không cần mạng khiến bạn phải chú ý rằng bạn không thể dựa vào một bản sao lưu để trang trải thịt xông khói nếu có sự cố.

Văn phòng tại nhà của tôi có bốn hệ thống khác nhau: hai PC Windows 7, máy tính xách tay Windows 8 và máy Mac. Đó là rất nhiều sao lưu. Thời gian tôi dành để tạo bản sao lưu hệ thống có thể được sử dụng hiệu quả hơn.

Mâu thuẫn như điều này có thể nghe, tôi thực sự cảm thấy an toàn hơn khi biết rằng tôi không phải dựa vào bản sao lưu hệ thống khi máy tính bị lỗi. Khi bạn đã vô hiệu hóa các bản sao lưu tự động của Windows, bạn sẽ có một điều ít hơn cho PC để cằn nhằn bạn.

Nói cho người cập nhật phần mềm chờ

Nói về nags, có bao nhiêu bản cập nhật phần mềm rất quan trọng, họ yêu cầu bạn dừng những gì bạn đang làm để áp dụng các bản vá mới nhất?

Đã có lúc an toàn nhất để thiết lập Windows để tải xuống các bản cập nhật nhưng hãy đợi trước khi cài đặt chúng. Ngày nay, nguy cơ bị tấn công trong 0 ngày lớn hơn nguy cơ cập nhật gây ra sự cố, vì vậy, an toàn và hiệu quả nhất là đặt Windows tự động cập nhật.

Bạn không thể làm gì nhiều để ngăn những người cập nhật phần mềm khác bật lên lời nhắc để kiểm tra và / hoặc cài đặt bản cập nhật vào giữa ngày làm việc của bạn. Cách tiếp cận tốt nhất chỉ đơn giản là đóng hoặc thu nhỏ thông báo cập nhật cho đến khi bạn sẵn sàng nghỉ ngơi.

Trình chỉnh sửa chính sách nhóm của Windows cho phép bạn vô hiệu hóa lời nhắc "Yêu cầu khởi động lại" đi kèm với một số cập nhật của HĐH. Thật không may, Trình chỉnh sửa chính sách nhóm chỉ khả dụng trong các phiên bản Professional của Windows 7 và 8. How-To Geek giải thích cách chỉnh sửa Registry để ngăn cảnh báo khởi động lại xuất hiện.

Để loại bỏ việc khởi động lại cửa sổ bật lên thông qua Trình chỉnh sửa chính sách nhóm, hãy bấm phím Windows (nếu cần), nhập gpedit.msc và nhấn Enter. Trong ngăn bên trái, điều hướng đến và chọn Cấu hình máy tính> Mẫu quản trị> Cấu phần Windows> Windows Update.

Trong ngăn bên phải, bấm đúp vào "Nhắc lại để khởi động lại với các cài đặt theo lịch trình." Chọn Vô hiệu hóa ở góc trên bên phải của hộp thoại và bấm OK. Bạn cũng có thể chọn Kích hoạt và đặt số phút Windows sẽ đợi trước khi nhắc bạn khởi động lại.

Sử dụng cọ vẽ để định dạng tài liệu Office

Khi bạn dán thông tin vào tài liệu Word, bảng tính Excel hoặc tệp văn phòng khác, bạn có thể áp dụng định dạng riêng của tệp bằng cách nhấn Alt, E, S để mở hộp thoại Dán đặc biệt, sau đó mũi tên lên Văn bản chưa được định dạng và nhấn Enter.

Cách nhanh nhất để định dạng lại văn bản và các thành phần khác của tệp Office là sử dụng Trình vẽ định dạng để sao chép định dạng của lựa chọn hiện tại và áp dụng nó cho bất kỳ thứ gì khác bạn chọn trong tệp.

Trang web hỗ trợ của Microsoft Office cung cấp một đoạn video ngắn giải thích cách sử dụng Format Painter trong Office 2013, cũng như hướng dẫn sử dụng Format Painter trong Word 2010 và trong các chương trình Office 2010 khác.

Dịch vụ miễn phí giúp bạn xác định vị trí điện thoại bị thất lạc

"Tôi đã để điện thoại ở đâu?" đã tham gia "Tôi đã đặt chìa khóa ở đâu?" và "Tôi đã đỗ xe ở đâu?" như những câu hỏi phổ biến nhất chúng ta tự hỏi.

Nếu điện thoại của bạn bị mất, bạn có thể sử dụng một dịch vụ miễn phí như Tìm iPhone của tôi hoặc LocateMyDroid (phần mềm đóng góp) để xác định vị trí điện thoại trên bản đồ Web.

Mặt khác, nếu bạn chỉ đơn giản đặt nhầm điện thoại của mình, bạn có thể gọi nó từ điện thoại khác và xác định vị trí khi điện thoại bị thất lạc. Nhưng nếu bạn không có điện thoại khác thì sao?

