Tháng dọn dẹp mùa xuân sắp kết thúc, nhưng điều đó không có nghĩa là bạn nên ngừng tối ưu hóa công nghệ trong cuộc sống. Gmail có thể là một nguồn gây căng thẳng nếu bạn không có một hệ thống tốt để trả lời email hoặc khả năng dễ dàng xác định thông tin liên hệ. May mắn thay, những thay đổi này chỉ là một vài cú nhấp chuột. Dưới đây là bảy mẹo để làm cho Gmail hoạt động tốt nhất cho bạn.
Sắp xếp email theo tab và nhãn
Nhãn và tab là hai tính năng mà Gmail cung cấp theo mặc định để nhóm các tin nhắn của bạn. Các tab có thể cần được bật trên tài khoản của bạn nếu bạn chưa có chúng trên đầu Hộp thư đến của mình. Khi bạn muốn một loại thông báo nhất định hiển thị trong một tab cụ thể, nhấp và kéo nó ở đó. Bạn sẽ thấy một tin nhắn xuất hiện ở trên cùng hỏi bạn có muốn gửi tất cả các tin nhắn giống như vậy không, nhấp vào Có.
Để áp dụng nhãn, nhấp vào mũi tên nhỏ ở phía trên bên phải của e-mail và sau đó chọn Lọc thư như thế này. Bạn có thể thêm thông tin bổ sung vào các trường tiêu chí của bộ lọc, nếu bạn muốn, nhưng hãy đảm bảo điền vào trường Nhãn sau khi nhấp vào Tạo bộ lọc mới. Bạn cũng có thể áp dụng bộ lọc cho các cuộc hội thoại khác phù hợp với tiêu chí tìm kiếm.
Thêm nút Đánh dấu là Đọc
Khi bạn đang xem Hộp thư đầy đủ các bản tin hoặc có thể chỉ là một loạt các thông điệp công việc bạn đã sao chép carbon, có một nút có thể đánh dấu e-mail được chọn là Đọc sẽ rất tiện lợi. Để thêm nút này, hãy nhấp vào biểu tượng răng cưa, đi tới Cài đặt và sau đó là tab Phòng thí nghiệm Gmail. Cuộn xuống Đánh dấu là đã đọc và kích hoạt nó, sau đó nhấp vào Lưu ở dưới cùng. Bây giờ bạn có thể đánh dấu e-mail đọc theo lô bằng một nút ở đầu chế độ xem Hộp thư đến, thay vì nhấp qua từng lượt.
Hợp nhất các bản tin
Danh sách gửi thư là một đóng góp chính cho mớ hỗn độn mà Hộp thư đến của bạn đã trở thành. Chắc chắn, có thể có một vài chủ đề hoặc chương trình khuyến mãi mà bạn quan tâm, nhưng sau đó là những chủ đề còn lại. Nếu bạn liên tục nhìn thấy email và suy nghĩ, "Đây là gì?" sau đó là thời gian để kiểm tra Unroll.me. Sau khi đăng ký, bạn có thể xóa các đăng ký mà bạn không muốn và nhận phần còn lại được gửi chỉ trong một thông báo email hàng ngày mà họ gọi là "The Rollup".
Gửi và lưu trữ
Nếu bạn đang trả lời email mà bạn không cần phải xem trong Hộp thư đến của mình, thì Gửi và Lưu trữ là người bạn tốt nhất mới của bạn. Nhấp vào biểu tượng răng cưa và đi đến menu Cài đặt. Trên tab Chung, cuộn xuống Gửi và Lưu trữ. và kích hoạt tính năng. Đừng quên nhấp vào nút Lưu thay đổi ở cuối màn hình. Khi một tin nhắn mà bạn trả lời và lưu trữ nhận được phản hồi, nó sẽ xuất hiện trở lại ở đầu Hộp thư đến của bạn.
Vô hiệu hóa tạo liên hệ tự động
Theo mặc định, Gmail sẽ thêm một mục liên hệ cho bất kỳ người nào bạn gửi e-mail. Nếu bạn đang sử dụng các dịch vụ như eBay hoặc Craigslist, điều này có thể biến danh sách Liên hệ của bạn thành một mớ hỗn độn khá nhanh. Để tắt tính năng tạo liên hệ tự động, nhấp vào biểu tượng răng cưa ở góc trên cùng bên phải, sau đó chọn Cài đặt. Cuộn xuống trên tab Chung để tạo danh bạ để tự động hoàn thành, sau đó đánh dấu bong bóng bên cạnh tôi sẽ tự thêm danh bạ.
Hợp nhất danh bạ
Bây giờ bạn đã loại bỏ khả năng của Gmail để thêm các liên hệ mới, đã đến lúc hợp nhất các liên hệ hiện tại của bạn. Không có ý nghĩa gì khi có ba mục nhập khác nhau cho một người, đặc biệt là khi Gmail cho phép bạn thêm nhiều email và số điện thoại cho mỗi mục nhập liên hệ. Để xóa danh sách của bạn: nhấp vào Gmail ở góc trên cùng bên trái và chọn Danh bạ. Giao diện người dùng Trình quản lý danh bạ mới sẽ tải. Tiếp theo, nhấp vào tùy chọn Tìm bản sao từ menu bên trái. Bạn có thể xem lại những liên hệ nào bạn muốn hợp nhất trước khi hoàn thành quá trình.
Xóa tệp đính kèm cũ
Bộ nhớ Gmail được liên kết với tài khoản Google Drive của bạn. Với ý nghĩ đó, bạn có thể muốn xóa sạch một số tệp đính kèm mà bạn đã nhận được theo thời gian. Nhấp vào mũi tên nhỏ trong hộp tìm kiếm ở đầu Gmail. Bạn sẽ thấy một hộp tìm kiếm bộ lọc tải. Chọn hộp bên cạnh "Có tệp đính kèm" và sau đó điền vào ngưỡng kích thước (như 25 MB). Mặc dù 25 MB không phải là một tệp quá lớn, nhưng nó đủ dung lượng để bạn lưu trữ thêm một vài bức ảnh.
Bạn có bất kỳ thủ thuật nào bạn sử dụng để giữ cho Gmail của bạn gọn gàng và hiệu quả không? Chia sẻ chúng trong bình luận.
Ghi chú của biên tập viên, ngày 8 tháng 4 năm 2015: Cách đăng này ban đầu được xuất bản vào ngày 30 tháng 4 năm 2014 và đã được cập nhật để bao gồm thông tin mới.
Để LạI Bình LuậN CủA BạN