Với công nghệ ngày càng đan xen với tất cả các khía cạnh của kinh doanh, CNET @ Work có thể giúp bạn - từ những người khởi nghiệp đến các doanh nghiệp nhỏ có ít hơn năm nhân viên - bắt đầu.

Đối với Todd Spodek, quyết định trang bị cho công ty luật New York của mình các ứng dụng phần mềm của Google đã đáp ứng một nhu cầu duy nhất: cộng tác.

"Chúng tôi giải quyết trên Google vì nó đi đầu trong các công cụ dựa trên đám mây", Spodek, người đứng đầu Spodek Law Group PC nói: "Chúng tôi có ba văn phòng, vì vậy đồng bộ hóa thông tin là chìa khóa vì nó cho phép chúng tôi làm mọi thứ từ xa.

"Đó thực sự là một quá trình hợp lý và mọi thứ đều dễ quản lý", ông nói thêm.

G Suite, vì Ứng dụng cho công việc của Google đã được đổi thương hiệu vào năm ngoái, được xây dựng cho internet - không có gì ngạc nhiên khi được đưa ra di sản sau PC của Google. Cách tiếp cận đó đã thông báo cho các ứng dụng của nó, hoạt động trên đám mây. Điều đó cũng có nghĩa là công ty của bạn sẽ không bao giờ mất dữ liệu hoặc tài liệu vì tất cả các thay đổi trên tài liệu của Google sẽ tự động được lưu và sao lưu vào đám mây của Google. Tất cả các nhu cầu nhóm của bạn là một trình duyệt web trên máy tính hoặc thiết bị di động có truy cập internet.

Nếu bạn đang di chuyển từ Microsoft, hãy nhớ rằng có thể mất một chút thời gian để chuyển luồng công việc của bạn từ MS Office sang Google Apps. Nó cũng có thể cần thời gian - và một số khuyến khích - để thuyết phục một số người dùng chấp nhận cấu trúc thư mục trong Gmail so với những gì họ đã quen với việc sử dụng với Outlook.

Là G Suite cho tất cả mọi người?

Nhu cầu và ưu tiên không thống nhất, tuy nhiên; hãy xem xét một số lĩnh vực mà G Suite có thể không phù hợp với doanh nghiệp nhỏ của bạn.

Mặc dù Google đã thu hẹp khoảng cách các tính năng so với những năm trước đây, các tùy chọn trình chiếu và tài liệu của G Suite vẫn còn hạn chế hơn Word và PowerPoint của Microsoft. Vì vậy, nếu bạn cảm thấy cần mọi tính năng có thể chỉ trong trường hợp, Office là lựa chọn tốt hơn.

Vì mọi thứ đều ở trên đám mây với G Suite, nhân viên của bạn sẽ tạm thời bị cắt nếu kết nối internet của họ bị mất hoặc có sự cố ngừng hoạt động tại Google.

Google đầu năm nay đã thông báo rằng họ sẽ ngừng quét email của những người sử dụng email Gmail miễn phí của mình để cá nhân hóa. Công ty đã miễn các tài khoản kinh doanh G Suite khỏi việc cá nhân hóa quảng cáo. Tuy nhiên, một số người có thể có những lo ngại về quyền riêng tư kéo dài về việc ai đó đang đọc email. Cuối cùng, câu hỏi bật lên bạn hoang tưởng đến mức nào.

Có lẽ phù hợp với bạn

Nhưng đó là những vấn đề nhỏ. Trong khi đó, công ty đang ở giữa việc bổ sung 10 tính năng mới cho bộ vào cuối năm nay. Nếu bạn là một doanh nghiệp mới thành lập hoặc doanh nghiệp nhỏ, hãy xem xét kỹ hơn tại sao G Suite có thể phù hợp với nhu cầu của bạn.

Giá bán

Giá hấp dẫn. G Suite được cung cấp trong các tầng và phiên bản khác nhau. Thuê bao hàng tháng cho các phiên bản văn phòng và doanh nghiệp chuyên nghiệp dao động từ $ 5 đến $ 10 mỗi người dùng. Ngược lại, chi phí hàng tháng cho các phiên bản dành cho doanh nghiệp của Microsoft Office 365 dao động trong khoảng từ 8, 25 đến 15 đô la cho mỗi người dùng cho phiên bản cao cấp.