Một số dịch vụ web miễn phí cung cấp để gọi số bạn nhập trên trang web. Tôi ngần ngại sử dụng các dịch vụ này vì trang web có thể bán lại số của bạn cho các nhà tiếp thị từ xa hoặc các bên thứ ba khác.

Chính sách bảo mật trên Phonemyphone.com đã thuyết phục tôi rằng tôi có thể tin tưởng dịch vụ này đủ để cung cấp cho nó số điện thoại của mình.

IPhone của tôi có thêm tính năng bảo vệ bằng cách sử dụng tính năng Không làm phiền để chặn các cuộc gọi từ các số không có trong danh sách liên lạc của tôi. Vì số của Phonemyphone không có trong danh bạ của tôi, cuộc gọi của dịch vụ đã bị chặn lần đầu tiên tôi sử dụng dịch vụ. Tôi chỉ cần thêm người gọi vào danh bạ của mình để cho phép các cuộc gọi trong tương lai được thực hiện.

(Tính năng Không làm phiền là một trong một số kỹ thuật tôi đã mô tả trong bài đăng từ tháng 2 năm ngoái về cách sàng lọc các cuộc gọi không mong muốn trên điện thoại iPhone và Android.)

Lưu ý rằng Phonemyphone chấp nhận quyên góp và nhà phát triển trang web nói rằng anh ta có thể phải trả phí dịch vụ trong tương lai.

Hợp tác thời gian thực đơn giản

Các tài liệu văn phòng điển hình có nhiều người đóng góp. Tạo tài liệu thường là một quá trình nối tiếp: mỗi người thực hiện công việc của họ và chuyển tệp cho người đóng góp tiếp theo.

Đó không hẳn là cách làm việc hiệu quả nhất. Dịch vụ PiratePad miễn phí cho phép hai hoặc nhiều người làm việc trên cùng một tệp văn bản cùng một lúc - không cần đăng ký.

Bắt đầu bằng cách nhấp vào con ếch, mở ra một bảng công khai mới. Gửi liên kết của pad cho người khác qua e-mail. Liên kết có sẵn cho các cộng tác viên và truy cập chỉ đọc. Khi tôi thử nghiệm dịch vụ, tính năng "gửi e-mail" tích hợp không hoạt động, vì vậy tôi chỉ cần sao chép liên kết pad theo cách thủ công và dán nó vào một tin nhắn e-mail mới.

Mỗi đóng góp của cộng tác viên được mã hóa màu. Trình soạn thảo văn bản không đặc biệt phức tạp và khi tôi tạo một tài liệu tôi gặp phải một số trục trặc định dạng nhỏ. Nhưng thời gian phản hồi của dịch vụ là rất tốt: những thay đổi của từng cộng tác viên đã xuất hiện nhanh chóng trong nhóm các cộng tác viên khác. Tương tự, tính năng trò chuyện của dịch vụ hoạt động mà không có bất kỳ thời gian trễ đáng chú ý nào trong thử nghiệm không khoa học của tôi.

Bạn có thể lưu và khôi phục các phiên bản của tài liệu của mình, cũng như nhập tệp văn bản, tệp HTML, Word và RTF và xuất tệp văn bản và tệp HTML. Khi tôi kiểm tra tính năng nhập của dịch vụ, tôi không thể nhập tài liệu Word một trang, nhưng tôi có thể xuất một bảng dưới dạng tệp văn bản và dưới dạng tệp HTML.

Tiện ích Chrome tạm thời đưa các trang web ra khỏi giới hạn

Tự kiểm soát là tốt và tốt, nhưng đôi khi tự nhiên có thể sử dụng một chút trợ giúp. Nếu bạn thấy mình không thể ngăn các trang web yêu thích ngăn bạn khỏi nhiệm vụ, hãy thêm Trình chặn trang tạm thời vào Google Chrome.

Sau khi bạn cài đặt tiện ích mở rộng, hãy kích hoạt tiện ích mở rộng bằng cách nhấp vào biểu tượng tiện ích mở rộng ở cuối bên phải của thanh địa chỉ, chọn Trình chặn trang tạm thời và nhấp vào Bật Chặn trang web. Sau đó điều hướng đến trang web bạn muốn khóa, chọn lại Trình chặn trang tạm thời và nhấp vào "Chặn trang này". Trang web sẽ được thêm vào danh sách chặn của tiện ích mở rộng, được hiển thị ở đầu bài này.

Khi bạn cố gắng mở một trang web trong danh sách ngoài giới hạn của mình, bạn sẽ được chuyển hướng đến một trang chỉ đơn giản là "Bị chặn!" Tất nhiên, bạn chỉ có thể xóa trang web khỏi danh sách bị chặn hoặc vô hiệu hóa hoàn toàn việc chặn tiện ích mở rộng ... nếu lương tâm của bạn cho phép bạn.