Quen thuộc

Nhờ trạng thái thương hiệu mang tính biểu tượng của Google, nhiều nhân viên của bạn có thể đã quen thuộc với Gmail cũng như với các sản phẩm G Suite khác - và Google Docs, Sheets và Lịch đều có những đường cong học tập tối thiểu. Điều đó có nghĩa là bạn sẽ không cần phải lo lắng về việc đào tạo nhân viên hoặc đầu tư vào nhân viên hỗ trợ nội bộ.

Xem thêm: Hướng dẫn cuối cùng để sao lưu Gmail

Sự đơn giản

Một lần đăng nhập đảm bảo quyền truy cập vào toàn bộ bộ ứng dụng và người dùng trong cùng một nhóm làm việc có thể tự động chia sẻ thông tin. Điều đó giúp thuận tiện cho việc cộng tác trên các tệp kỹ thuật số trong thời gian thực của nhân viên - hoặc thậm chí là khách hàng của bạn.

Có một lợi thế lớn khi nói đến tổ chức email: Thay vì làm tắc nghẽn ổ cứng máy tính của bạn với hàng gigabyte email, bạn có thể dễ dàng lưu trữ thư trên đám mây và không bao giờ phải lo lắng về việc đồng bộ hóa chúng với thiết bị khác.

Xem thêm: Google mang đến Trả lời thông minh cho Gmail cho Android và iOS

Tiện

Được dựa trên đám mây chuyển thành thuận tiện. Nhân viên có thể truy cập thông tin của họ mọi lúc mọi nơi từ mọi thiết bị. Và trong trường hợp họ bị kẹt ở đâu đó ngoài phạm vi và không thể tìm thấy kết nối internet, họ vẫn có thể truy cập tài liệu của mình ngoại tuyến. Quản trị viên cũng có thể kiểm soát truy cập ngoại tuyến bằng chính sách thiết bị.

Khả năng cộng tác, nói chung, dễ dàng hơn nhiều với Google. Nó loại bỏ mọi nhu cầu mang theo ổ ngón tay cái để đồng bộ giữa máy tính để bàn văn phòng và máy tính xách tay của bạn trong trường hợp bạn cần làm việc từ xa.

Xem thêm: Google Docs: Bản cập nhật lớn này vừa thêm một số tính năng mới nghiêm túc

Khả năng tương thích

G Suite đơn giản hóa việc chia sẻ tài liệu và chỉnh sửa nhóm. Thay vì chuyển qua một tài liệu Word và cố gắng theo dõi các bản sửa đổi, một số trình chỉnh sửa có thể hoạt động trên cùng một tệp Google Doc cùng một lúc. Một số có thể chùn bước khi chuyển đổi cho sự phổ biến của Microsoft Office. Nhưng G Suite cho phép người dùng chỉnh sửa các tệp Office mà không yêu cầu họ phải có phần mềm Office. Sau khi thay đổi tệp, người dùng có thể chọn Tệp> Tải xuống từ menu để lưu mọi tài liệu chỉnh sửa trở lại định dạng Office. Google cũng cung cấp một tiện ích mở rộng cho phép người dùng chỉnh sửa các tệp Office mà không cần chuyển đổi chúng sang định dạng của Google.

Xem thêm: Google ra mắt Chrome Enterprise, nhằm mục đích tích hợp với nhiều hệ thống kinh doanh hơn

Bảo vệ

Nếu doanh nghiệp của bạn dựa trên Android - mà, hãy nhớ lại, là nền tảng điện thoại phổ biến nhất thế giới - hoặc Google Chromebook, G Suite cung cấp khả năng kết nối mượt mà với các hệ thống phần cứng đó. Ngoài ra, nếu bạn cung cấp cho nhân viên điện thoại Android thuộc sở hữu của công ty, G Suite cung cấp các công cụ quản trị và bảo mật có thể đặt lại thiết bị từ xa và ngăn không cho người khác sử dụng trong trường hợp mất cắp hoặc mất mát.

Xem thêm: Google bổ sung các kiểm soát bảo mật cấp doanh nghiệp cho G Suite

Chắc chắn có nhiều tính năng hơn trong Word, Excel, PowerPoint và các dịch vụ khác của Microsoft. Nhưng khác với dịp hiếm hoi, bạn thực sự sẽ bỏ lỡ bao nhiêu lần không có quyền truy cập vào các tính năng đó? Hầu hết mọi người chỉ sử dụng một phần chuông và còi mà Microsoft nhét vào ứng dụng của họ.